Како писати краће мејлове које људи читају - муза

Када је реч о е-маиловима, обично сам прилично сложена.

Живим с интензивним страхом да се не испаднем превише директан или хладан, а постоји нешто у вези тих додатних ријечи, љепота и (срамотно) ускличника због којих звучим мало топлије и љубазније.

Али, ево ствари: коначно губим своје време - заједно са временом особе која је читала моју поруку.

Нико не жели да своју драгоцену менталну енергију троши кроз пахуље да би дошао до своје тачке. Дакле, ако у свом срцу имате мекану тачку за ситне језике разговора и цвећаре као ја, како можете успети да уклоните сопствене поруке стварима које су заиста битне?

Ево четири корисна савета који су ми помогли:

1. Изрежите речи и фразе за попуњавање

Велике су шансе да у е-поруке шприцате фразе пунила.

Не верујете ми? Упишите емаил колеги и погледајте колико сте пута унели речи „Мислим.“ Иако то помаже да омекшате језик, то је потпуно непотребно. Претпоставља се да то мислите, будући да сте ви тај који пише поруку.

Исто правило важи за реч као што је "праведна". Сви је папричамо ту и тамо. Али у већини случајева могла би се у потпуности исећи.

Када је у питању филтрирање било којег другог нереда који би се могао сакрити, постоји још један савет мојег бившег инструктора новинарства који и даље стоји уз мене: Потражите где сте укључили зарезе. Много пута прате квалификатор који можете избрисати. Знате, ствари попут "Нема потребе да кажем", "Међутим", "Заиста", или чак "Знате" које сам користио за почетак ове реченице.

2. Користите Буллет Поинтс

Укључивање потребног контекста је једна ствар. Али, посебно у е-порукама, примамљиво је пребољети и напунити своју поруку препуном свих врста небитних детаља.

Због тога употреба метака може бити толико корисна - приморавају вас да будете далеко сажетији и директнији у свом писању. Изазовите себе да утврдите да ли постоје одломци које би било боље претворити у скраћену листу.

Иако не желите да вам цео е-маил представља наизглед бескрајан списак метака, ломљење неких већих делова текста може вам помоћи да вашу белешку буде краћа (и далеко организованија).

3. Позовите људе на релевантне документе

С времена на време, информације које очајнички покушавате угурати у своју е-пошту већ су забележене негде другде - било да је то у документу, презентацији, веб локацији или нечему другом.

Нема потребе да измишљате точак. Дакле, ако можете ископати додатни ресурс који већ дели све те информације о знању, упутите се на то - уместо да покушавате да га сажете.

4. Прескочите Мали разговор

Ако сте ишта попут мене, погледали сте овај савет и помислили да ли ме зезате? Прескакање тих пријатности сигурно ће ме претворити у канцеларијско чудовиште!

Долазим одакле долазите - преферирање сваке моје поруке пријатељским питањем се чини уљудно. Али, чешће од тога, ионако остаје без одговора. То је онај потпуно непотребан део који већина људи само прекрива.

Слободно се држите брзог и пријатног „Надам се да идете добро!“ Међутим, вероватно је најбоље да притиснете дугме бацкспаце на било шта осим тога.

Ови трикови на дјелу

Желите доказ да ови савети заправо делују? Погледајте доле наведене примере да бисте видели како други емаил добија исти поен као и први - са далеко мање речи.