Да ли се ваше радно место у последње време мало свиђа Конгресу? Да ли свако ради за свој тим, а не за колективни напредак компаније? Да ли имате потешкоћа при преласку кроз пролаз да бисте добили информације које су вам потребне да бисте добро обављали свој посао - или уопште?
Иако се непрофитни запослени обједињују у мисији њихових организација, установио сам да ови проблеми муче непрофитне организације колико и било које друге компаније. Иако можда имамо на уму један крајњи резултат, лако смо подељени по функцијама и начину на који испуњавамо ту мисију.
Најчешћи сукоб у непрофитном свету је између особља програма и особља које прикупља средства. Запослени у програму често оптужују сакупљаче средстава да се фокусирају на новац преко мисије, лажно представљају рад организације или искориштавају клијенте. Са друге стране, сакупљачи средстава се фрустрирају кад их програмски запосленици не увере у важна дешавања, што им отежава прикупљање новца потребног за функционисање програма. Додајте чињеницу да су непрофитне организације стално недовољне, а ви имате стрес и преоптерећено особље - што може довести до непристојног понашања и неефикасног прикупљања средстава и развоја програма.
Без обзира да ли сте и ви непрофитна организација или је ваша компанија једноставно подељена на невидљиве силосе који не делују лепо, ево неколико мојих најбољих савета како сакопати седиште са својим колегама и смислити како да комуницирате боље.
1. Појасните своју улогу
То се чини основним, али вјероватно је коријен многих ваших проблема. У мојој ситуацији, као сакупљач средстава, очекујем да ће све особље - без обзира на њихове улоге - учествовати у прикупљању средстава на неком нивоу. Међутим, ако то никада нису морали да ураде у претходној улози или не разумеју потпуно зашто постављам захтев, често ћу наићи на отпор. Да бих ствари углађивао, објашњавам шта ми треба и зашто ми треба. Иначе, људима који немају пуно искуства са мојом функцијом, изгледа да их замолим да раде свој посао уместо мене.
Такође, често је корисно јасно навести како вам њихова улога може заузврат помоћи. На пример, као неко ко редовно комуницира са донаторима, објашњавам шта ради моја организација и како то радимо свакодневно. Такође се сусрећем са фондацијама које подржавају неколико других непрофитних организација у нашој области и имају осећај најбоље праксе. То ме чини савршеним учесником у било којем састанку о планирању програма, посебно ако је водитељ забринут да ли се нови програм може финансирати или не.
Једном када ваши сарадници тачно знају шта вам треба од њих да испуне вашу улогу и како да им помогнете заузврат, схватићете да комуникација и сарадња постају много лакши.
2. Присуствујте састанцима друге стране
Искрено, највећи проблем комуникације у многим организацијама је често што ми заправо не комуницирамо једни са другима! Сада знам да никоме није потребан други догађај у календару, али ако сте приметили прекид у сарадњи или комуникацији између одељења, можда је време да се препустите редовним састанцима друге стране. На тај начин, они не морају да бележе, уписују их и шаљу вам их (које вероватно никада нећете прочитати). Уместо тога, ако будете присутни, информације можете одмах протумачити.
Волим да моје колеге седе на састанцима за прикупљање средстава - често имају сјајне идеје или повратне информације о проблемима са којима се суочава моје одељење. Понекад је дневни ред једноставан као ажурирање програма, али повремено ће неко из другог одељења предложити потпуно нов начин размишљања о пројекту - што значи и нови начин прикупљања средстава за њега.
Ови састанци вам такође омогућавају да боље разумете изазове својих колега. Ако мислите да су смешни што су вас прогонили због одређених информација или су лењи за неовлашћено обраћање ономе што мислите да је звјездана идеја, то се може промијенити када почнете да разумијете цијелу њихову стратегију или када откријете колико посла иде у једну од њихових пројекти.
3. Планирање је моћ
У мојој организацији највише трења између особља настаје због распореда и очекивања. Запослени у прикупљању средстава задужени су за управљање предлозима и пријављивање рокова закладама, а понекад ти рокови захтевају прилично смешна времена преокрета.
Ако запослени на програму буду у страху од тих рокова за прикупљање и анализу потребних података, они могу - разумљиво - постати фрустрирани и под стресом. А понекад, због сложености потребних података и информација, можда је немогуће преокренути их у том временском оквиру. Ако је то случај, особље за прикупљање средстава може преговарати и поставити другачија очекивања са донаторима, али и њима је потребно време за то - што значи да програмско особље не може да чека до последњег тренутка да затражи продужење.
У зависности од организације, нешто тако једноставно као што је постављање календара који се користи може вам помоћи да комуницирате о унутрашњим и спољним роковима. Такође није лоша идеја да се бавите било каквим проблемима кад се појаве, на пример када стигне писмо о потврди грантова, тако да особље за прикупљање средстава има више времена за преговоре или цео тим може заједно да створи план Б.
Колико су нам е-пошта, мобилни телефони и интернет помогли да будемо у контакту, ефикасна комуникација остаје изазов за свако радно место. На крају дана, запамтите да сте сви заједно у томе и да ваш успех зависи од тога да сви добро раде свој посао. (А ако све друго не успе, послушајте Отиса и пробајте мало нежности.)
