Сви су били тамо: Добијате е-пошту због које ћете се дупло снаћи. Наравно, друга особа је очигледно фрустрирана или љута, али од вас се и даље очекује одговор. Шта треба да радите? Како реагујете?
Иако услуге интерних канцеларијских порука и слање порука сигурно све више постају популарни, е-пошта је и даље најважније и широко коришћено комуникацијско средство на послу - тако да је ваша способност да га користите на што професионалнији могући начин пресудна. То значи да начин на који реагујете у горе наведеној ситуацији може позитивно или негативно утицати на вашу каријеру. Чак и ако мислите да само реагирате сличним тоном.
Да, знам да је стајати професионално у сваком тренутку лакше него учинити. Одговарање на е-пошту на послу је уметност сама по себи, а одговарање на емоционалне поруке доводи је на други ниво.
Овај водич ће вас провести кроз ваш одговор тако да можете избећи сукобе и обавити свој посао.
1. корак: Одморите се
Можда желите да поново прочитате е-пошту коју сте добили да бисте били сигурни да сте је исправно урадили - али то немојте одмах почети да куцате. Ваш колега, шеф или клијент дозволи својим емоцијама да диктирају шта је написао или написао. Не понављајте ову грешку. Одморите се и оставите да се темперамент охлади.
Једна од предности слања е-поште је та што не морате одмах да одговарате. Понекад је прикладно да одвојите сате да бисте саставили одговор! Употријебите га. Чак и ако осећате напетост, а друга страна чека ваш одговор - сигурно имате најмање пар минута. Устаните од стола, охладите ум и попијте грицкалицу или чашу воде. То ће вам помоћи да избегнете реакцију трзаја колена.
2. корак: Не прелазите на закључке
Будите искрени: Реагирате ли онако како јесте јер читате између редова? Кад се бавите претерано емоционалним порукама е-поште, можда ћете помислити да осећате бес или фрустрацију особе која зрачи кроз екран. И осећаћете се обавезним претпоставити да постоји нешто више од онога што је ту.
Међутим, не бисте требали нагађати шта је друга страна заправо мислила. Просуђивати туђе намере засноване на неколико реченица (и кроз филтер сопственог мозга и начина на који комуницирате) је лоша идеја.
Одуприте се искушењу да скочите до било каквих закључака. Само прочитајте речи, примите информације и припремите се за професионални одговор.
Корак 3: Нека буде кратак
Имајући у виду могућност погрешне интерпретације, имајте на уму да је ваш задатак дати што прецизнији одговор и ништа више. Одустали су од прикривених одговора на оно што је друга особа можда мислила.
Структурирајте своју е-пошту тако да садржи само једну главну поруку. То не значи да се треба састојати од само једне реченице, али то значи да ако неко критикује вашу презентацију и затражи копију статистике коју сте навели, свој одговор заснивате на пружању статистичких података (а не на одбрани својих акредитација) ).
На овај начин можете бити сигурни да ће друга страна прочитати ваш одговор и разумеће га тачно онако како то мислите. Последња ствар коју желите је да се браните само да научите да вас колега, у ствари, није критиковао; али да је само неспретно формулисала своје повратне информације.
Корак 4: Будите одмах
Генерално је добра идеја избегавати сарказам и иронију у својим радним мејловима - посебно ако се ситуација већ загреје. Понекад размислите о шали како бисте се ослободили напетости, али овај план би могао лако да добије повратни удар.
Имајте на уму да читалац неће моћи да види ваше изразе лица или гестове и можда ће вас погрешно протумачити. Дакле, сачувајте своју робну марку памет за разговоре лицем у лице - и за мање размењивање коцкица.
Корак 5: Затражите помоћ
Ако ваш е-маил није поверљив, онда је прикладно затражити помоћ. Можда ваш колега боље зна како се опходити са својим љутим шефом или вам менаџер може помоћи да пронађете прави приступ вашем збуњеном клијенту.
Једном ми је шеф успео да протумачи е-пошту коју сам добио од једног од наших клијената, јер ју је врло добро познавао. Уверавао ме да не бих требао лично да схватим њен одговор, јер су били укључени и други фактори. Након тога успио сам се смирити и написати савршено одговарајући одговор.
Када примите љутиту пошту, немојте се увређивати. Људи шаљу емотивне поруке када нису задовољни нечим, или се осећају разочарано или чак збуњено. Требали бисте радити под претпоставком да то лично нема никакве везе са вама - тако да не смете дозволити да вас тон омета у обављању посла и професионалном реаговању.
