Сукоб (посебно конфронтације с послом) никоме није забавна. Али још неугодније од покушаја да се нечијем лицу каже нешто непријатно покушава да изрази та осећања путем е-поште.
Као суоснивач потпуно виртуелне организације која има више од 120 сарадника широм света, имао сам приличан део непријатних конфронтација е-поште. Дакле, шта треба учинити ако се нађете у невољи путем е-поште? Ево неколико савета.
1. Не прибегавајте е-пошти, осим ако не морате
Ово би требало да значи, али важно је: Е-пошта никада не сме бити пре вашег првог избора за комуникацију са конфронтацијом. У ствари, треба га користити само као крајње средство.
Не шаљите неком е-маилу за конфронтацију, осим ако нисте покушали да ступите у контакт са њим или њеним другим могућим путем без успеха или ако је проблем толико хитан да му је потребно одмах да му се каже и једини доступан опција је емаил. Поред тога, адресе е-поште за конфронтацију требало би да се користе само за мање проблеме, а не за велике догађаје који се мењају (попут отпуштања некога; у идеалном случају, то би се барем могло учинити на Скипеу или платформи на којој можете видети нечије лице).
Постоје два главна разлога за то образложење. Прво, интеракција лицем у лице (чак и ако је то преко Скипеа или Гоогле Хангоута) омогућава другој особи да се донекле побрине за црте лица и говор тела, што вам може помоћи да боље схватите. Друго, речи у е-поруци могу се врло лако извући из контекста (као што је и контекст самог мејла) и не желите да вам се разнесе лице (замерите другу особу која иде свом шефу да се жали на њега ваш емаил).
Међутим, сигурно ће бити тренутака када ћете морати да користите е-пошту, и верујте ми, у тим ситуацијама је боље комуницирати путем е-поште него уопште.
2. Будите што јаснији и прецизнији
Најважнији део писања е-поште је управо рећи шта желите да кажете. Извуците свој коментар или друге стране мисли (ово не би требао бити роман), и само пређите на ствар. Цео ваш е-маил за суочавање требао би бити само неколико реченица, а циљ би требао бити што бржи прелазак ван мреже и стварни живот.
Шта то значи? Не тукући се око грма, не изговарајте све што вам падне на памет и дефинитивно се не извињавајте због онога што говорите. То још увек можете учинити без имало сумњивости - као пример, погледајте е-маил испод који сам послао једном од својих писаца који су допринели.
Такође, ако сматрате да свој случај не можете објаснити у шест реченица или мање, можда је тема превелика и длакава за е-пошту. Уосталом, не желите да умањите деликатну ситуацију. Кратко адресирање е-поште са пропуштеним роковима, квалитетом задатка, непостојањем или напретком је у реду - али можете само замислити колико би било грозно послати е-пошту која каже: „Хеј, тако, само желим да вас обавестим пише се Хладан."
3. Понудите да будете доступни за ћаскање
Други проблем који се појави када се некога суочите путем е-поште је тај што је мрежна комуникација врло једнострана. Неко други се не може одмах сложити са тобом; уместо тога, они примају вашу е-пошту, читају је, одговарају и тако даље. Стога може потрајати неко време да обе стране добију поене, а обично није много постигнуто.
Иако сте конфронтацију послали е-поштом, требало би да дате другој особи могућност да одговори путем другог медија. Завршавајући писмо са нечим попут: "Дефинитивно ме обавестите да ли имате било каквих питања, а ако желите даље да разговарамо о томе, апсолутно можемо да узмемо ручак или ускочимо на Скипе."
4. Размислите пре него што пошаљете
Пре него што пошаљете свој е-маил звиждајући кроз цибер-простор, размислите сами: Ако су моји надређени ово видели, шта би они мислили о ономе што сам рекао? Ако то учините, можете спречити да пошаљете е-пошту која је превише оштра или која даје другачију вибрацију него што сте се надали. Ако мислите да ће ваш шеф добити погрешну поруку гледајући вашу е-пошту без контекста, онда је време да се вратите на плочу за цртање.
Ако је могуће, покушајте и напишите своју е-пошту дневно (или барем неколико сати) пре него што је пошаљете. Ако усред љутње пишете преписку, пожелећете да се мало времена охлади пре него што друга особа види вашу поруку. Није много сјајних одлука које се доносе у јеку бијеса, и сигурно не желите да вам се репутација доведе у опасност јер сте послали један не баш пажљиво формулисан е-маил.
5. Будите спремни за одговор (или не)
Наравно, е-поруке су двосмјерна улица; пазите да будете спремни за било какве и све реакције када пошаљете било какву конфронтацију. Уз то, одвојите мало времена за размишљање о томе шта ћете радити у различитим сценаријима, као што је случај, ако особа на другом крају не одговори или ако вас или она диже 10 минута касније.
На пример, ако писац коме сам послао горњу е-пошту да не одговори у року од три или четири дана, послат ћу вам следећу е-пошту са роком или ултиматумом (нешто попут, „Ако се не јавим од вас, Претпостављам да вас више не занима писање за Проспект “). Ово ствара мало више притиска на другу особу да реагује.
А у случају да примите непристојан или љут одговор, одвојите мало времена (најмање неколико сати) пре него што одговорите. Може бити примамљиво узвратити ударац, а такође се врло лако једна порука може претворити у ратну зону е-поште. И опет, ваш примарни циљ треба бити да изађете иза штитника е-поште и разговарате ствари лицем у лице.
