Леслие, извршна директорка непрофитне организације, желела је да поново изда брошуру за програм организације која помаже младима у ризичном боравку у школи, а она је поставила Емму, управницу канцеларије.
Емма је провела сате ажурирајући слике, боје и фонтове. Била је поносна на своју храбрију и светлију реваншисту, узбуђена је да то покаже свом шефу.
Међутим, када је то урадила, очито је постојао проблем. „Ох“, примети Леслие за нову брошуру, „Изгледа сјајно. Али зашто је копија и даље иста? "
Запањена, Емма није могла вјеровати својим ушима. Никад није размишљала о ревизији копије. А Леслие то никада није предложио. Како би двоје људи који говоре о једној једноставној ствари могли имати тако различите интерпретације?
Леслие и Емма су искусили класични проблем овековечен од стране Георга Бернарда Схава-а, „највећи проблем у комуникацији је илузија да се догодила.“
На радном месту ће бити људи који, попут Леслие-ја, који нису баш добри у томе да вам пренесу своје идеје. А кад то не ураде, то може створити препреке. Може вас послати предење у лимбо комуникације. Изгубљено време, ужасни радови и тоталне нереде могу се повећати када ваш колега или шеф не објаве оно што желе ефикасно или ефективно.
Можете пожелети да цео дан ови људи јасније комуницирају. Али то вероватно не би требало да буде ваша стратегија. Уместо да желите да испробате следеће три технике да бисте добили јаснију, ефикаснију комуникацију од других.
1. Кад узимате задатак
Емма је мислила да чује шта њен шеф жели. Напокон су стајали у истој соби и разговарали једни с другима. Али у стварности, Леслијева упутства да „редизајнирају брошуру“ била су нејасна и непотпуна.
Сјајна стратегија за постизање концизнијег и конкретнијег постављања питања је постављање питања која дају јасност.
Ево како би то звучало од Еме: „Леслие, кад кажеш„ редизајнирај брошуру “, можеш ли рећи више о мени шта мислиш под тим и која су твоја очекивања?“
Емма би прилично брзо сазнала да она и њен шеф имају јединствене идеје о коначном производу. Затим је могла да се помери даље са више питања, распитујући се о свему, од графике и шеме боја до рока за први нацрт.
Питања су ваше тајно оружје на радном месту. Када сте у недоумици, замолите друге да разјасне своја очекивања. Питајте док не будете сигурни да разумете. Бићете запањени како то све усмерава.
2. Кад сте на састанку
Да ли сте икада били на састанку који је састанцима дао лоше име? Видео сам менаџере који се мувају наизглед без јасне сврхе или жељеног исхода. Поврх тога, вођа звучи као да гласно обрађује своје мисли, више него што омогућава групни разговор. Нико није сигуран шта треба схватити озбиљно као идеју, а шта игнорисати. А сви размишљају о гомили посла на својим столовима. Након неког времена, тим заборавља шта је смисао чак и разговарања и ментално напусти просторије, предајући се провјери е-поште на својим телефонима.
Бити у гужви неуспеха састанка може бити тешко место да тражите шефа или колегу да буду ефикаснији у свом говору. Али можете, и не морате бити злобни око тога. Једноставно прекините када имате паузу и тражите појашњења.
„Боб, примећујем неке намрштене обрве у соби. Изгледа да вас неки од вас не прате на ову тему. Можете ли нас вратити неколико корака и прегледати кључне тачке на високом нивоу? Желим бити сигуран да знамо шта вам треба од нас. "
Вероватно ћете добити кимање слагања и друге који ускачу у изражавању збуњености. Добићете потребне информације, као и ваше колеге, који ће вам се без сумње захвалити што сте се позвали.
3. Када радите на е-пошти
Већина комуникације на радном месту, не изненађује се путем е-поште. Па кад од Ангеле, колеге из пројекта, добијете дугачки, раскалашени, не фокусиран ток, желите да плачете.
Требат ће вам 30 минута да прођете кроз одломке, смислите шта каже, утврдите да ли треба нешто да урадите, а затим смислите како да реагујете. Један поглед и сећате се зашто мрзите отварање е-поште ове жене. Можете фрустрирано ударити главом о зид.
Уместо тога, вежбајте да тражите оно што вам треба, на љубазан, неконфликтни начин. Питајте Ангелу да ли би била отворена за преправљање е-маилова како бисте брже одговорили. И запамтите, ако ћете некога тражити да уради нешто другачије, реците јој зашто је и за њу то добро.
„Хеј Ангела, примећујем да су често твоја е-пошта дуга и детаљна. Супер је што дајете толико информација, али кад брзо погледам, не могу увек да дешифрујем тачно шта вам треба од мене и када - а мрзим недостајуће рокове или погрешно тумачење упутстава. Да ли бисте могли да поставите главну тачку на врх, како бих вам брже одговорио или чак детаљније објаснио тему? На пример, „Потребна акција до петка у 9:00 | АЦМЕ пројекат „подсетиће ме да га одмах уврстим у свој распоред“.
Вероватно ћете одмах почети да добијате квалитетнију пошту од Ангеле и учинићете услугу својој колегиници помажући јој да професионалније комуницира. Помиришите се за леђа.
Било би сјајно када би сви комуницирали на начин који ништа није оставио машти. Реалност је да комуницирамо на сложеним, бучним радним местима препуним одвлачења пажње и стреса. Када се воде важни разговори, добра је пракса да онима који вас окружују помажете у сагласности како бисте из њих извукли потребне информације. Можда ће бити мало непријатно када први пут покушате, али дугорочно ћете постати бољи и угоднији од тога. Бонус, уштедеће вам сати стреса и погрешне енергије у процесу.
