Да ли се икада осећате тај потонули осећај када се вратите на своју е-пошту после неколико дана (или чак сати) проведених и видите да је количина неодговорених порука већ достигла неизмењиве размере?
Неисправан претинац пристигле поште може се осећати као неодољива рупа из које се никад нећете ископати. Али не мора бити тако! С неколико једноставних корака можете организовати примљене мапе, преузети контролу над долазном поштом и озбиљно смањити забринутост због е-поште.
Цлеар Ит Оут
Знам да ће се многима ово чинити застрашујућим, али топло препоручујем употребу мапе пристигле поште само за оно што је намењено: новој пошти. Размислите о пужевој пошти као аналогији. Ако сваки пакет или писмо које сте добили ставите на свој кухињски сто, а да га не баците или избаците, ваша кухиња ће ускоро постати гомила неупадљивих. Ваша поштанска пошта делује на исти начин - најефикаснија је када је очистите.
Започните брисањем било које е-поште коју примите да никада више нећете имати приступ (попут најаве о овонедељној продаји летова за Мауи - нажалост, не ове године). Међутим, будите пажљиви и немојте брисати ставке које бисте можда желели да забележите доњу линију (на пример, потврду о куповини од компаније Амазон).
Затим покушајте да архивирате е-поруке које желите да задржите у релевантним мапама или их архивирате (за кориснике Гмаил-а). Мој циљ је увек бити у могућности да видим све поруке е-поште у мојем пријемном сандучићу, а да се не треба помицати према доле или кликнути на „страницу 2.“ Сматрам да сам мање под стресом када могу брзо да погледам све што ми треба да се бавим, све на једној страници. И, будимо искрени: ако је порука е-поште на страници 2, вјероватно се неће ријешити.
Одјавите се
Највећа загушивач поштанских сандучића су ствари које добијате стално. Нису криви само електронски билтени - Фацебоок, Твиттер и девет веб локација са дневним понудама на које сте се сада претплатили да би такође напунили претинац с примљеним обавештењима.
Дакле, следећи пут када отпадате пола туцета порука е-поште, а да их ни не отворите, имајте на уму шта бришете. Ако три пута избаците е-пошту из истог извора без отварања, време је да се одјавите. Ваша поштанска пошта ће вам захвалити.
Објединити, објединити, објединити
Све чешће људи имају посла са више примљених сандучића. Ваша адреса рада, ваша .еду адреса, ваше професионално звучно име.ластнаме@гмаил.цом, можда чак ни онај стари Хотмаил рачун који ваши пријатељи из средње школе не могу да уклоне из својих адресара.
У већини случајева, личне и радне адресе е-поште требате да држите одвојене, али ако имате флексибилност, консолидовање више адреса е-поште ће вам дати мање места за пријаву и управљање њима. Једна опција је да прекинете старије адресе, али такође можете одлучити да једну адресу е-поште проследите на другу - тако да ћете бити покривени без обзира где вам људи шаљу пошту, али и даље ћете моћи да задржите све на истом месту.
Нека ваш Инбок обави посао
Једна од мојих најдражих функција Гмаил-а је аутоматско филтрирање: обучавате примљене мапе да знате где треба да пошаљете е-пошту и како да је означите. Све што се од моје мајке пријави као „Породично“, а ствари послате на списак група пријатеља с колеџа добијају се и одговарајуће ознаке. На тај начин, кад нешто касније потражим, увек је лако пронаћи.
Такође можете да употребите Гмаил да бисте неке адресе е-поште аутоматски прескочиле претинац пристигле поште. На пример, ако аутоматски платите рачун за каблове, као што сам и ја, можете га аутоматски архивирати и додати ознаку „Финансијски“. Нећете га никада морати видети, али ако вам треба, знате где да пронађете то.
План за „касније“
Знате оне поруке е-поште за које знате да нећете стићи касније, али се плашите да ћете заборавити? Сада постоји додатак зван Боомеранг (тренутно доступан за Гмаил и Оутлоок) који је савршен за бављење њима. Можете заказати адресу е-поште да нестане и да се вратите касније - када будете спремни да се с њом позабавите - оставивши долазну пошту јаснијом до тада.
Боомеранг такође има неке друге (прилично животне) бонусе. Омогућава вам да закажете е-пошту која ће бити послана касније, а омогућава вам и постављање понављајућих е-порука. Можете и да вас Боомеранг подсети ако вам се неко не врати. На пример, када у понедељак поштом Јулие пошаљем извештај који ми је потребан за петак, могу замолити Боомеранг да натера тај ланац е-поште да се у четвртак у 10:30 ујутро врати у врх моје пристигле поште ако она још није одговорила. А ако одговори, Бумеранг зна да неће вратити е-пошту у четвртак. Сјајно, зар не?
Спремни за почетак? Ове недеље издвојите мало времена за ремонт примљене поште. Можда ће вам требати неколико сати, али обећавам да ће вам време (и стрес) који дуго уштедите учинити сав ваш труд исплатити.
