Упутство за унос података за Екцел

:

Anonim

Коришћење Екцеловог формулара за унос података је брз и једноставан начин уноса података у Екцел базу података.

Коришћењем формулара можете:

  • започните нову таблицу базе података или додајте нове записе постојећој
  • померајте се кроз податке један по један
  • потражите записе који садрже одређене информације
  • уређивање или брисање појединачних записа по потреби

О Додавање Икона за унос података у алатку за брзи приступ

Формулар за унос података је један од Екцелових уграђених алата за податке. Да бисте то искористили, све што треба да урадите је да обезбедите заглавља колона које ће се користити у вашој бази података, кликните на икону Форма, а Екцел ће учинити све остало.

Међутим, да би ствари постале изазовније, пошто је Екцел 2007, Мицрософт је одлучио да не укључи икону Форма на траку.

Први корак за кориштење формулара за унос података је додавање иконе Форма на траку са алаткама за брзи приступ тако да је можемо користити.

Ово је једнократна операција. Једном додан, Образац Икона остаје доступна на страници Брз приступ алаткама.

Проналажење дугмета за унос података

Тхе Брз приступ алаткама се користи за чување пречица до често коришћених функција у програму Екцел. Такође можете додати пречице на Екцел функције које нису доступне на траци.

Једна од ових карактеристика је формулар за унос података.

Образац података је брз и једноставан начин додавања података у Екцел таблицу базе података.

Међутим, из неког разлога, Мицрософт се одлучио да не додаје форму на један од језичака траке почевши од Екцел 2007.

Испод су кораци који ће вам показати како додати икону Форма у Брз приступ алаткама.

Додајте образац података у траку са алаткама за брзи приступ

  1. Кликните на стрелица надоле на крају траке са Куицк Аццесс Тоол-ом да отворите падајући мени.
  2. Изаберите Још команди из листе да бисте отворили дијалог оквир за прилагођавање Куицк Аццесс Тоолбар-а.
  3. Кликните на стрелицу доле на крају Изаберите команде из да отворите падајући мени.
  4. Изаберите Све команде са листе да бисте видели све команде доступне у Екцел-у у левом окну.
  5. Скролујте кроз ову алфабетску листу да бисте пронашли Образац команда.
  6. Кликните на Додати дугме између командних панела да бисте додали наредбу Цомманд на Куицк Аццесс Тоолбар.
  7. Кликните У реду.

Тастер за форму сада треба додати на траку са алаткама за брзи приступ.

Додавање имена имена базе података

Као што је раније поменуто, све што треба да учинимо да користимо образац за унос података у Екцел-у јесте да обезбедимо заглавља колона или имена поља која ће се користити у нашој бази података.

Најлакши начин да додате имена поља у образац је да их унесете у ћелије у вашем радном листу. У облику можете укључити до 32 имена поља.

Унесите следеће наслове у ћелије А1 до Е1:

СтудентИДПрезимеИницијалноСтаростПрограм

Отварање формулара за унос података

Отварање формулара за унос података

  1. Кликните на ћелију А2 да бисте постали активна ћелија.
  2. Кликните на икона облика који је додан у траку са алаткама за брзи приступ на страни 2.
  3. Кликом на икону обрасца појавит ће се поље за поруке из Екцел-а који садржи низ опција везаних за додавање наслова у обрасцу.
  4. Пошто смо већ унели имена поља које желимо да користимо као наслове, све што треба да урадимо јесте Кликните ОК у пољу са порукама.
  5. Облик који садржи сва имена поља треба да се појави на екрану.

Додавање записа података са обрасцем

Додавање записа података са обрасцем

Када су заглавља података додата у образац додаје записе у базу података, једноставно је питање уношења података у исправан ред у поља поља форми.

Примери записа

Додајте следеће записе у базу података тако што ћете унети податке у поља поља поред тачних наслова. Кликните на Ново након уношења првог записа да би обрисали поља за други запис.

СтудентИД: СА267-567Презиме: ЈонесИницијално: Б.Старост: 21Програм: ЈезициСтудентИД: СА267-211Презиме: ВиллиамсИницијално: Ј.Старост: 19Програм: Наука

Савет: Када уносите податке који су веома слични, као што су бројеви ученика (само бројеви након што су цртице различите), користите копирање и лепљење како бисте убрзали и поједноставили унос података.

Да бисте додали преостале записе у туторијалну базу података, користите образац за унос остатка података пронађених на слици изнад у ћелије А4 до Е11.

Додавање записа података са обрасцем (цон'т)

Да бисте додали преостале записе у туторијалну базу података, користите образац да бисте унели остатак података који су пронађени на слици овдје у ћелије А4 до Е11.

Употреба алатки за податке форми

Велики проблем код базе података је очување интегритета података док се датотека повећава по величини. Ово захтева:

  • поправљање грешака у подацима или ажурирање појединачних записа.
  • брисање застарјелих или дуплираних записа.

Образац за унос података садржи неколико алата дуж десне стране што олакшава проналажење и исправку или брисање записа из базе података.

Ови алати су:

  • Тхе Финд Прев и Наћи следећи дугмад - ово вам омогућава да кретнете напред и назад кроз базу података један запис по истом времену.
  • Тхе Избриши дугме - ово се користи за брисање записа из базе података.
  • Тхе Вратите се дугме - Ово дугме се може користити за поништавање измена у запису који се уређује. Повремено направимо погрешне измене у запису или чак исправно уносимо погрешан запис. Ако је тако, дугме за повратак се може искористити за поништавање тих промјена.
  • Белешка: Дугме Ресторе функционише само док је запис у форми. Чим приступите другом запису или затворите форму, тастер за враћање постаје неактиван.
  • Тхе Критеријуми дугме вам омогућава да претражујете базу података за записе базиране на одређеним критеријумима, као што су име, година или програм. Пример коришћења дугмета Критеријуми је укључен у следећи корак туториала.

Претраживање записа помоћу једног имена поља

Тхе Критеријуми дугме омогућава претрагу базе података за записе помоћу једног или више имена поља, као што су име, година или програм.

Претраживање записа помоћу једног имена поља

  1. Кликните на Критеријуми дугме у форми.
  2. Кликом на Критеријуми дугме брише сва поља поља, али не уклања било какве податке из базе података.
  3. Кликните на Програм поље и тип уметности како желимо да претражимо све студенте уписане у програм Артс на колеџу.
  4. Кликните на Наћи следећи дугме. Записник за Х. Тхомпсона треба да се појави у облику док је уписана у програм Артс.
  5. Кликните на Наћи следећи дугме други и трећи пут и записи за Ј. Грахам и В. Хендерсон треба да се појављују један за другим, јер су такође уписани у програм Артс.

Следећи корак овог туториала укључује примјер претраживања записа који одговарају више критеријума.

Претраживање записа помоћу више имена поља

У овом примеру ћемо тражити све ученике који имају 18 година и уписани у програм Артс на колеџу. Само они записи који одговарају истом критеријуму треба да буду приказани у обрасцу.

  1. Кликните Критеријуми дугме у форми.
  2. Кликните старост поље и тип 18.
  3. Кликните на Програм поље и тип уметности.
  4. Кликните Наћи следећи дугме. Записник за Х. Тхомпсона требало би да се појави у облику од 18 година и уписана у програм Артс.
  5. Кликните Наћи следећи тачка други пут и запис за Ј. Грахама треба да се појави јер је и он стар 18 година и уписан у програм Артс.
  6. Кликните Наћи следећи тастер трећи пут и запис за Ј. Грахма би и даље требао бити видљив, јер не постоје други записи који одговарају истом критеријуму.

Записник за В. Хендерсон треба не бити приказани у овом примјеру јер, иако је уписан у програм Артс, он није стар 18 година, тако да не одговара оба критеријума претраге.

Избор Уредника