Понекад морате писати оштре поруке е-поште.
Морате да поделите повратне информације са неким из друге канцеларије или да се не слажете са заинтересованим странама или да кажете некоме кога су забрљали - а постављање позива или личног састанка било би претерана реакција (и ризиковати да ситуација постане још већа ствар) .
Ипак, када се највише бенигне белешке могу погрешно протумачити, улози су још већи када имате нешто критично да кажете.
Као неко ко ради на даљину - стално шаљем људима повратне информације. И иако сам то радила стотине пута, и даље ми долази мала јама у стомаку када пишем да нечији рад треба доста промена.
Али људи често реагују много позитивније него што бих замислио. Признајем формулу коју користим због чега оштри е-маил поруке могу бити што љубазнији и кориснији.
Ево како се то распада:
1. ред: Реци нешто пријатељски
Када пишете уводну линију (после поздрављања, то јест), може вам бити корисно замислити да је то разговор. Ако би неко пришао теби и ускочио у њихову тачку, ти би био смештен.
Зато је линија попут Какав је био ваш викенд? или се надам да ће вам се ова белешка добро доимати, колико год се чинило сувишним, помаже да ствари покренете правом нотом.
2. ред: Хвала Њему или њој
Ако је применљиво, лепо је приметити напоре друге особе. Не желите да зароните право у оно што су учинили криво без признавања времена које су провели у ономе што су вам послали.
Једноставно је: Хвала вам пуно на овоме.
Редак 3: Укажите на нешто позитивно
Нико се не жели осећати као идиот (или као што мислите да су глупи). Дакле, иако не желите да се тучете око грма, важно је издвојити време да укажете на једну снагу рада друге особе.
Покушајте, видим где би то водило. На пример, можете директно рећи извештај да можете видети како ће стратегија коју примењују помоћи тиму да боље функционише. Или, можете рећи колеги да су урадили сјајан посао бавећи се главном бригом клијента.
Наравно, важно је овај коментар одржати искреним. Требали бисте напоменути нешто што је заправо корисно, а не треба толико да хвалите толико да остатак ваше поруке примаоца заслепљује.
Тело е-поште: Прођите кроз промене (и резултате)
Вјеровали или не: Људи цијене кад знају зашто сте одлучили да радите другачије. То је контраинтуитивно (јер ко жели чути како су детаљно забрљали?), Али у стварности показује да имате високо мишљење о њима.
То показује да се не бисте сложили с њима само ради њега. Поред тога, показује да мислите да су довољно паметни да учите из повратних информација и остварите своја очекивања у напретку.
Да не бисте претјерано размишљали о томе шта је пошло по злу, ограничите се на реченице које слиједе формат …. А ако имате више од једне измене, користите метке.
То изгледа овако:
Или:
- Видећете да смо направили неке промене на палуби терена, на основу повратних информација руководства.
- У складу с тим, волио бих видјети те промјене које се проводе кроз друге аспекте презентације, јер бисмо жељели да оне буду конзистентне.
Последња линија
Увек завршите питањем да ли можете да објасните било шта или одговорите на било које питање.
Иако ме молим да ли могу да одговорим на било које питање, може се чинити очигледним, али служи сврси. Читав дух ваше е-поште чини сурадњом.
Одједном, креће се од речи: „овде су промене - период“ у „овде су промене - да ли бисте ме обавестили ако било која од њих нема смисла?“ Показује да и даље цените мишљење друге особе.
Затим, све што вам је остало је одјава - било који стандардни одјављивање (најбоље, искрено, хвала!) Ће се одрадити.
Све састављање
- Пример промене и како ће она дати позитиван резултат
- Ако је применљиво: пример промене две и како ће она дати позитиван резултат
- Ако је применљиво: пример промене три и како ће она дати позитиван резултат
Сада када сте саставили заиста конструктивне повратне информације, одвојите минут и размислите о својој теми. Можда је све што требате одговорити, али може бити да мала промена утиче на цео тон. (Да ли сте знали да је „данас“ пожељније „хитно“? Више о томе - и друге речи које треба избегавати - овде.)
Неће свака порука коју пошаљете бити препуна хвале - и то је у реду. Ако узмете времена да је напишете замишљено, то ће ићи доста.
