Ох, е-маил. Без обзира да ли управљате са неколико људи, великим тимом или само са собом, то вам може помоћи и ометати успех. Јер, као што сам сигуран да сте приметили, што више људи са којима сарађујете, више порука се сакупља и што је изазовније да их прођете у року од пет минута између састанка уназад.
Иако не могу да махнем чаробним штапићем и решим овај проблем за вас, могу вам рећи да сам пронашао систем који заиста функционише за мене као менаџера - све се своди на то да у поштанском сандучићу имате неколико поузданих налепница. (Ако немате појма како их користити, ево 101 овде за Гмаил и за Оутлоок.)
За разлику од филтера које користим за стално архивирање, ова три су привремена и користе се само да би ми скренули пажњу на важне ствари. Чим се обратим поруци, уклањам налепницу и датотеку као што би и иначе радили.
Дакле, без додатних адута:
1. „БЛОКЕР ЗА ДРУГЕ“
Да, овај је у великим словима. Чак сам и променио боју у примљеном сандучићу да бих постао црвен. Сваког јутра пролазим кроз претинац пристигле поште како бих се увјерио да сам идентификовао критичне поруке које захтијевају мој одговор. (Ака: Без мог одговора, људи се не могу помакнути напред. Уопште. Идентифицирајући их, осигуравам да не постављам приоритете на брзе одговоре над важним.
На крају сваког дана прво провјеравам да ли ће се преостало рјешавање преосталих порука е-поште с овом ознаком. И за разлику од ретке изнимке, не одлазим на ноћ док то не учиним. То не само да значи да никога не држим на ногама, већ да могу сваки дан завршити знајући да су решена најхитнија питања.
2. „Име сваког кога редовно сусрећете“
Имам састанак један на један са сваким својим директним извештајима сваке недеље, и док ми водимо дневни ред у Гоогле документу о стварима о којима треба да расправљамо, открио сам да понекад брза питања или БИХ пропадају кроз пукотине.
Оно што је за мене променило то је креирање по једне етикете за сваку особу с њиховим именом, на пример, „За Линдсаи“ и „За Иусуф“. Пошто е-маилови дођу кроз мој инбок за који мислим да би била релевантна за њих или да желим ажурирање даље, додајем ознаку са њиховим именом. Тада на својим седмичним састанцима могу брзо да претражим да ли сам разговарао са њима о свему пре него што завршимо. Након што је извршена та мисија, уклањам ознаку.
Иако ово користим за своје директне извештаје, можете га користити за свакога са ким се редовно сусрећете, од свог руководиоца до маркетинг тима до пројектног менаџера.
3. "Брзи одговор"
О томе сам писао и раније, али сматрам да ми је невероватно корисно имати списак мејлова на које могу да одговорим у року од пет минута или мање. Кад чекам у реду за кафу, одлазим у подземну жељезницу, неколико заустављања или рано за састанак, сада имам прво заустављање (да, прије Твиттера или Инстаграма) како бих био сигуран да рјешавам било какав захтјев.
Најбољи део ове етикете? Осјећате се супер остварено, и то врло брзо.
И то је то, три једноставне етикете које можете лако поставити једно поподне. Имате ли неке друге трикове у примљеној пошти који вам помажу у управљању? Поделите их са мном на Твиттеру @ ацав!
