Коначно! 23 неписана правила е-поште

Тек кад сам помогао брату старом колеџу да хакира (замијени, постави) пошту и објаснио неке нијансе ове свеприсутне методе комуникације, схватио сам колико се неписаних правила е-поште развило током година.

Неки од њих су прилично очигледни, али вриједи их поновити (јер и даље видим како их људи повремено преламају). И други нису одмах интуитивни - али, ако их се универзално прати, помогли би нам свима да боље пошаљемо и одговоримо на е-пошту.

Дакле, пишем их писмено. Прегледајте списак и поновите за мном: "Свечано се заклињем да ћу заувек следити правила е-поште."

Редак предмета увек мора бити описан. "Интро" није довољно описан. „Интро: Алек (Тхе Мусе) // Јеннифер (КСИЗ Цо)“ је бољи.
Сваку е-пошту чувајте у што краћем року; штеди вам време и што је још важније, поштује време примаоца.
Што брже одговорите, дозвољен вам је краћи одговор.
Увек укључите једну линију контекста ако прималац не очекује ову поруку е-поште. Ово је подједнако важно за е-пошту који се први пут налази („Овде смо се срели“) као и за е-пошту некоме с ким редовно радите („Ова е-пошта говори о следећој фази тог пројекта на ком радимо заједно“).
Прво поставите своје „питај“ или „ставке акције“ у е-пошту, а не последње, и учините их експлицитнима. Примаоцу треба одмах бити јасно шта желите.
Ако постоји рок, реците то. Ако захтев није хитан, реците то.
Ако вам не треба одговор, а имејл адреса је само ФИИ, реците то.
Нека питања поставите што је могуће конкретније. „Шта мислите о предлогу?“ Није добро питање. "Можемо ли наставити са предлогом продавца од 20.000 долара до петка?"
Кад је то могуће, користите ознаке или нумерисане листе. Лакше их је прескочити него блокове текста.
Кад је нешто заиста важно, подебљајте.
Немојте претјерано употребљавати подебљане е-поруке.
Користите читљиве фонтове. Цомиц Санс није читљив фонт.
Ако примите упит од некога другог, али не можете одмах да одговорите, одговорите обавестите га или када знате да дођете до њега. Тако ћете уштедјети е-пошту за пријаву и помоћи другој особи да планира.
Увек ЦЦ обезбедите најмањи број људи потребан за посао. Што је више људи у ланцу е-поште, нижи је осећај одговорности за одговор.
Користите "Одговори свима" само кад је заиста потребно. Нитко не воли ту особу која зачепљује инбок цијелог одјела.
Ако је неко на нити е-поште, он или она више не треба да буде укључен, преместите ту особу у БЦЦ у вашем следећем одговору и реците то у првој линији е-поште. ("Сем, хвала што си упознао Марију и мене - пребацићу те у БЦЦ и однети ћу га одавде.")
Увек урадите двоструке привилегије. Ако то не учините, људи ће почети да се плаше слушања од вас.
Не хватајте нит о једној теми да бисте разговарали о другој теми. Уместо тога, покрените нову нит е-поште са одговарајућом линијом предмета и примаоцима.
Не гомилајте се. Никоме није потребан е-маил „Ово је и мени изгледало сјајно!“
Ако шаљете е-пошту у пословне сврхе, у подножју ставите своје контакт податке и наслов. Што је једноставније, то је боље.
Ако шаљете е-пошту врло заузетом особом, потпуно је прихватљиво и помало се очекује да почетни е-маил вратите њему или њој с пратећом поруком након недељу или две. Већина заузетих људи захтева бар једно од ових. Не ради више од три.
Није прихватљиво праћење е-поште у року од 48 сати, осим ако је заиста хитно. Многи људи поштују е-пошту као облик преписке и могу једноставно имати више приоритете него да вам одговоре одмах.
Ако примите или желите да пошаљете љут е-пошту, причекајте. Ако је хитно, уместо тога ступите на телефон.