Без обзира да ли покушавате да импресионирате свог новог шефа или покушате напредовати, тешко је рећи да нема више посла. Уосталом, желите да сви виде ваш марљив, прихватајући изазов, забран за било шта. Нажалост, сваки нови пројекат на који пристанете да преузмете долази са временским роком - и пре него што то знате, једва држите главу изнад воде.
Кад вам се учини да пројекти почињу да пропадају кроз пукотине или једноставно не можете дати све од себе јер сте прешироки, одвојите мало времена да се позабавите ситуацијом пре него што вам задатак обвезе постане најбољи. Ево неколико начина да се решите огромног посла и вратите се на прави пут.
1. Направите распоред
Придржавајте се главног распореда свих крајњих рокова постављањем календара на иЦал или Гоогле календару или користећи симпатични планер (волим постављање Молескине недељне свеске). Гледање свега на једном месту може вам помоћи да одредите своје приоритете јер ћете тачно знати шта долази, данима и недељама унапред.
Али немојте се зауставити на томе - трик у организовању свог времена је да своје пројекте поделите на мини циљеве које ће бити лакше постићи. Мали, оствариви циљеви помоћи ће вам да пропаднете кроз тешке пројекте и останете на путу.
На пример, планирање великог радног догађаја захтева да координирате одређени број група, унутар и ван канцеларије. Уместо да одредите један велики рок на датум догађаја, закажите га на мање задатке током недеља које воде до догађаја, као што је проверавање вашег угоститеља по менију, довршавање исправног броја полазника и дописивање и штампање брошура. Испуњавањем ових мини циљева на путу осигураћете да ништа не остане до задњег тренутка.
2. Останите будни
Постављање главног распореда је само половина битке - друга половина га заправо користи. Ако немате навику свакодневно прегледавати календар, можда ће вам требати мали притисак у правом смеру, па након што одредите рокове за себе, подесите и нека упозорења. Поп-уп на рачунару или телефону може бити брзи подсетник шта се дешава (погледајте апликације попут 2До, Вундерлист и Тодоист) или, ако користите алат за планирање папира, подесите визуелна упозорења са Пост-ом који вас подсећа онога што се дешава током наредне недеље.
Ова упозорења могу укључивати контролне тачке за велике рокове (нпр., На пола пута до рока за ваш пројекат, можете поставити аларм да бисте били сигурни да тражите од свог супервизора да прегледа нацрт вашег извештаја) или само опште свакодневне опомене (на пример, постављање упозорења за понедељак и среду, тако да можете бити сигурни да сте на путу пре него што вам понестане времена на крају радне недеље).
3. Организујте га
Када радите на више пројеката истовремено, примљена пошта може брзо да експлодира у огромном нереду информација. И док не можете зауставити проток е-порука које долазе, можете барем одржати своје задатке организованим и раздвојеним.
Покушајте да додате мапе и шифрирање у боју у примљену пошту да бисте лакше пронашли важне информације када су вам потребне. На пример, направите засебну фасциклу за сваки одређени задатак на којем радите, што ће вам омогућити лако претраживање разговора или датотека које су вам потребне.
Да бисте отишли корак даље, чак можете подесити правило у програму Оутлоок да шаље е-пошту са одређене адресе или са одређеним фразама у насловној линији у наведене мапе које сте креирали. Гмаил ради исту ствар ако поставите филтер. Било која метода вам омогућава да претходно сортирате примљене мапе, тако да не морате трошити драгоцено време пролазећи кроз неред!
4. Склоните се мало ствари
Да ли сте задужени за понављајућа извештаја или прорачунске табеле које морају излазити недељно или месечно? Да бисте уштедјели време и енергију (и ослободили драгоцени простор на већ препуној листи обавеза), креирајте образац за сваки извештај, уместо да сваки пут кренете од нуле.
Да ли стално добијате е-пошту са сличним питањима? Креирајте конзервиране одговоре у Гмаил-у или држите Ворд документ на радној површини са одговорима на уобичајена питања (нпр. Како користити ФТП страницу, коме се обратити за корисничку службу или датумима за наредне сајмове). Ако нешто једноставно можете да исечете и залепите, одговарање на рутинску пошту е-поште захтева мање времена.
Ако раније направите мале ствари и учините је што поједностављенијом, то вам даје више простора за рад на сложеним пројектима.
5. Будите у току са датумом
Одвојите неколико минута пре одласка увече како бисте се осврнули на свој распоред и ажурирали га својим дневним напретком (чак и само ако радите овај недељник је од велике помоћи!). Ниси сасвим завршио задатак? Померите га на следећи дан или наредни блок времена који сте заказали за тај одређени пројекат. Такође вам помаже да закажете мало слободног времена за сваки дан (или чак само једном недељно), што ће вам омогућити да будете флексибилнији ако не испуните мини-циљ и требате да преуредите свој распоред.
Проматрање онога што свакодневно радите не може вам само помоћи да се не осећате преплављеним, већ вам може помоћи и да процените колико вам стварно треба за одређени пројекат или задатак. И знајући то, препознаћете тачно колико можете убудуће да преузмете!
6. Разговор о дељењу
Ако почнете да схватате да се неки од ваших мини циљева не остварују зато што нема довољно времена, јер други пројекти имају приоритет или зато што нове обавезе стално слете на ваш радни сто, можда је време да разговарате са својим супервизор о прерасподјели неких ваших радова.
Ово је још један разлог зашто је детаљан распоред ваших пројеката планиран по данима и недељама пресудан: Ако имате јасну идеју шта треба учинити и у којем временском оквиру, ваш шеф ће лако видети шта стоји на вашем тањиру. Тада заједно можете одредити шта је најважније остати на својој непосредној листи обавеза и шта можете пребацити натраг или делегирати неком другом.
Да, може бити тешко одустати, али увек је важније да поделите посао са остатком свог тима и направите своје рокове него покушајте да докажете да можете то да поднесете, а не баш тамо.
Коначно, када почнете да осећате као да га губите, дубоко удахните. Запамтите, контрола се односи на то да се организујете и да будете искрени у ономе са чим се можете носити.
