Нисам сигуран о чему се ради у разговору с више особа преко телефона, али конференцијски позиви могу постати неспретни. Људи се задржавају и чекају да други разговарају (или разговарају један о другом), а често је нејасно где би разговор требало да иде даље. Болна тишина обилује и сви у групи почињу да се питају да ли су на лошем састанку.
Као писац у маркетиншком тиму у телефонској компанији, стално сам на тим типовима позива и научио сам неколико трикова како да их натерам лакше. Ако вас помисао на разговор са више од две особе натера да се помакнете на своје место, читајте и понављајте за мном: Конференцијски позиви не морају бити неспретни.
Прати вођу
Свакако, сврха конференцијског позива је имати конференцију, али ствари ће тећи као добро подмазан танкер ако изаберете вођу прије него што састанак почне. То не значи да други не могу да теже, али лидер може усмеравати разговор или ускочити тамо где је то потребно (тј. Ако постоји неугодна тишина након што продавац дође до цене).
Ако сте именовани за вођу, дођите са списком питања на која је потребно одговорити. Да ли је поента позива да сазнате више информација пре куповине? Да ли је потребно решити услове партнерства? Такође бисте требали да направите кратак дневни ред, примећујући тачке где би други у тиму требало да воде разговор и дистрибуирајте га пре позива, тако да сви знају шта могу да очекују. Више очекивања значи мање неспретне тишине.
Набавите прави систем (и знате како га користити)
Много непријатности ових позива може произаћи из техничких пропуста („Жао ми је свих - још увек покушавам да ово поставим!“ „Ејми не зна како да приђе? Да ли неко може да помогне?“ „Да ли је Чарли још увек ту или је ли одустао? ")
Дакле, важно је имати функционалан телефонски систем који може подржати конференцијске позиве и - што је још важније - да га тестирате пре састанка како бисте били сигурни да то функционише. И не морате радити у компанији Фортуне 500 да бисте имали напредно и лако коришћење технолошког решења за свој тим - чак и мала предузећа и стартапови могу да пронађу јефтине ВоИП и виртуелне ПБКС системе који подржавају конференције.
Погледајте видео
Сваки пут када бих одржао телефонску конференцију, волео бих да видим лица других људи. Не зато што желим да их проверим (у реду, можда и учиним мало) - али зато што личи на састанак од особе до особе. Уместо да погађате да ли се неко смешка или не, то можете видети. Уместо да се питате да ли је неко растрешен или мисли само на то, можете да јој прочитате лице. Недавно сам био на телефонској конференцији с неким ко је звучао као да је код куће у доњем вешу, окружен планином Цхеез Доодлес. Да ли је био? Не знам - волео бих да имам видео.
Постоје мноштво видео решења која се широко користе, укључујући Гоогле Хангоутс, Скипе и Јоин.ме. Под претпоставком да полазници састанка нису код куће у доњем вешу, то може учинити много мање непријатним.
Користите свој велики дечји глас
Нисам сигуран зашто, али људи често бледе у позадину током ових врста позива, плашећи се да изађу тамо и говоре своје мишљење. Али не бојте се да говорите - позвани сте на конференцијске позиве, јер је ваше мишљење цењено! У ствари, користите глас свог великог детета, говорећи гласно и самоуверено тако да вас сви чују.
Још боље, будите сигурни да ће и сви остали на позиву учествовати. Ако неко није рекао нешто времена, замолите га да одмјери. То ће осигурати да сви чују глас (и заправо обраћају пажњу на састанак).
Ако кажете да је незгодно, то је чудно
Чврсто верујем да су ситуације само непријатне, јер смо им то дозволили. Наравно, понекад су тишине непријатне, али не морају да нас натерају. Уђите у сваки конференцијски позив отвореног ума и обавезајте се на неспретно искуство! Ако не желите пустити позив да прође у неугодну територију, онда то неће, загарантовано.
Постоји разлог због којег постоје конференцијски позиви - продуктиван је начин да се споји група, чак и ако један члан живи у Висцонсину, а други у Лос Ангелесу. Не размишљајте само о конференцијским позивима као о нужном злу, већ их сматрајте забавним начином да окупите далеке колеге у виртуалну собу. Ако запнете неспретност, конференцијски позиви могу бити забавни!
