Вани је епидемија - епидемија лоших порука е-поште.
То сам стварно схватила након отприлике петог пута када је мој шеф прокоментарисао е-маил који сам јој послао да погледа: "То је заиста добар емаил!" Нисам мислио да је то нешто посебно, све док нисам почео да обраћам више пажње на мејлове Примао сам. Било је грозних граматичких грешака, срамотних правописних грешака, погрешних имена, емотикона, недостатка одговарајућих поздрава или пријатности и обичног старог лошег писања. Могла бих наставити и даље.
Нисмо људи неспособни. Ми једноставно не стављамо бригу у наше мејлове које многи од њих заслужују. Пазите, рецимо, уредник може дати чланак.
Дакле, да бисте нам помогли да побољшамо комуникацију на радном месту, ево водича за уређивање писања е-порука који ће вам заслужити поштовање (и одговоре). Имајте на уму ове идеје следећи пут када будете прегледавали претинац пристигле поште - и погледајте какав утицај има неколико малих промена.
Успори
Знам да смо сви у трци да дођемо до улазне поште. И сигурно, у неким случајевима, отпуштање брзог мејла има смисла: када сте усред дуге комуникације са блиским колегом, када тек отпуштате документ шефу и слично.
Али, за већи део, ефикасна комуникација (и добро писање) захтева време. Потребно је време да формулишете своје мисли, да схватите шта заправо покушавате да кажете и да своју поруку напишете на јасан начин. И на крају, то је е-пошта - облик комуникације. Није задатак.
Дакле, следећи пут када морате некоме написати детаљнији емаил, дарујте му време колико заслужује. Блокирајте га ако желите. И не говорим пет минута по е-маилу - није ми необично да трошим више од 15 минута на добру пошту, посебно ако је то моја прва комуникација са неким кога желим импресионирати. Дајте себи времена и немојте се осећати као да сте спори или непродуктивни. Осјећај се као да радиш како треба.
Уверите се да има почетак, средину и крај
Само зато што живимо у свету са 140 карактера, не значи да би е-маилови требали бити такви. Заправо, овде ћемо имати мало повратка на средњошколски енглески језик и класични есеј у стилу хамбургера; то јест, сваком есеју је потребан увод, тело и закључак.
Требали бисте размислити о томе да ваше е-поруке имају исту структуру. Сваки одељак не мора да буде дугачак, али посебно у почетној комуникацији, требало би да буде тамо. Па, шта би требало да садржи сваки одељак?
Интро
Увек започните с поздравом - може се осећати архаично, али заиста има значаја. Тада, у зависности од природе ваше везе, почетни одломак је одлично место за пријатељски поздрав ( „Надам се да вам потрага за послом иде добро!“ ), Подсетник о контексту вашег разговора ( „Било је тако лепо добити да разговарам са тобом прошле недеље. " ) или предговор зашто се посежете ( " Хтео сам да додирнем базу о … " ).
Тело
Овде стижете до суштине ваше е-поште. Најважнија ствар коју овдје треба имати на уму је пружити свим примаоцима све потребне информације како би подузели све кораке од којих их тражите. Ово укључује давање било каквих контекстуалних информација, детаља или података који су потребни и њихово представљање на логичан, кохезиван начин. Ако се порука е-поште шаље да пренесе информације или одлуку (уместо да затражи услугу), обавезно укључите образложење или објашњење.
Закључак
Закључак е-маила је мало другачији од закључка есеја. Уместо да сумирате оно о чему сте већ говорили, требало би да то закључите кораком акције. Ако тражите састанак на кафи, предложите датум и време. Ако добијате допринос за пројекат, подсетите колегу тачно шта вам треба и када. А ако само дајете информације, подсетите свој контакт да је он или она добродошли да вам се обрате са било којим питањима. Коначно, барем у почетној поруци е-поште, увек завршите са поздравом и потпуним потписом.
Можда изгледа доста, али као што рекох, не мора бити дуго. На пример, ово је адреса е-поште коју могу послати некоме с киме желим узети кафу:
Хеј Даве!
Тако је лепо упознати вас! Било је тако дивно разговарати с Алеком, а када је споменула да зна да си скочила на њега.
Волим оно што ви радите у вашој компанији, и било би феноменално разговарати с вама о томе како размишљате о интернет објављивању, недавном редизајну и другим стварима о послу у којем обојица проводимо свој живот.
Мислите ли да бисте имали мало времена да се упознате? Био бих сретан да свратим по твојим канцеларијама или попијем кафу - шта год је за тебе најпогодније!
Најбољи и срећан понедељак.
Ерин
Толико боље него: "Хеј Даве, хоћеш ли некад да попијемо кафу?" јел тако?
Провера и провјера чињеница
Једном када завршите са уносом е-поште, не бисте је требали само слати у свет. Увек прочитајте е-пошту, барем једном. Поред само провјере основних правописних и граматичких грешака, провјеравате и ствари попут правописа, догађаја на које се позивате или датуме које спомињете. Бављење е-поштом „Хеј Јон“, када би то требало да буде „Хеј Џоне“, може се чинити као мала ствар, али ваш контакт ће приметити - и први утисци чине велику разлику.
Ово је такође добра поента да размислите о тону своје поруке. Звучи ли превише пословно кад само покушавате бити пријатељски расположени? Да ли сте превише одушевљени ускличницима и емотиконима на штету професионализма? Покушајте да се повучете и размислите како ће неко први пут прочитати поруку е-поште и прилагодити је у складу са тим. За посебно важне мејлове, такође тражим од некога другог да ме погледа око мене - додатни скуп уредничких очију никада никоме није нанео штету.
Замислите како бисте се осјећали ако изађу у јавност
На крају, пре него што погодите слање, размислите о томе како бисте се осећали када би овај емаил прочитао неко осим особе којој га шаљете. Шта ако је, некако, слети у инбок вашег шефа? Шта ако буде објављено на вебу? (Хеј, дешава се.) Ово је сјајна завршна провера како бисте били сигурни да ваше е-поруке звуче поштовано и професионално и на крају представљају како желите да се представљате свету.
Знам да звучи као пуно посла у један емаил. Али с бројем лоших порука е-поште које добијамо сваки дан, људи ће заиста примјетити разлику када добар дође у своју пристиглу пошту. И то би могла бити разлика између игнорисања и добијања онога што желите.
