"Ослободите се свих папира."
Био сам руководилац пројеката који је радио у канцеларији градоначелника Њујорка и то је био задатак који сам добио. У бирократији са стотинама хиљада запослених, хиљадама процеса на папиру и ограниченим буџетом за нову технологију, од мене се тражило да направим план за дигитализацију готово свега.
Ово је био застрашујући пројекат ако га икад видим. У ствари, било је то поред немогућих с обзиром на ограничења у којима сам радио. Али нисам могао дигнути руке и рећи не. Имао сам посао и морао сам негде да почнем.
Елиминација пројектног папира није била неусловни успех. У ствари, био је ближи неквалифицираном неуспјеху. Ако данас уђете у било коју канцеларију у Њујорку, сигурно ћете наћи папир нагомилан на столовима, у поштанским сандучићима и поштанским сандучићима и рециклирати канте.
Ипак, пројекат ме научио више о томе како започети неодољив задатак него било који успех који сам икада имао. Ево како сам научио да узмем нешто наизглед непремостиво и борим се са њим у комадима величине угриза.
1. Направите преглед велике слике
Нев Иорк Цити има десетине одељења, од којих свако има десетине одељења, од којих свако има своје интерне процесе. Постоји папир који већ постоји у ормарима и кутијама за папир, а папир тек треба да се направи када купци и запосленици испуне обрасце и пријаве. Било је немогуће да знам одакле да започнем пре него што сам прегледао све процесе стварања папира. Које су створиле највише папира? Који су се подвргли дигитализацији, а који су имали компликоване факторе, попут потребе за прихватањем новца? Који би произвео највећи прасак за најнижи долар?
Провела сам солидних неколико недеља надражујући свако одељење да бих стекла осећај за опсег напора. Извођење ове почетне процене може вам помоћи да се дефинише ваш опсег, као и шта спада унутар и изван њега. То вам може помоћи да комуницирате са својим вишим ученицима о ширини задатка и добијете њихове повратне информације о ономе што им је најважније. И помаже вам да се крећете до логичке почетне тачке.
2. Пронађите пример успеха на мањој скали
У случају уклањања пројектног папира, Министарство здравља недавно је покренуло пројекат смањења папира потакнут потезом канцеларије. Нису желели да понесу са собом све своје папирне записе ако нису морали, али нису знали које однијети и које треба да оставе иза себе. Тако су имплементирали вишефазни пројекат: Дефинишите шта би требало легално да се задржи, уништите шта није, и скенирајте све за шта није потребан папир. Увели су технологију и особље како би се то догодило и имали су резултате да то покажу.
Једна величина не одговара увек свим, а нова разматрања настају када повећате опсег одређеног пројекта. Али пример успеха не само да нуди доказане методе за постизање истог циља који желите да постигнете, већ вам може омогућити и да учите од неуспеха других. Пружа модел који можете користити као почетну тачку. Можда ћете требати да је модификујете, проширите или прилагодите сопственим циљевима, али лакше је реаговати на нешто него започети са потпуно празног платна.
3. Идентификујте мало висеће воће
Да, „воће са слабим обешањем“ је сигурно негде на листи претежно употребљеног уредског жаргона, па назовимо то што јесте: једноставне ствари. Оно што најмање кошта и треба најмање времена. У случају уклањања пројектног папира, то је значило ствари попут уклањања застарјеле папирологије, стварања једноставних интернетских образаца и одлагања евиденција много прије датума њиховог истека.
Постоји неколико разлога за почетак с једноставним стварима. Прво, даје вам урезе на појасу. Тај осећај кретања према напријед, минималан колико би могао бити, важна је психолошка побједа. То вам даје замах, гориво за још изазовнији посао. И друго, омогућава вам да покажете напредак заинтересованим странама на пројекту, генеришући веру у вашу способност да се постигнете у будућим фазама рада.
4. Изложите своје највеће препреке
Чак и док откидате мале успехе, важно је прихватити тај осећај немогуће надолазећег изазова и разбити га у конкретне препреке. Без да их именујемо, много је теже развити стратегије за њихово превазилажење. У свету уклањања папира, једна препрека била је сложеност прикупљања података унетих у онлајн образац, а друга је прилагођавање законских захтева за електронски потпис.
Постављање ових препрека може довести до открића да уочена препрека није тако велики изазов као што сте првобитно претпоставили. То би, иначе, могло изнети велику блокаду путева за коју сте раније сматрали да је малолетна. Знајући шта су препреке рано, спречиће вас да не будете заслепљени кад већ будете до колена. Такође вам може помоћи да ускладите ресурсе који ће вам требати да бисте се борили са њима, било да је реч о политичкој подршци, финансирању или стручном водству.
5. Престанак рада
Кинески филозоф Лао Тзу чувено је рекао, „путовање од хиљаду миља почиње једним кораком.“ Такође је тачно да се пут од хиљаду миља састоји од четири мања путовања од 250 миља, или 10 путовања од 100 миља. Разбијање вашег застрашујућег пројекта у управљиве фазе чини га много мање застрашујућим. И даје вам реалне привремене прекретнице којима треба тежити између првог и првог корака.
Покушавајући да дигитализују процесе базиране на папиру у влади Њујорка, постојало је неколико опција за постепено укидање рада. Један од приступа био је решавање одређеног броја одељења истовремено. Други је био почетак одређивањем папира који се може елиминисати, наставком примене технологије за дигитализацију, а на крају обуком особља и рекламирањем нове технологије купцима. Најлогичнији начин поступног укидања огромне количине посла варира у зависности од природе самог дела, али увек се исплати решити пре него што уђете превише дубоко.
6. Поставите очекивања
Шта год да урадите, немојте превише обећавати оно што нисте сигурни да можете да донесете. Питајте шта вам је потребно да се то догоди. А ако га не можете добити - било да се ради о људима, новцу или технологији - објасните начине који могу утицати на вашу временску траку. Понекад ће руководилац нешто тражити без нијансираног разумевања дела потребног за његово постизање, али након што саставите оцену и идентификујете препреке, у стању сте да приопћите ову нијансу.
Одмахивање главе и трчање у другом правцу уобичајена је, а понекад и оправдана, реакција на најснажније пројекте. Али гарантовано је да вас нема нигде. Чак се и најзахтевнији задатак може ускладити с правилним изгледима, чврстим разумевањем предстојећег рада и низом реалних и остваривих прекретница које треба проверити на вашем путу.
