С обзиром да је е-пошта основни облик комуникације у већини канцеларија, наше писмене речи не бирамо увек мудро колико би требало. Нарочито када покушавамо брзо да прођемо кроз упаковану пошту или одговоримо на поруке између састанака на нашим телефонима, лако је бити досадан, абразиван или једноставно непристојан не схватајући то. Са само неколико речи укуцаних (или изостављених), брза пошта може прећи из пријатељске поруке у потпуну катастрофу.
Па, време је за интервенцију путем е-маила. Ево неколико најчешћих грешака на радном месту које несвесно правимо - и неколико стратегија за брзо поправљање како бисмо их избегли у будућности.
1.
Да ли сте икада добили е-поруку са само темом? Видели сте да телефонирате - назовите ме кад добијете прилику или Где је ваш извештај о крају месеца? Да - и вероватно сте закључили да то смета, нервира или је обоје. Запамтите, без обзира да ли сте сарадник или менаџер, слање е-поште и слање порука нису иста ствар - и никада неће бити. И порука е-поште са насловом написана попут текста увек ће послати исту поруку: Не вредите мог времена.
Брзо поправљање: Сви имамо луде дане у канцеларији, када требате само да додирнете базу са колегом или директно извештавате без писања романа. Па немој. Употријебите тему са једном или двије ријечи попут састанка или престанка мјесеца кратком линијом или два у својој поруци:
Овај приступ ће увек и заувек вредети додатних 15 секунди вашег времена.
2
Када имате важан пројекат или извештај о коме разговарате е-поштом, исписујете комплетне речи у свим главним градовима ( требам вашу одјаву до краја данашњег дана) и истицање, подебљавање или подвлачење целих реченица могу се наићи на разговор. вашим колегама.
Једном сам радио са неким ко ће ми слати поруке е-поште са ОДОБРЕЊЕМ ПОТРЕБЕ у црвеној боји и свим капицама преко њених порука, или са пуним параграфима означеним жутом бојом. Покушавала је да буде информативна и да прикаже важне детаље - али њен приступ се појавио као претјерано абразиван.
Брзо исправљање: Користите подебљане или курзивне наслове или тачке са напоменама да бисте позвали важне пројекте или тачке које стварате - и задржите форматирање до пар речи, а не целих одломака. Ако сте забринути да би ваш читач могао да скенира е-пошту и пропусти хитне ставке, обавезно користите информативни предмет е-поште, као што су Пројекти који треба да буду одобрени на крају дана. И на крају, будите сигурни да ћете брзо слати и сажети е-пошту, што ће повећати вероватноћу да прималац добије све потребне информације.
3.
Када е-поштом пошаљете колеги с корисним наговештајем или детаљем који је превидјен у претходној поруци, притисните "одговори свима" може учинити да пријатељски доприноси или савети буду понижавајући или конкурентни, посебно када је руководилац особе препуштен. (Копирање нечијег шефа на е-пошту са исправком је у основи иста ствар као и упућивање конструктивне критике док њен шеф стоји тамо - то нико не цени.)
Брзо исправљање: Ако имате предлог за пошиљаоца, пошаљите јој га директно, у идеалном случају на другој нити, тако да нема ризика да случајно погодите „одговори сви“. Још боље, подигните телефон! Брз телефонски позив олакшава брисање детаља - без ризика да некога увредите.
4.
Знам да, када пожурите на време и напајате се примљеним поштом, може вам се чинити непотребним кораком за уносом хвала, ваше име , нарочито када је ваш потпис е-поште тамо. Па, уради то свеједно. Завршавање е-поште без вашег имена слично је удаљавању од разговора без упућивања збогом. Због тога изгледате непристојно и неуредно, а непристојно.
Брзо исправљање: Додајте захвалност и своје име свом потпису марке, и подесите га да аутоматски попуњава вашу е-пошту када погодите за слањем. Одјава на пријатељски, професионалан начин вршиће се сваки пут - без да морате нешто да радите.
5.
Слање е-порука које не желите да ваш менаџер види може вас довести у професионалну везу ако се е-пошта прослеђује. И да, то би требало ићи без ријечи, али то се и даље догађа стално. Моја пријатељица је радила са женом која се жалила на њу у ланцу е-поште, и погодите шта? Тај је емаил на крају завршио у њеном инбоку.
Такође запамтите да је е-адреса компаније власништво компаније и сматра се фер игром ако Хуман Ресоурцес одлучи да им треба приступ вашем налогу. Искрени савети колеги, притужбе на ваше сараднике или детаљи о плановима за викенд никада не би требали напустити поштанско сандуче.
Брзо поправљање: Будите савршен професионалац и правите се да вам се шеф завара у свакој е-пошти коју пошаљете. Крај приче.
