Да ли се икада осећате као да вичете у црну рупу када пошаљете е-пошту или некоме оставите говорну пошту? Изложите свој захтев у свемир - а затим седнете за свој стол прекриженим прстима, надајући се правовременом одговору.
Захваљујући свом послу у ПР свету, све сам то видео када су у питању неодговорене поруке. Водио сам преписку са ЦЕО клијентима (ака непрестано заузетим), руководиоцима и правним тимовима клијената мојих клијената (ака онима који мисле да нисам важан) и медијима (ака и онима који не желе да се баве ПР људима). И успут сам научио доста о томе како да добијете одговоре када су вам потребни.
Без обзира на разлог кашњења, ево неколико савета како да запослени (и да, досадни) спори одговорни обрате пажњу.
Успоставите везу
Прво и најважније, када се повезујете са другом особом, морате му дати разлог да жели да вам помогне.
Започните избегавањем грешака које моментално искључују пријемник. Написати криво његово име је добар пример: знам да је то основно, али не могу вам рећи колико мејлова добијам за Асхели или Асхлеигх - а када то учиним, моментално се изнервирам и мање је вероватно да ћу брзо одговорити. Такође, покушајте да не звучите као продајни спот (на пример, „волео бих да разговарам са вама о томе…“) - нико се не жели тиме бавити.
Уместо тога, привуците пажњу свог контакта тако што ћете учинити све релевантним за њега или њу. Волим да речем све што је могуће са „ви“ - на пример, уместо да кажем „требате да погледате ове обрасце“, реците, „вашем клијенту је потребно одобрење за ове обрасце.“ То је једноставан, али ефикасан трик.
Такође можете да се обратите људима играјући се на њихову личност или вруће дугмад. На пример, неко ко има мало ега ће вероватно најбоље реаговати на потврду колико је он важан (нпр. „Схватам важност вашег времена, па предлажем да се јавимо на 10-минутни позив да разговарамо. студија случаја. ”).
Оставите једноставан одговор брзо
Чак и ако је ваш контакт заинтересован да помогне, неко ко је заузет неће имати времена да истресе збуњену поруку е-поште или слуша дугачку, бучну говорну пошту. Дакле, обавезно поједноставите своју поруку и олакшајте му да брзо одговори помоћу следећих тактика.
Имајте информативну линију предмета
Употријебите линију предмета да одмах укажете на своје потребе и помогнете примаоцу да приоритизира ваш захтјев. Започињући са нечим попут "За преглед", "Захтијева повратне информације" или "Молим одговорите до уторка", брз је начин да ваша очекивања постану јасна од почетка.
Дођите равно до тачке
Не трошите пуно времена у својој поруци на нерелевантне информације или лепоте. Будите љубазни с кратким „Надам се да јутрос добро поступа са вама“, затим зароните у увод и разлог за задовољавање пријемника. Нека и ово буде једноставно (нпр. „Ваш клијент Кс и ја радимо заједно на И, а ја сам обавештен да сте најбољи контакт за З“).
Дајте задатке
Да бисте спречили да ваша е-пошта или говорна пошта не буде стављена у гомилу "кад год дођем до ње", поставите одређена питања или поставите радње и одредите временску линију за када бисте радије одговорили. Са одређеним пројектима и клијентима нашао сам успех тврдећи, „Молимо вас да нам пошаљете повратне информације до петка. У то време ћу ажурирати и послати овај документ остатку тима на преглед. "То је леп начин да се подразумева:" Ако не стигнете на време, изгубили сте говор око тога. . "
Дајте препоруку
Ако тражите одговор на питање или решење проблема, увек наведите неколико различитих опција и своју препоруку. Радећи то, особа с којом контактирате мора што мање да размисли и може да одговори брзо "Да, препорука је у реду" или "Идемо са опцијом бр. 1".
Пратите паметно
Тако сте олакшали да прималац одговори, а још увек не добијате одговор. Шта сад? Време је за праћење. У овој фази може бити тешко да избалансирате да будете корисни и нервозни, али могуће је ако следите тачну линију комуникације.
Након првобитне поруке е-поште, прикажите брзи наставак који има смисла према вашем року. Ова адреса е-поште треба да садржи ваш оригинални е-маил са кратком реченицом на врху која подсећа на ваш контакт на оригинални захтев и рок. Такође обавезно прикључите све потребне материјале.
Други емаил и још увек не добијате одговор? Време је за телефонски позив. (Сачекајте најмање 24 сата након слања поруке за праћење, осим ако вам нешто раније нешто апсолутно не треба.) Било да је особа на телефон или оставите говорну пошту, будите кратки. Подсетите га или њену оригиналну поруку е-поште, ко сте и шта вам треба.
Без обзира на то како наставите, увек оставите следећи корак у вашим рукама - „Уследићу поново сутра“ или „Ако се не вратим од вас до краја дана, бићу који укључује остатак повратних информација и слање клијенту. “
Обавезно пратите све покушаје контактирања особе - њихово позивање може вам помоћи да укажете на вашу хитност и може вам бити корисно ако сте присиљени да унесете помоћне податке да вам помогну.
Извуците велике пушке
На тој напомени, ако сте покушали да ступите у контакт са неким више пута безуспешно, покушајте да копирате друге стране на ваше захтеве. Одговорите на оригиналну е-пошту (поново), додајте „Само сам хтео да се пријавим на доле наведену адресу е-поште. Да ли сте имали прилику да …? “Копирате шефа, клијента или било кога другог за кога мислите да ће га подстаћи. То ми није најдража ствар, можда ћете мало иритирати пријемник, али дефинитивно ћете добити одговор у кратком року.
Ваша последња опција је да пронађете други контакт који може одговорити на ваше питање или гурнути оригинални пријемник да одговори. Ово би могао бити интерни контакт с ким имате добар однос или неко ко има више моћи. Цавеат: Када посегнете за овом ситуацијом, никада не желите кривити оригинални контакт. Уместо тога, замислите то као: „Морам да добијем овај покретни што пре - можете ли ми помоћи?“
Ко је знао да е-пошта или говорна пошта могу бити толико сложени? Без обзира у којој се индустрији налазите, преписка са другима готово је увек неопходна и нажалост, спори покрети ће увек постојати. Али уз ове савете, требали бисте бити у могућности да правовремено добијете одговоре који су вам потребни (или, бар у неком тренутку). Сада изађите тамо и потражите неке одговоре!
