Подигните руку ако сте се нашли у некој од следећих ситуација на послу:
- Састанак који заврши и присиљава вас да се или касно појавите на следећем састанку, не будете у могућности да довршите пројекат на време или пропустите догађај после посла.
- Састанак који је толико неорганизован да из њега размишљате шта се управо догодило?
- Састанак који завршава представља потпуно губљење времена.
Да ли видим руке свих у ваздуху? Мислио тако. Сваки од ових проблема могао би се решити једном једноставном ствари: дневним редом састанка .
Шта је то чаробни концепт, питате? Документ који покрива следеће ставке:
- Шта требате унапред припремити или донети на састанак
- Ко присуствује
- Зашто се састајете и које све циљеве желите да постигнете
- О чему ћете разговарати, ко ће причати о томе и колико времена ће вам требати тема за дискусију
- Све следеће кораке које желите да предузмете након састанка
Вероватно сте раније користили овако нешто, али на мање формални начин. На пример, можда сте испунили одељак са белешкама свог календара да бисте људима рекли на које се документе треба позивати. Или сте кратко послали е-пошту у којој је изнета тачка састанка у уторак на који сте управо позвали целу компанију.
Али, дубљи, конкретни распоред тачно како треба да одржи и састанак може бити невероватно користан. Као прво, кључна је документација - записујући оно о чему сте разговарали и одлуке које сте донели, имате нешто на шта се може обратити ако било ко (укључујући шефа) доведе у питање ваше будуће одлуке.
И још нешто, помаже чак и најглупљој групи људи да остану организовани и усредсређени, а истовремено их сматра одговорним. Људи могу доћи до припремљеног разговора, што значи да можете ограничено време користити ефикасно, можете бити сигурни да је састанак био продуктиван и да лакше одредите наредне кораке који су подесни за дејство.
И срећом за вас, направили смо предложак дневног реда који тренутно можете попунити, а то ће вам уштедјети време писања вашег. Само отворите документ, направите копију и назовите лидера вашег тима да га испуни.