Е-пошта је истовремено револуционарала наше професионалне животе и начинила их главобољом.
Са револуционарне стране, могућност слања људи правовременим порукама - и то у право време испред њихових лица - прилично је чудесна. Можемо се обратити другима не прекидајући им вечере, будити их у ноћи или натерати да се зауставе усред састанка, разговора или другог догађаја да нас препознају. Ипак, истовремено, схватамо да ће се наше поруке вероватно видети у року од неколико минута или сати од њиховог слања.
Међутим, на пуној главобољи, е-пошта је нарушила нашу квалитету живота, могућност да се посао и - за многе - сваки осећај благостања. Студије последњих година показују да просечан професионалац проведе до једне трећине своје радне недеље први у инбоку. За запослене професионалце који си не могу приуштити да одустану од једне трећине дневних сати, то се такође често претвара у много касних ноћних сати проведених кроз поруке, само да би се пробудили и нашли десетине нових управо тамо који чекају.
И након неколико месеци или година овог циклуса, можете замислити како би се особа на крају пријема ваше тако важне поруке е-поште могла осећати мало ситно са задршком пре него што је отворите.
Дакле, како можете користити овај алат у своју корист - било да је то активна потрага за послом или у свакодневном професионалном животу - без стварања рушевина у инбоку друге стране или због чега ћете се осећати закопаним?
1. корак: запитајте се: "Да ли је ова порука важна да бисте заслужили е-пошту?"
Будимо искрени. Разуман проценат белешки које шаљете (посебно страшни „шаљивци да ћу ићи даље и ЦЦ свима“ шармерима) вероватно није требало да се шаљу. Могли сте да скочите преко стола свог сарадника, послали сте му кратки текст или схватили шта вам је усамљено.
Пре него што паприком прскате земљу комуникацијом, запитајте се „Да ли то треба послати?“ И одмах након тога (под претпоставком да је ваш први одговор „да“), запитајте се: „Да ли је ово најбољи медиј за поруку која ми је потребна да пренесе?"
Ако је одговор да, наставите.
Корак 2: Добро искористите линију предмета
Ако желите да ваша порука буде повољно примљена, брзо је прочитајте и, ако сте заслужени, одговорите на то, урадите следеће: Стратегирајте директно из теме.
Уместо да бацате у неку криптичку, прекомерну употребу или досадну тему (нпр. „Праћење“ или „Питање“ или „Потребна помоћ“), зграбите особу здраво. Размислите о нечему попут: „Препоручено од стране Билл Смитх-а - улога менаџера маркетинга“ или „благовремени захтев-требате потпис до подне у четвртак“ Хецк, ако је ваша порука довољно кратка, целу е-пошту направите насловном линијом („Маи И Борров Иоур Оффице @ 2 ПМ данас? ”)
Ствар је овде у овом: Претпоставимо да ће ваш е-маил седети у гомили са гомилом других у пристиглој пошти примаоца. Увјерљива тема помоћи ће вам осигурати правовремено читање (и реагирање на њих).
Ох, и бочна напомена, резервишите "обележи ово хитно" опцију за заиста хитне ситуације. Најбржи начин да нервирате некога је „црвена застава“ нешто што је хитно за никога осим вас.
Корак 3: Олакшајте ствари другој страни
Као онај који прима 100+ е-порука сваки дан, радим јако напорно како бих олакшао живот људима којима шаљем е-пошту. И волим то као лудо кад раде исто за мене. Како, конкретно, то можете да урадите?
Прво, ако је ваша белешка више тачка информација него нешто на шта очекујете одговор, размислите да почнете са нечим попут: "Није потребан одговор - само сам хтео да вам кажем …"
То ће такође олакшати терет вашег примљеног сандучета, јер се друга страна неће осећати примораном да врати обавештење рекавши: "Хвала на овом" или "Порука је примљена."
Даље, држите ствар што је могуће краће. Прођите кроз лектиру и пређите на слање. Да ли је сажет? Можете ли изрезати све што није битно? Да ли сте кренули у непрестаном току мисли и завршили са есејем у 14 параграфа? Немојте слати нешто незграпно ако можете да добијете исту поруку са половином копије.
Такође, ако имате једну или две „не може пропустити“ тачке које покушавате да направите, размислите о подебљању тако да их рецензент види одмах. (Користите само његу - не желите да она изгледа као да вичете на особу.)
И на крају, радите као луди да све што вам је потребно за комуникацију ставите у један емаил, а не у пет. Повремено, „Упс! Заборавио сам прилог! "Или" Ох пуцај, још једна ствар … "штуцање се назива људским. Редовно слање три или четири поруке брзог пожара једној особи - јер нисте успели да сакупите своје мисли пре него што седнете за свој рачунар - неће се сматрати допадљивим.
Свакако, не бисте требали избјегавати да свима у потпуности пошаљете е-пошту, из страха да ће им се замјерити што сте се одважили да испуните њихов претинац. То је једно од најбољих алата за пословну комуникацију које имамо, посебно за оне од нас који радимо са људима у више временских зона.
Али примјена стратегије у вашем приступу - и уз поштовање примаоца - дефинитивно ће вам помоћи да максимизирате снагу поруке и шансе да добијете повољан одговор.
