Адреса Геттисбурга била је дуга 271 реч.
Јуче сам примио е-пошту о промени политике компаније у вези са одабиром кафе и чаја који је износио 350.
Знам - кафа је битна. Али ако је Линцолн био у стању да елоквентно каже подељеној нацији о важности човечанства и једнакости са 271 речју, мислим да бисмо требали бити у могућности да пошаљемо е-пошту везано за посао која је само мало краћа.
Пуно пута се бојимо да будемо кратки у е-маиловима зато што не желимо звучати злобно или зато што мислимо да требамо дати пуно информација или упутстава како бисмо схватили како треба. И то је фер. Али мислим да бисмо се сви сложили да ће нам мање е-поште олакшати радни живот. А то почиње тако што ћемо свако мало скратити.
Ево кратког и једноставног водича за одржавање кратких и слатких е-порука (без звука кретена).
Пресеци пахуљицу
Добијам пуно е-маилова који почињу флуффом. И док је, наравно, пријатно, може бити и губљење времена, поготово ако вас стварно не познајем или ако ћу се видети на састанку у 16 сати.
Другим речима, не треба да започињете сваки емаил како бисте људима рекли да се надате да ће имати добар викенд. Осим ако заиста не посегнете за неким да вас надокнади, претпоставимо да се сви надамо да је свако имао добар викенд, да се радује надолазећем, и да генерално добро напредујемо. А онда се бавите послом.
Изрежите додатне речи
Сви ми додајемо додатне речи у наше писање с времена на време из различитих разлога. То чини пријелазе глаткијим. Ублажава тврд језик. Понекад нас звучи паметније.
Међутим, у е-пошти ваш посао није да направите најсавршеније писмо на свету, већ да комуницирате брзо и лако. У ствари, изазивам вас да уклоните све речи или изразе који нису апсолутно потребни.
Узмите следећу реченицу из поруке коју сам недавно примио:
У овом тренутку, мислим да би било пуно смисла да се сви прегрупишемо по том питању и нађемо неколико кључних тачака за расправу на нашем састанку у року од две недеље, што ће нам помоћи да се приближимо проналажењу решења које ради за све стране.
Шта је овде главна ствар? Тешко је рећи са толико додатних речи. Израз попут "у овом тренутку" не додаје ништа, па га стога не треба укључити. Зашто не напишете овако?
„Хајде да сви смислимо 2-3 тачке разговора о том питању пре нашег следећег састанка.“
Сви који су у нити знају о чему говорите, реченица је јасна, и управо сте смањили број речи за око 70%.
Будите концизни, не збуњујући
Једном сам имао шефа који ће ми слати кратке, загонетне мејлове који нису имали смисла. У 8.00х добио бих поруку е-поште у којој је речено само следеће:
„Данас се бавите Фацебоок-ом. -МЈ “
Шта је мислио под руком? Шта је са Фацебооком требало да се обрађује? Његов е-маил натерао ме је да поставим неколико питања на која је тада морао одговорити. Иако је његов почетни емаил био кратак, на крају бисмо размењивали више имејлова и трошили више времена него да је он први пут укључио мало више информација. Да је додао само још неколико речи, рецимо: „Данас поступајте са одговорима корисника Фацебоок-а, јер смо имали много притужби преко ноћи“, могли бисмо избећи непотребне потешкоће.
То што сте паметни у својим речима и кратки у извршењу, не значи само кратко. Проверите да ли вам је још увек јасно са својом поруком.
Да прекупирам
Пре него што отпустите е-пошту, одвојите додатних 30 секунди и прочитајте је. Поставите себи следећа питања:
- Постоји ли јасна, лако разумљива тачка ове е-поште?
- Могу ли узети нешто што не би додало главну точку?
- Да ли нешто може бити поједностављено?
Што више тренирате себе да прегледате своје писање, више ћете увидети да постоје подручја која треба побољшати. И што је још важније, тим више ћете почети да аутоматски уносите ове промене у будуће поруке е-поште.
Завршни савет: Ставите е-пошту у бројач речи да бисте видели колико речи тренутно просечите по е-пошти - могло би вас шокирати. Пратите свој напредак и видећете како ниско можете ићи.
