Како расте количина е-поште коју шаљемо и примамо, с тим долази и нови проблем: проналажење одређене поруке - или одређеног податка - у вашој огромној архиви.
Срећом, уз неколико намерних притисака на тастере и нешто напредног знања о претраживању, лакше можете него икада дохватити информације које су вам потребне из е-поште.
Трик 1: Напишите сада да бисте га пронашли касније
Једна од ствари које 1. урадим пре слања е-поште је читање ради претраживања. Размишљам о томе шта бих тражио да касније пронађем ову поруку е-поште и затим се постарам да те речи буду у е-пошти.
У већини случајева ништа не мењам, али с времена на време откријем да сам написао „партнерство о коме смо јутрос разговарали“ уместо „партнерство Масхабле о коме смо јутрос разговарали“ или „белешке са састанка са Јацк "уместо" Биљешке о сусрету са Јацком Смитхом из Амазона ". Када у будућности претражујем ову тему, знам да ћу претражити" Масхабле "или" Јацк Смитх Амазон ", и без тих брзих исправки, не бих нашао сам ствар.
Трик 2: Користите налепнице и мапе
Ако сте корисник Гмаил-а, можете да користите етикете - или можда желите да архивирате све у један велики оцеан е-поште. Откривам да је најбољи разлог за разматрање употребе налепница претрага.
На пример: Моја суоснивачица Катхрин и ја релативно често пишем о граду Чикагу. Неки од е-маилова повезани су са нашом продајном експанзијом у граду, а други су у потпуности неповезани (као што је конференција која се тамо догађа или кандидат који се тамо налази). Могућност претраживања „Катхрин Цхицаго“ под ознаком „Салес“ помоћи ће ми да брзо пронађем оно што тражим него да претражим све своје е-поруке за истим упитом.
Иста ствар важи и за мапе у другим клијентима е-поште као што је Оутлоок. Ако будете могли да претражујете кроз ограниченији низ е-порука, лакше ћете пронаћи оно што тражите.
Трик 3: Познајте команде за претрагу е-поште
Коначно, упознајте своје могућности претраживања. Разлика између претраживања адреса е-поште која садржи „Катхрин“ било где у телу, насупрот е-маила које је Катхрин послала у Катхрин или са „Катхрин“ у насловној линији је прилично значајна. За Гмаил су то најбоље команде за претрагу које треба знати:
-
Да бисте тражили имејлове до или од одређене особе: на: КСИЗ и од: КСИЗ
Савет за професионалце: За обе ове команде можете бирати између адресе е-поште, имена или презимена, нпр. Са: јане.смитх@тхемусе.цом, из: јане, од: смитх. Ако неко има више адреса е-поште, уношењем његовог имена или презимена доћи ће до резултата свих њих. -
Да бисте тражили имејл поруке са одређеним речима у насловној линији: предмет: КСИЗ
Савјет стручњака: Ако желите потражити фразу, обавезно је ставите у наводнике. Тема: НИЦ путовања ће тражити е-пошту са „НИЦ“ у насловној линији и „путовање“ негде у телу - уместо вас треба предмет: „НИЦ путовање“. -
За тражење е-поште са прилогом: хас: аттацхмент.
Савет стручњака: Такође можете да тражите одређене типове датотека користећи име датотеке: доц, име датотеке: ппт и тако даље. -
Да бисте тражили имејл поруке са одређеном етикетом: лабел: КСИЗ
Савет стручњака: Ако кликнете на ознаку на Гмаил-у, то ће вам већ додати на траку за претрагу, тако да можете то користити као почетну тачку за претрагу. -
Да бисте сузили претрагу на е-поруке које су прочитане или непрочитане: је: непрочитано или је: прочитано
За више, погледајте сјајне примере ових команди за претрагу Дигитал Инспиратион на делу.
Користите ли неке друге трикове да бисте задржали претраживање е-поште?
