Подношење извештаја о трошковима налази се одмах тамо са коријенским каналима на мојој забавној скали. Упркос чињеници да ми фирма легитимно дугује добар новац, готово увек се плашим да морам да поднесем те извештаје.
То вероватно има своје корене у мом првом послу изван факултета, када сам питао свог шефа за неке смернице о томе који су трошкови примерени за предстојеће пословно путовање. Једноставно је рекла: "Употријебите свој најбољи суд."
Хм, хвала. С обзиром да никад нисам био на пословном путу, имао сам осећај да се моја најбоља процена вероватно разликује од њене.
Али, мислим да је то била поента. Када сам постао менаџер и моји запослени су ми поставили исто питање, нашао сам се на исти неодређени одговор. Желео сам да тестирам своје особље да видим како се понашају без надзора - ако прођу дивљачки и побегну стотине долара на пијаци једне ноћи, могао бих да доведем у питање њихове вештине доношења одлука (и да, можда бих их пренио и за промоција уместо особе која је разумно одговорила на изазов).
Морал приче? Кад ваш шеф каже „Користите своје најбоље просуђивање“ када компанију трошите на новац, она то значи. Како се носите са трошковима рећи ће пуно о вама као запосленом, а може утицати и на вашу репутацију код шефа.
Срећом, развио сам неколико трикова током година - и они ће вам добро доћи како бих се држао под контролом када вршим повишице.
Гледајте и учите
Најбољи начин да процените колико треба да потрошите је да се пазите са својим искуснијим колегама. Вероватно је да ћете јести, пити и боравити на истим местима, тако да ћете имати пуно шанси да застанете и видите шта прво раде.
Ево примера: Када ви и ваше колеге кренете на вечеру, пустите остале да прво наруче и обратите пажњу на цену наруџбе сваке особе. Кад вам дође ред, проверите да ли је ваш избор најскупљи, или у истом распону као и наруџбе са нижим ценама у групи. Не, само зато што ваш шеф наручује филет мигнон, не значи нужно да то треба и следити. Али када путници ветерани наруче Цобб салате, следите њихове напоре, а ваш шеф никада неће доводити у питање трошкове вашег оброка.
А шта ако на вашем путовању неће бити нико други? Покушајте претходно да урадите неко истраживање. Питајте друге колеге ствари попут „Кренуо сам у Чикаго - да ли можете да предложите неколико места за јело?“ Сазнајте где остатак тима обично посећује, а ви ћете имати неколико места за која знате да их можете трошити.
Не буди похлепан
Ово се вероватно чини очигледним, али могу вам рећи из искуства, лако је осећати као да можете мало живети када вам канцеларија лети, плаћате хотел и шаљете вам домишљате вечере са клијентима. Иако ћете можда видети како други људи то живе јер знају да ће неко други подићи картицу, боље је кладити се да потрошњу сведете на минимум кад год је то могуће.
Правило: Ако га не бисте купили властитим новцем, не трошите га. Чаша вина уз вечеру? Фино. Чаша вина, плус три коктела, неколико апликација и десерт? „Потребу“ за тим неће бити лако оправдати.
Не буди јефтин
Чини се разумним да не бисте требали трошити на цену компаније - али шта је са мање скупим предметима? Можете ли потрошити своју јутарњу латте и багере док путујете на посао? Технички сигурно, можете да тражите од своје компаније да вам надокнади онај износ од 4, 67 УСД који сте платили за малу кафу и багел, али гарантујем вам да нећете освојити ниједан бод када ваш шеф то види у вашем детаљном извештају.
На пример, један запослени је поднео извештај о трошковима за паркинг у износу од 1 УСД са састанка клијента. Да ли се шалиш на мој рачун? Вратио сам јој долар, али од тада сам се увек осећао као да покушава да напусти компанију за све што је могао.
Да, ваша компанија треба да плати разумне трошкове када сте вани и када заступате компанију, али низак и смањен трошак учиниће да изгледате непрофесионално и незрело, да не спомињемо мизерно. Ево доброг пробног поступка: Ако је то нешто што обично купујете себи током уобичајеног радног дана, немојте га трошити (али задржите примања, у шансу да ваш шеф понуди да плати и ситнице).
Увек тражите рачуне
На тој биљешци, поред задржавања потрошње у разумним границама, чување примања најважнија је ствар коју морате запамтити када сте на задатку изван канцеларије. Не могу ни да рачунам колико сам пута запослени подносио извештаје о трошковима без икаквих доказа о расходима. Без обзира колико мислите да вам се шеф верује, она не може само да вам одговори на реч јер сте потрошили 256 долара на вашем последњем пословном путу.
Када сам питао једног запосленог зашто није укључио примања за релативно мали трошак - један који бих у потпуности одобрио - признала је да се брине да можда нећу одобрити робу, па је само „заборавила“ тражити признаницу. Била је у праву: нисам је одобрила. Али не зато што сам приговорио куповини - јер нисам имао доказа да се то заиста догодило.
Кратки савјет: Извуците из собе собу непомичну коверту и држите је у торбици или актовци. Омотајте велику гумену врпцу око новчаника да вас подсети да тражите рачун - а затим га баците у коверат чим га примите. Ако има нечег необичног у трошку, напишите га на полеђини пре него што га предате.
Свака компанија и сваки шеф имају различит приступ у трошењу трошкова, што значи да не постоји чврсто и брзо правило које ће се применити у свакој ситуацији. Али, придржавајте се ових смерница и ваш шеф никада неће имати разлога да преиспитује вашу најбољу просудбу.
