Прекрасно је љето у петак ујутро, а ви сте позиционирани за рано бијег из канцеларије. Затим проверите пристиглу пошту и прелистајте. Можда се закуне. Ту је - наслов поруке црвене боје, ускличник је означио хитним. Ваш сан о сунчаном петком срећног сата на плажи топи се док сте читали захтев који је данас потребан у 16 сати.
Сви смо били тамо. Страшна ватра за ватру - уредски жаргон за непланирани, неочекивани, високоенергетски упад у ваш миран петак. Зато што се суочимо са тим, ватрене вежбе се никада не дешавају у право време, зар не?
Ове хитне ситуације не уклапају се само у ваше планове да одете рано у петак поподне - већ често остатак вашег списка обавеза исцепете на комаде. Одједном сте провели цео дан на једној ватри, док сте остатак одговорности пропали. Како то држите на окупу и пратите када ове бомбе падну на вашу продуктивност?
Без обзира где радите, ове хитне ситуације ће несумњиво бити део радног живота. Користите ове савете да им приђете са новом перспективом, како бисте кроз њих могли да се крећете ефикасније и брже опоравите - и у идеалном случају, избегавајте их у будућности.
Појасните задатак
Нема ничег горег од пробијања задатка за ватрогасну вежбу и затим му рећи: „Нисам баш оно што сам желео.“
Кад се брзо крећете, често заборавите да поставите питања која ће вам пружити јасну намеру за оно што бисте требали да доставите. А кад је ваш менаџер у паници, он или она такође не могу бити 100% јасни. Постављање добрих питања - као што је следеће - може вам уштедјети пуно времена:
-
Који је проблем који покушавамо да решимо? Ово ће вам помоћи да појасните шта би требало да буде крајњи исход. Пре него што се удубите, желите да будете сигурни да ће ваш рад решити проблем који се тренутно налази.
-
Шта је тачно могуће пружити? Да ли се очекује да направите слајдове, прорачунску таблицу, наратив или нешто треће?
-
Шта покреће потребу да се то испуни до 16 сати? Ваш шеф ће можда желети да га види до 16 сати - иако није до средине следеће недеље - тако да он или она имају времена да то размотри. Ако је то случај, може отворити прозор за преговарање временске траке.
-
Које још могућности имамо? Можда је већ урађен посао који се може преправити и ажурирати, уместо да се створи нешто испочетка.
-
Које су нам додатне информације потребне да то учинимо? Једном када вам дође до глава о хитном задатку, размислите о томе кога ћете још морати да укључите, а затим их доведите у стање приправности. Назовите Меган у рачуноводству с главом да вам требају бројеви или назовите Доринду у служби за кориснике да јој каже да јој треба да узме најновије податке анкете.
- Колика је прилика коштања пребацивања свих на ову ватрогасну вежбу? Обавестите некога шта ће данас пасти са вашег тањира због овог развоја догађаја. Ово ће вам помоћи да утврдите да ли би ватрогасна вежба заиста требало да буде ваш приоритет или да ли би неки ваш пројекат требало да вам држи пажњу.
Поново преговарајте о временској линији
Једном сам радио за менаџера који је био одлучан да превише испоручи руководиоцима. Да је имала три дана да нешто укључи, захтијевала би да све испустимо и то учинимо за неколико сати. Иако је тај брзи заокрет једноставно намијењен импресионирању виших прозора, нажалост значи ватрене вјежбе за све остале.
Ако сматрате да се ово можда дешава, разговарајте са шефом. Погледајте да ли можете преговарати о временској траци тако да то није потпуни пад продуктивности, али свеједно учињено на начин да он или она изгледају као роцк звезда. Ако можете да купите себи само додатних 24 сата, то вежба чини подношљивијим, а истовремено вам даје времена да присуствујете свом првобитно планираном раду.
Не пуцајте за савршенством ако "Фирст Пасс" успе
У мојој раној каријери ватрогасне вежбе биле су убица јер сам опседнут послом како бих обезбедио да је апсолутно савршен. Затим сам - након што сам провео неколико рунди преправљајући је - схватио да ватрене вежбе често захтевају само „први пролаз“ или грубу почетну пропуху.
Пре него што почнете да радите на ватри за ватру, проверите да ли ће посао завршити када завршите са тим. Ако то није за извршног директора или клијента (још увек), не опседните се њиме покушавајући га учинити савршеним. Ватрогасне вежбе често омогућавају први пролаз код нечега што се касније може ревидирати и усавршити.
Брзо опоравак
Противпожарне вежбе могу вас одбацити са оног на чему сте радили чак и након што завршите са хитним случајевима. Да бисте се брзо вратили на пут, увек држите при руци видљиву и листу обавеза у стварном времену. У зависности од тога како најбоље радите и какав таблет или паметни телефон користите, погледајте апликације попут тодоист, Гоогле Кееп, Ани.до, Вундерлист или ХабитРПГ да бисте пратили своје откачене задатке.
Док се бавите ватрогасним вежбама, померајте ставке према горе или доле по листи, зависно од тога шта још имате времена за постизање. Ово ће вам помоћи да се осећате продуктивно упркос губитку времена.
Такође је корисно да у стражњем џепу имате неколико испробаних хаковаца за продуктивност како би вам помогло да брзо повратите замах. На пример, можда користите Помодоро методу да поставите тајмер на 25 минута, а затим повежете све своје (битне) задатке повезане са е-поштом. Затим учините исто за телефонске позиве, а затим исто за припрему за састанке које имате следеће недеље. Сакупљајући и плугајући кроз сличне задатке, повратит ћете осећај да се ствари упркос ватрогасним вежбама изврше.
Извршите преглед након акције
Након што се очистио фигуративни дим, док је сећање свима свеже, поразговарајте са својим тимом о томе шта се догодило и зашто. Да ли тим има слепу тачку? Да ли се лоше планирање претворило у хитне случајеве? Да ли је то могло да се избегне?
Да бисте убудуће избегли ватрену ватру, ваш тим мора да се упозна са оним што се догодило и да схвати шта можете да предузмете да се то не догоди у будућности.
Разговарајте са својим шефом
Ако у вашој канцеларији постоји конзистентан образац ватрених вјежби, вријеме је за разговор другачије врсте. Размислите о томе да подстакнете шефа да испита образац и види шта он или она могу учинити да смање фреквенцију.
Будите чињенични и директни: „Цармен, у последње три недеље имали смо седам ватрогасних вежби које су извукле тим кључних приоритета. Као резултат, наши резултати на АБЦ пројекту су проклизали, а то не изгледа добро ни за нас ни за вас. Шта ми можемо учинити да смањимо ову зависност од ванредних ситуација и да дио овог дела уградимо у наш редовни план? "
Указујући на учесталост и трошкове ових вежби, можда ћете моћи да створите нови ниво свести. И ако имате стратегију за опоравак, нећете имати осећај као да сте провели цео дан наглашавајући оно што нисте урадили.
