Пре неколико година закорачио сам на место менаџмента где сам, први пут, био одговоран за надзор над шестероструким тимом. С мојом МБА-ом у руци и детаљном анализом типа Миерс-Бриггс, мислио сам да ће бити ведро управљати и мотивисати људе са којима сам радио.
Али, иако су се ти алати показали корисним, нису ме потпуно припремили за један од најтежих делова менаџера: давање годишњих прегледа перформанси. Испада да се менаџери плаше толико колико и запослени! Ипак, и поред наше природне аверзије, прегледи су неизбежни (и важан) део посла и критични део раста вашег тима. Дакле, ако желите бити менаџер суперзвезда, време је да постанете добри у рецензијама колико можда можете.
У том духу, ево како започети.
Основе
Можда ћете бити у искушењу да саставите своје врхунске повратне информације за запослене недељу дана пре прегледа, али вероватно већ знате да не бисте требали. Требате третирати процес као једногодишњу активност и увести мисао у то много прије времена. Планирање ће вам помоћи да пружите свеобухватније повратне информације и ако прегледате сезону, неће бити изненађења за вас или ваше запосленике - и то је оно чему бисте требали тежити.
Започните од проналаска најбољег доба године за обављање прегледа. Сазнајте има ли ваша организација преферирани распоред или поступак (већина великих компанија то чини) и размислите када се одвија процес буџетирања или када имате могућност да доделите бонусе. Ако имате флексибилност, желите да избегнете радне сезоне са великим количинама, јер поступак припреме и повратне информације може бити захтеван и интензиван, а нико не жели да обавља прегледе током напорне сезоне.
Затим, у складу с тим направите годишњу временску линију и обавестите запосленике о времену. Ништа о прегледу - од садржаја до времена - икада не би требало да постане изненађење.
Сада, ради једноставности, рецимо да ће сезона вашег прегледа бити крајем године, у децембру. Ево како би требао изгледати ваш годишњи распоред:
Јануар (почетак године)
Поставите циљеве и очекивања
Почетком године се састаните са запосленима како бисте поделили своје годишње циљеве и очекивања за тим. Затим се састајте с њима појединачно како бисте поставили сопствене циљеве перформанси. Ово не само да осигурава да су сви јасни у својим очекивањима за годину, већ вам даје и јасан оквир који ћете пратити сваки пут када разговарате о перформансама у наредним месецима.
Најбољи начин за постављање циљева је употреба СМАРТ ( С пецифичног, М олакшаног, подесивог, Р оријентисаног, Р оријентисаног, Т -везаног) оквира. (Потребан вам је пример? Упознајте се са основама овде.) И запамтите да иако циљеви треба да буду специфични за улогу сваке особе, они би такође требали бити јасно усклађени са организационим циљевима како би запослени видели како њихов учинак утиче на цео тим.
Након састанака упишите циљеве компаније и циљеве сваког запосленог и ставите их у е-пошту. Ваши запослени ће ценити знајући да раде из исте копије као и ви и имат ће јасан план пута који ће се пратити током цијеле године.
Март, јун и септембар (свака 3 месеца или месечно)
Одржавајте састанке са додирним базама
Менаџери често панично падају на резимирање и коментарисање резултата људи током прегледа, али истина је да ништа што покривате на том годишњем састанку не би требало да буде нова информација. Уместо тога, требало би да пратите циљеве својих запослених и да им дајете повратне информације током целе године. Без обзира да ли бисте радије имали месечне или тромесечне пријаве, унапред закажите ове састанке на почетку године како их не бисте гурнули на задњи пламеник.
Пре сваког састанка припремите кратак дневни ред. Требали бисте прегледати годишње циљеве запосленика, разговарати о очекивањима која сте изнели и одговорити на било која питања или додатне задатке које имате. Ако постоје кварталне метрике или дугорочна ажурирања пројеката за преглед, сада је вријеме за то.
Такође ћете желети да проведете време пружајући неформалној повратној информацији свакој својој особи, укључујући и похвале где је то потребно и решавање било каквих текућих или потенцијалних проблема. (Да, ово је тежак део.) Једна ствар коју сам сматрао корисном је уоквирити коментаре у погледу понашања које би неко требало да започне , заустави или настави : Можда бисте желели да запослени почне да вам пише на мејлове остали менаџери, престаните да правите дуге паузе за ручак или наставите да се окрећете у пројектима пре рока. Учини и овај разговор и питај сваког запосленог да подели своје мисли и питања.
Након сваког од ових састанака, забележите себи шта сте разговарали. Верујте ми - када се крај године заврти, биће вам драго да имате ове белешке које ће вам помоћи да сажете годину и сетите се о чему сте разговарали са људима у првих пар квартала.
Октобар / новембар (два месеца пре прегледа)
Замолите своје запослене да се припреме
Неколико месеци пре стварних прегледа, закажите датуме за службене састанке са сваким чланом тима. У овом тренутку, такође би требало да тражите од њих да почну да састављају збирку својих годишњих резултата. Започните са било којим званичним обрасцима које ваша компанија жели да употребите или направите свој властити, тражећи од сваког запосленог да састави резиме својих кључних радних обавеза, тренутног рада на пројекту и резиме циљева и достигнућа.
Такође, може бити корисно да сваки запослени уради писмену самоевалуацију. Ово не само да помаже запосленима да се осећају као да имају реч у процесу, већ их изазивају да искрено погледају своје властито радно понашање, што је корисно када говоримо о њиховом учинку. Најбоље самоевалуације укључују 6-10 отворених питања, као што су: На која достигнућа се највише поносите ове године? Где сте изневерили очекивања и циљеве тима или себе? Која су ваша подручја раста и како се бавите њима? Постоје ли ствари које ваш менаџер може да учини да подржи ваш напредак и успех?
Новембар (шест недеља пре прегледа)
Припремите се за менаџера
У међувремену, требали бисте потрошити месеце пре него што прегледате саставите сопствене белешке и резултате за сваког запосленог. Почните да прикупљате квантитативне мере учинка запослених, попут извештаја о продаји, евиденције позива и извештаја о року, као и квалитативне мере, које могу да укључују повратне информације од клијената и купаца или ваше лично запажање. Извуците белешке које сте водили током године и на састанцима на којима се налазите.
Једна уобичајена алатка је 360-степени преглед, који се заснива на самооцени запосленика и рецензији, као и на надређеним и подређеним повратним информацијама. Можете пронаћи веома једноставну верзију на ХовсМиВорк.цом или опширнију верзију на Инц.цом. Не устручавајте се да ове шаблоне прилагодите сопственим потребама.
Док прегледавате резултате, запитајте се следеће: Да ли та особа испуњава своје циљеве, ваша очекивања и показатеље успеха компаније? Ако не, зашто - и можете ли то променити? Ако да - да ли постоје награде, признања или већи пројекти које можете доделити да појачају своје звездасте извођаче? Овде долазе бонуси!
Децембар (1 месец пре прегледа)
Припремите своју документацију
Након што сте обавили сва истраживања, време је да саставите самооцену сваког запосленог, све спољне повратне информације и све релевантне податке - користите ове информације за припрему образаца за процену, писмена писма која објашњавају ваше повратне информације и тачке за разговор за ваше лице - дискусија у лице.
Прво утврдите формат или структуру коју желите да користите. Овде имате одређену флексибилност, али одаберите структуру која ће се осећати свеобухватним и која ће помоћи вашем запосленом да следи даље. Можете, на пример, структуирати преглед око циљева које сте поставили заједно, разговарајући о њима један по један или око главних пројеката запосленика, радећи пројекат по пројекат и расправљати о релевантним циљевима док идете.
Затим, без обзира за који се формат одлучите, хтећете да идентификујете и подручја за афирмацију и охрабрење, као и сва подручја која забрињавају (или подручја у којима запослени може наставити да расте). За сваку категорију одаберите 2-3 главна подручја на која ћете се фокусирати како би ваш разговор био садржајан, а опет фокусиран. Развијте тачке разговора које су подржане подацима које сте прикупили, а затим за сваку тачку укључите резиме ваших будућих очекивања и радње које се односе на овај циљ. (Запослени - нарочито добро запослени - мрзе да излазе из критике осећајући као да ништа од тога немају или су сигурни шта даље. Дакле, чак и у областима у којима неко добро ради, требали бисте помислити о наредним корацима и будућим или "растезљивим" циљевима.)
Имајући у виду све ове ресурсе, бићете спремни на смислени разговор са сваким чланом вашег тима.
Крај децембра
Одржајте састанак за преглед лица
Сада је време да седнете са запосленима на званични преглед. Ово је најизазовнији део процеса, али је и најважнији. Дакле, пратите следећи део наше серије, где ћете научити како да извршите преглед - укључујући увид у бављење различитим типовима личности и ефикасно тражење повратних информација.
