У најбољем случају, е-пошта је један од најефикаснијих облика комуникације - може бити кратак, сладак и послати у покрету да бисте добили одговоре на своја питања или своју поруку.
Поред тога, ваша примљена пошта може да изазове више проблема него што решава када уместо неодговореног, скраћеног одговора, добијете одговор у једној реченици који у суштини не значи ништа. За разлику од телефонског позива - где можете користити ебб и ток разговора да и даље постављате исто питање на нове начине - тешко је тражити нове информације путем е-поште.
Добра вест је да криптични мејлови обично спадају у две категорије, а постоји стратегија за одговор на сваку врсту. Прочитајте о уобичајеним преступницима и о најбољем приступу за сваког од њих.
1. Одговор „Нисам прочитао е-пошту“
Прва врста загонетне поруке е-поште је она због које се питате зашто сте уопште сметали писању. Е-поштом пошаљете свом шефу да је ваш лет приземљен, а он вам узврати да ће вас видети у канцеларији „за неколико сати.“ Или тражите групу бирача за ажуриране адресе, а половина их вам пошаље све њихове податке, а друга половина вам шаље само њихове бројеве телефона.
Угх. Колико је тешко читати е-пошту?
Заправо, то је ваше полазиште. Како кажу, лакше је променити себе него променити друге. Дакле, прво што бисте требали учинити је објективно прегледати е-пошту. Да ли обучавате људе да их не читају сахрањујући питање у е-пошту са пет параграфа? Размишљајући о горњем примеру, да ли сте споменули свој одложен лет на крају сажетка вашег пословног путовања на две странице (који је ваш шеф вероватно планирао да прегледа касније)? Испробајте наше смернице како бисте били сигурни да су ваше е-поруке прочитане и на њих одговорили.
Али док је писање јаснијих е-порука све добро и добро за сљедећи пут, како бисте требали реаговати на свог не читатеља сада? Најбољи је приступ представити кључни податак као "нову информацију" (што објашњава зашто се враћате назад).
У случају горњих примера, можете покушати „Нове информације авиокомпаније: лет вероватно неће полетети до јутра. Изгледа да ћу вече провести у Чикагу ", или" Хвала што сте послали свој телефонски број; да ли можете да пошаљете и ажурирану адресу када добијете прилику? “Држите је што је могуће краће (једну или две линије, тако да ништа не смете пропустити), а пристојно понављате шта вам треба.
2. Одговор „Ово ми није приоритет“
Изложите ситуацију питајући старијег колегу да ли треба да приступите А или Б, а његов одговор је: „Сретно.“ Или, питате нови контакт када је можда право време да се повежете и она каже да би волела до - али занемарује уврштавање било ког стварног времена.
Звучи познато? Имам неке лоше вести: Особа са којом дописујете није тачно да вам сада одговара.
Наравно, постоји разлика између адресе е-поште која вас одбацује и оне која вам пружа време када ће ваш контакт бити више доступан - на пример, „Волио бих да се састанемо на кафи, али препливао сам се кроз крај месеца ”се подвргава природном праћењу кружења уназад неколико недеља.
Али одбацивајући одговор без додатних информација - нпр. „Када могу да видим неке бројеве?“; „Свакако.“ - сугерише да вам информације које су вам потребне нису ваш приоритет читаоцу.
Ако вам је то дефинитивно приоритет, време је да привучете његову или пажњу. Покушајте да одговорите овом формулом:
- Информације које су вам потребне
- Чврсти рок
- Потврђивање путем питања.
На пример: „Знам да имате неколико догађаја овог викенда, али треба ми ревидирана процена угоститељства до среде - да ли ћете то моћи да обезбедите до тада?“ Или: „Састанак мог клијента заказан је за петак у 10х ујутро; да ли је изводљиво да пружите кратке белешке о мојој презентацији пре тога? ”Усмереност на оно што вам је потребно усмераваће читаоца; укључујући одређени датум („следећег уторка“, за разлику од „током наредних неколико недеља“) налетјет ћете на листу приоритета; а завршавајући питањем значи да вас прималац мора вратити.
Може бити фрустрирајуће када неко одвоји вријеме за одговор, али не улаже напор да вам пружи потребне информације. Користите горње савете да решите проблем и одговорите на начин који ће вам помоћи да обавите посао.
