Кимнете главом када сви око вас говоре о томе како постижу нулу у примљеној пошти. Али истина, никад се не осећате као да сте тамо стигли.
И у вашу одбрану, то је зато што примате поруке на које су потребни дуги или промишљени одговори. Неко је тражио ваше мишљење и волели бисте да одвојите време да то формулишете. Или се налази прилог на пет страница за вашу рецензију - па ћете је морати прегледати. Или желите одговорити на одређени начин и жељели бисте причекати док не будете свјежи.
Стандардна решења за ову ситуацију су свашта. Можете „потврдити пријем“, али то звучи супер формално, а не говори се када ће вам друга особа доставити напомену која отприлике значи: „И…?“ Ауто-одговор можете оставити 24-7, али то можда није ваш стил - и још увек не дајете конкретан одговор. Или можете само да одвојите време, али оставили сте другу особу да се пита и чека.
Постоји трик у који сам недавно пао, који је решио овај проблем за мене. Желим да одговорим у року од 24 сата (ако не и много раније), линијом која ми купује неко време. То задовољава другу особу да сам на њој, даје ми времена да пратим када то ради према мом распореду и привуче ме толико ближе нули пристигле поште. Ево три моја омиљена.
1. "Бићу у контакту отприлике"
Имао сам бившег шефа који је увек наглашавао важност управљања очекивањима. Информисање људи на предњем крају омогућава вам да заобиђете збуњеност и фрустрацију. А најбољи начин да то учините је - речима популарне изреке - под-обећање, претерана испорука.
Ако само причекате недељу дана да се вратите некоме, претпостављаће да га сматрате ниским приоритетом - а то никоме не чини добро. Међутим, ако му одмах напишете објашњење када ћете бити у вези, чини се да вам је било заиста важно да обезбедите временски оквир што је могуће људскије.
Постављајући очекивање када може очекивати темељит одговор, размишљате о томе. А ако победите тај датум, више нисте особа којој је требало пет дана да одговори: Ви сте особа која је рекла да ће јој требати недељу дана, али одговорила је два дана раније.
2. "Гурам се према задњем року"
Када одлажете захтев, људи често воле да знају зашто. Размислите о томе: Ако се неко заустави за вашим столом да се напусти браинсторм, вероватно ће бити одбачена ако кажете "не", а затим се врати на своју тастатуру. Али мања је вероватноћа да ће се увредити ако јој кажете да не можете јер сте заузети припремама за састанак (или неким другим, потпуно оправданим изговором, као што је завршавање пројеката пре вашег одмора).
Овај одговор слиједи сличну логику. Дељењем онога што се налази на вашем тањиру омогућавате да се ваша веза саосећа с вашим радним оптерећењем. Знаће да је не игноришете; радије сте преокупирани и треба вам пар дана пре него што јој будете могли да посветите пажњу.
Пробала сам овај приступ и схватила сам да људи цене да сам чак узела времена да се вратим у тако временски нагризено стање. Уместо да ме фрустрирају или да ме поново е-поштом пошаљу дан или два, тражећи одговор, пожелели су ми срећу и рекли ми да се пријавим кад ми то помогне.
3. „Волео бих да то покренем колега који је ван канцеларије“
То је још један ред на који сам наишао једноставно говорећи истину. Већина мог тима је била изван канцеларије пре неколико недеља, па сам морао одложити све одговоре који захтевају унутрашњу повратну информацију или одобрење.
Уместо да реагују као да сам им давао вожњу, људи су - опет - разумевали веома добро. Сви смо имали радне дане када су нам руке везане, а пошто сте поделили да не можете убрзати свој одговор, нема разлога да вас друга особа притисне да му пишете.
Правовремено одговарање на е-поруке вриједи за све који су укључени. То вам помаже да очистите примљене мапе и помогне другој особи да добије све потребне информације. И иако можда није увек могуће дати пун одговор, скоро увек је могуће нешто рећи. Дакле, прескочите напола замишљен или брзоплет одговор и одаберите линију која ће вам купити неко време. Осјећат ће ваш контакт као да вас заиста занима, и омогућиће вам да одвојите вријеме које је потребно за добар посао.
