Ако сте икада водили састанак, вероватно сте такође доживели покушај да повучете сесију која је брзо преокренула каотичност.
Можда се бавите неком додатном причљивом гомилом - или оном особом за коју се чини да има пажњу четворогодишњака. Можда сви тамо имају неку сјајну идеју за поделу - или је краљевска беба коначно добила име, и то је све о чему свако може да разговара.
Без обзира на разлог, састанци могу и извиру ван контроле. Али ако сте ви задужени за окупљање, желите да изгледате као да имате врх ствари и избегавате да губите свако време на неефикасне састанке.
Праћење групе на путу може се лакше рећи него учинити, али уз паметно планирање и неколико дневних стратегија, ви ћете бити на путу ка фокусиранијим састанцима тима.
Започните с планом
Први корак у успостављању контроле је припрема дневног реда. И мислим, добар, старомодан, укуцани дневни ред који се може унапред послати учесницима (а затим их приказати или предати на састанку као пријатељски подсетник). Можда ће вам се чинити превише очигледним да све напишете, али верујте ми, мало детаља на папиру помоћи ће вам да се - и сви остали - фокусирате на оно што састанак заиста јесте.
Када састављате свој план, размислите о крајњем циљу који желите да постигнете на састанку (нпр., Да ли је то сесија браинсторминг или требате финализирати неке кључне акционе ставке?). Затим крените уназад како бисте одредили о чему треба разговарати да бисте постигли тај циљ, на која питања треба одговорити и које одговорности треба да буду додељене. Обавезно има било који од ових лабавих крајева место на дневном реду, тако да сви знају шта могу да очекују пре доласка.
Поред ових тачака дневног реда, размислите и о људима који ће присуствовати. Колико ће бити људи? Да ли се познају? Које су њихове личности? Шта их обично одвраћа? Ово ће вам помоћи да одлучите да ли требате градити додатни час на почетку сесије. На пример, ако знате да ће полазници састанка желети да се укључе у лични разговор пре него што започну, испланирајте неколико минута времена да сви извуку ћут са својих система пре него што крену у посао.
Олакшавање за фокус
Ваш следећи корак је стварање простора за састанке који обесхрабрује заваравање и прекиде. Започните с физичким простором, осигуравајући да је соба затворена од вањске буке и разговора и без визуелних ометања попут петље видео екрана или материјала на столу. И пре него што састанак почне, склоните телефон и затворите лаптоп - то је суптилан знак другима да би требали то исто учинити.
Затим поставите сцену за продуктивност. Проверите да ли је дневни ред доступан - било штампаним примерцима било повлачењем на екрану - и будите сигурни да поново постављате циљеве састанка док поздрављате све (нпр. „Данас смо овде да довршимо детаље за догађај сакупљања средстава. “). Такође, будите сигурни да вас подсећате на људе када треба да се заврши састанак. Једноставно говорећи: „Знам да сви имамо пуно посла, па покушајмо да задржимо ово испод 30 минута“, подсетиће људе да желите ефикасан састанак једнако као и они.
Ако имате додатну логистичку белешку, ако имате додатне материјале за састанке, проследите их док идете, а не на почетку сесије. Чуо сам како други сугерирају да овај приступ омета, али научио сам да ће већина људи читати унапред и одјавити састанке ако имају прилику да виде шта се дешава.
Враћање групе назад
Јасан дневни ред и чист простор за састанке много напредују у праћењу ствари, али без обзира колико пажљиво планирали свој састанак, дистракције се ипак могу догодити. Ту игра уметност транзиције. Пре него што кренете на састанак, будите сигурни да сте наоружани неколико љубазних, а опет ефикасних начина да преусмерите разговор тамо где желите. Ево неколико мојих омиљених:
Запакуј
Као добар есеј (да, сви их се сећамо), састанак би требало да завршите кратким сажетком. Јасно наведите шта је постигнуто и све наредне задатке, следеће кораке или одговорности. Ово не треба бити детаљно - у ствари, не би требало да траје више од минуте или две - али помаже да се поклоните вашем састанку и кажете нешто: „Хвала свима. Направили смо велики напредак у финализацији логистике догађаја. Емили ће контактирати координатора догађаја са овим детаљима, а ја ћу слати листу е-поште са коначним документима свих. “
Признајмо, кад гомилу људи ставите у малу собу, може бити тешко успоставити и одржавати контролу. Улазак у ваш следећи састанак с планом, планом и неким кључним линијама како бисте све вратили на прави пут може донети значај.
Реците нам! Како задржавате контролу над својим састанцима?
