Поштовани преговарачи,
Збуњен корпоративни комуникатор
Драги Перплекед,
Прошло је 20 година од када су пословни људи почели да користе е-пошту, а ми још увек нисмо пронашли начин да избегнемо већину проблема који узрокују.
Према др. Ранди Гунтхеру, клиничком психологу из Јужне Калифорније, ризикујемо да комуницирамо међусобно ако не употребимо неки од пет начина комуникације: речи, тон гласа, додир, држање и изразе лица.
Када разговарамо телефоном, прилагођавамо оно што изговарамо не само као одговор на изговорене речи, већ и тон којим те речи изговарамо. Да ли је наш пословни сарадник захтеван и оштар, инзистиран и директиван, хладан или топао, сумњив или извесан, повремени или формални? Ми мање или више природно прилагођавамо сопствени тон да одговара оном другом или да га снизимо ако се његова температура чини превисока за колаборативно решавање проблема.
Али чак и телефоном недостаје пуни израз наших идеја. Када разговарамо телефоном, недостаје нам говор тела и изрази лица, који обоје могу пренијети сумњу када наглашавамо нашу сигурност, отпор када тврдимо да се слажемо или хумор када избјегавамо сукобе.
Овим дефицитима додајте наше међусобно непознавање контекста у коме свака страна комуницира, а ви имате оно што професор Раимонд А. Фреидман на Градуате Сцхоол оф Манагемент у Овену назива „дубоким асоцијалним разговором“.
То су лоше вести.
Добра вест је да су „саме речи“ способне да преносе контекст и тон, као и емпатију, страст, радозналост и сумњу. Да није тако, не бисмо плакали када би нам родитељи читали Бамбија , не бисмо се наљутили када бисмо читали о најновијем етничком чишћењу и не бисмо се смејали док смо читали шаљиву колумну у нашем Фацебоок фееду. Само треба мало више пазити.
Ево само неколико начина на које можемо преговорима вођеним путем е-поште додати одговарајући тон, текстуру, контекст и емоцију - са примером скрипте коју можете прилагодити властитој ситуацији.
1. Подесите сцену и доведите осећај у разговор
3. Спомените осећања која пословне комуникације обично недостају
6. Немојте се бојати спомињања властите сумње
7. Затворите наглашавајући висок степен поверења у своју способност проналажења решења у обострану корист.
Укратко, унесите што више своје личности, уљуђене емоције, поштовања према вашем преговарачком партнеру и оптимизма у вашој могућности да постигнете договор. Што више опонашате разговор у стварном животу у е-поруци, мање ће простора бити сумњи и неразумевања. Овај пример разговора оставља много простора вашем преговарачком партнеру да тражи појашњења, поставља питања и даје додатне предлоге. Само то би требало да избегне неспоразуме који воде у застој.
Немам разлога да сумњам да сте, како кажете, добри у преговорима један на један и лично. Укључите у своју е-пошту све оне квалитете које унесете у те преговарачке сесије, било да су то симпатичност, ауторитет, јасноћа, брига за добробит вашег преговарачког партнера, заједничке вредности или врхунске вештине решавања проблема.
Сретно са вашим одређеним изазовима и слободно нам пишите за више детаља, боље објашњење или извештај о успеху нових вештина које сте радили у својим преговорима путем е-поште.
Овај је чланак дио наше серије Питај стручњака - колумне посвећене томе да вам помогне да се ухватите у коштац са највећим проблемима у каријери. Наши стручњаци су узбуђени да одговоре на сва ваша горућа питања, а можете их послати и слањем е-маила на уредник (ат) тхемусе (дот) цом и коришћењем питајте стручњака у насловној линији.
