Моји најдражи дани на послу су оно што називам "љубичасте хрпе". Моја компанија користи Гоогле календар, а боја за мој лични распоред је љубичаста, тако да тих ужасних дана не видим ништа осим делова времена блокираних од 9:30 ујутро. до 18:30. Увек ме запита: "Како се дођавола ово догодило?"
Поред тога што тих дана немам простора за дисање или вршења стварног посла, бојим се да ћу бити „онај момак“ који мора да пипне с састанка рано, а касније трошим додатно време да откријем шта сам пропустио или који показује касно на мој следећи састанак јер је претходни трајао предуго. (Будући да сам писао о томе да никада не касним или нисам спреман за састанке, моји сарадници ме обавештавају!)
„Заузетост“ је такав трик. Осјећамо нас да што су дуже наше листе обавеза, то смо успјешнији. Осјећам нас да што више имамо на нашим тањирима, то смо успјешнији. Али од када вам пренапуњени тањир за вечеру не даје ништа осим грчева или коме од хране? Не мора бити овако, и ја доносим отворену резолуцију да се борим против тога.
Састанци завршавају на нашим календарима на два начина: зато што их прихватамо и јер их стварамо. Управо у тим тачкама одлуке можемо учинити нешто другачије да бисмо узели календаре и дали себи (и нашим колегама) време да будемо спремни и продуктивни. Ево три начина да се то уради:
1. Спеак Уп
Пре него што пошаљете или прихватите позив за састанак, обавезно разумејте шта би требало да постигне и како треба да се припремите. Ако не, разговарајте с организатором и слушајте да ли постоји одређени дневни ред. Ако не постоји, замолите га да га створи (или још боље, добровољно да помогне). Најбољи дневни ред је одређен временским распоредом како би се осигурало покривање свих релевантних ставки. Ако нема довољно времена за креирање дневног реда, добровољно помозите организатору да пази на сат.
Ако организујете састанак, користите дневни ред да планирате колико би састанак требало да траје. Гоогле позивнице календара подразумевају један сат, и лако је кликнути „послати“ без размишљања да их скратите, али то подешавање се може променити! Изненадит ћете се колико можете покрити за 15, 30 или 22 минута. У зависности од вашег односа са организатором, ако видите да је састанак заказан за сат времена и не верујете да би требао бити (јер разумете сврху и очекиване исходе), тражите време да се скрати.
Коначно, ако сте прихватили позив за састанак који се завршава у исто време када је заказан други састанак (озбиљно, како да се уверимо да можемо бити на два места одједном?), Обавестите организатора унапред да тај састанак ћете морати напустити раније. У идеалном случају, ово ће подстаћи организатора да састанак заврши у време које вам је потребно да одете. У најмању руку, осећаћете се угодно док излазите без прекида, а организатор вас неће изненадити када то учините. За додатно осигурање, наставите и обавестите организатора следећег састанка да можете стићи касно.
2. Пад свог времена
Чим се потврди време састанка, а ако ваш календар има простора око њега, заштитите га! Додајте 15-30 минута пре и после састанка који се зове „Прелазно време“. Пре састанка користите време да прегледате било који материјал, направите паузу за купатило и стигнете на локацију пре него што почне. Након састанка, добар је период за размишљање о материјалу док је још свеж. Разумно је очекивати да сарадници поштују све што се налази на вашем календару; само заказивање где год је заједничко слободно време. Дакле, ако се састанак заврши у 15 сати и блокирате време да бисте га поново сачинили, вероватно (надамо се?) Неће нахрунити када започнете нови састанак у 3:15 или 3:30.
3. Блокирајте своје време
Ово је свети грал продуктивности: имати комаде времена - чак дана! - без састанака. БуззФеед је прогласио уторке и четвртке без састанка. Можеш ли? Иако ће вам виши менаџмент компаније морати намерно да очистите читав дан, вредно је погледати сопствене радне навике да бисте видели када најбоље обављате свој посао. Да ли сте јутарња особа или заиста постајете луда након 14 сати? Испитајте свој распоред и видећете где можете блокирати два до четири сата само једном недељно да бисте се фокусирали на обављање или прављење. Могли бисте само из темеља поставити тренд у својој компанији!
Дакле, ово је моја обавеза да узмем календар! Ко је са мном?
