Постоји посебна врста претјеривања која долази са остављањем састанка осјећајем још мање сигурним у чему је била сврха него кад сте ушли (у којем случају можда је некоме потребан овај водич за вођење ефикасних састанака, овај образац дневног реда састанка или овај чланак назначивање када бисте заиста требали заказати тај састанак).
Чак и ако ствари нису тако екстремне - можда сте водили подстицајни и ангажовани разговор - и даље је разочаравајуће ако из тога не изађе ништа. Али постоји једноставно решење: е-пошта после састанка.
„Општа сврха је да сви буду одговорни истим очекивањима. Дакле, на истој страници имате тим који ради на истим циљевима, што ствари ефикасно и продуктивно чува и фрустрације “, каже Хеатхер Иуровски, тренер каријере у Мусеу и оснивач Схаттер & Схине-а. "Нитко не воли осјећати се као да су сједили на састанку који је имао добар замах и након тога се ништа не догађа."
Прочитајте све о ономе што требате знати о слању савршене поруке е-поште након састанка - тако да никада нисте одговорни за спречавање напретка у ономе што сте имали.
Ко треба да пошаље е-пошту са састанка?
У реду, можда се сви бавите идејом е-поште за праћење. Али како знати да ли сте ви тај који би требао да га шаље?
Често је то очигледно. Ако сте организовали састанак, креирали дневни ред и водили то, онда је велика шанса да сте управо ви тај који затвара петљу мисијом након састанка.
"Обично је на крају састанка јасно ко је одговоран, али понекад то није, поготово ако је то можда нови пројекат који још нико технички не поседује", каже Иуровски. "Само желите да будете сигурни да нећете отици као да лајете наредбе другим људима и да то заиста долази од праве особе коју ће људи слушати и поштовати власништво и рок."
Ако је ситуација двосмисленија, размислите о томе да ли има смисла да приступите задатку. „На крају састанка, ако није у потпуности јасно ко је одговоран за то и осећате се спремним да пошаљете е-пошту после тога, онда подигните руку и реците:„ Хеј, срећан што сам вам послао имејл након састанка, осим ако нема никога друго за које се чини да је примереније потицати од њих ", каже Иуровски. „Значи, волонтирате. Не зовете никога да то стави на њих, али дајете и прилику другима да кажу: "Ох не, мислим да то заправо треба да дође од Јоеа."
Ко треба да буде укључен?
Једном када се поље „од“ среди, време је да размислите о „до“ и „цц“ пољима. Обавезно шаљите белешку свим учесницима састанка, укључујући било кога ко је био на листи позива, али можда није могао да присуствује. Затим размислите о томе да ли је на састанку било кога за кога сте схватили да ће морати да учествује као и било који други актер који треба да предузме акцију или има видљивост на ту тему. Коначно, ако имате посла са старијим колегама, размислите о копирању њихових помоћника.
Када треба да изађе?
„Најбоље је послати резиме што ближе изласку са састанка“, каже Иуровски. „Ако је састанак на крају дана и желите да сачекате прво јутро следеће јутро, то је у реду, али што сте ближи састанку, то се ствара већи замах и он не почиње падати на дно гомиле људи. "
Другим речима, размислите о резимеу састанка и пошаљите га док је дискусија још увек свежа у вашим мислима и онима других. Ако знате унапред да ћете се бавити овом ставком, можете чак и да планирате унапред тако што ћете блокирати време у календару одмах након састанка да бисте га испунили.
Шта треба да укључује?
„Сврха е-поште је да се сви ставе на исту страницу“, каже тренерка каријере Мусе Кристина Леонарди. Али шта тачно треба да се то догоди „зависи од природе састанка и шта је намера, шта је циљ?“, Каже Леонарди.
"Ако је било проблема или изазова којим се бавило, а састанак је решио то питање или изазов, то може бити попут захвалности и само честитања", објашњава она. Или „може бити разјашњење улога и правца у одређеном пројекту или следећих корака које је потребно предузети и ко их треба предузети“.
Као општу смерницу, размислите о томе да урадите нешто или све следеће:
- Захваљујем људима на њиховом времену и труду
- Резимирање свих кључних тачака које су обухваћене или дискутоване током састанка
- Наводе се акциони предмети и власници као и рокови за наредне кораке
- Прилагање или повезивање са било којим релевантним ресурсима и документима
- Позивање људи да поставе питања или се поново окупе
Леонарди вас моли да то буде кратко и слатко. Али чак и обим е-поште зависи од састанка. Ако излазите са стандардног месечног састанка тима или релативно брзог и рутинског састанка за ажурирање пројекта, ваш е-маил може то одразити у његовој дужини. Ако шаљете праћење након двосатног састанка одбора или сесије стратегије дубоког зарона, изгледаће мало другачије. Исто важи и за ваш тон.
„Увек желите да будете пристојни, чак и ако шаљете брзу пошту е-поштом“, каже Иуровски. "Такође желите да напишете не само тон организације, већ и самог састанка." Укратко, немојте сажимати повремени састанак са саиграчима у превише формалном тону и не шаљите резиме руководиоце, то звучи као да разговарате са својим другарима у срећан час.
Како каже Иуровски, "познавање ваше публике тамо чини велику разлику."
Постоји ли шаблон који могу да користим?
Све звучи добро до сада? Супер, сада си вероватно спреман да се спустиш на то. Ево предлога који можете делимично или у целости користити, зависно од посебне ситуације.
- - довршиће до
- - довршиће до
- - довршиће до
- - довршиће до
Шта је са примером?
Ево како би то могло изгледати у пракси:
- Потребна нам је јасноћа и додатна обука око продаје новог производа да бисмо били успешни у К3 као и нови додатни материјали за унутрашњу и спољну употребу
- Пошто се тактика дељења на овом састанку осећала тако корисном, испробаћемо се да се две недеље нежно дружимо како бисмо чешће преносили трикове и савете.
- Поставите и покрените тренинг - Јацкие ће се завршити до 20. јуна
- Направите један лист за унутрашњу употребу - Роб ће бити готов до 25. јуна
- Ажурирајте презентационе материјале за спољну употребу - Јорге ће бити завршен до 30. јуна
- Постављање понављајућих дружења - Куинн ће се завршити до 1. јула
