Добио сам посао? Она која укључује рачунар, интернетску везу и сто?
Тада ћете вероватно написати роман вредан е-поште ове године - док се бавите са око 100 порука е-поште дневно.
Мислим да се сви можемо сложити: Преоптерећење е-поште достиже температуру. (А није добра грозница, попут дискоа или кукавице. Лоша грозница. Као тифус.)
Као и већина људи, и ја сам провео доста времена размишљајући о томе како организовати е-пошту, одредити приоритете и брже одговорити на е-поруке. Али у последње време размишљам о занимљивијем питању: Како да „обучим“ људе (нежно и љубавно, наравно) да ми прво пошаљу мање мејлова?
Ево три моје омиљене технике.
Да ли су то револуционарни концепти? Не баш. Да ли су здрави, разумни подсетници? Мислим да је тако. Ако се слажете, надам се да ћете ми послати е-пошту и рећи ми све о томе. (Само се шалим. Потпуно.)
1. Не одговарајте одмах на сваку е-пошту (или уопште)
Ово можда звучи контратуктивно, али када заиста уђете у њега, многи „хитни мејлови“ имају тенденцију да се реше без ваше помоћи.
Случај у ствари: Отприлике једном дневно, добит ћу језиву е-пошту од љупког клијента, колеге или купца који каже нешто попут:
"Алекс! Помоћ! Покушавам то учинити _________, али не могу се сјетити шта си ми рекао о _________. Можете ли ме поново подсетити? "
Отприлике 90% времена, ако сачекам сат или два и не радим ништа, та иста особа пише назад и каже:
"Алекс! Ура! Схватио сам. Моја грешка. Нема везе!"
Одабиром да тренутно не одговорите, „обучавате“ људе да буду самопоузданији - истовремено стварајући разумна, реална очекивања о томе колико ћете брзо моћи да одговорите.
Наравно, користите здрав разум. Ако радите на позицији за кориснике - а кључни елемент вашег посла је да брзо реагујете људима којима је потребна ваша помоћ - онда ће очигледно да ће ваша дефиниција „коме треба моја помоћ“ бити другачија од нечије друге.
Али без обзира какав посао имате, можете испробати следећи корак.
2. Креирајте аутоматски одговор с корисним одговорима на често постављена питања
Направите листу ФАК-а које вам људи шаљу, из дана у дан. Затим укуцајте своје одговоре у аутоматски одговор који људима пружа управо оно што им треба.
Врло је ефикасна, и опет шаље суптилну поруку да цените људе који су спремни да помогну себи.
Ево једноставног примера:
Хеј тамо!
Хвала на писању.
Ако читате ове речи, то значи да сам дубоко у колену у великом, узбудљивом пројекту - и нећу проверавати своју е-пошту неколико сати.
Али захваљујући магији е-поште, још увек вам могу помоћи, тренутно!
Ако шаљете е-пошту да бисте поставили састанак:
Користите мој алат за заказивање на мрежи овде. То је најбољи начин за закључавање времена.
Ако шаљете е-пошту да бисте добили ажурирање статуса на Пројецт КСИЗ:
Молимо погледајте овде ажурирану временску траку.
Ако имате крајње осетљиво време:
Молим те, звони моју ћелију на ### - ### - ####. Или дођите до мог стола на трећем спрату. Бићу около.
3. Одговорите на изјаве, а не на више питања
Ако закључите своје е-поруке са отвореним питањима попут ових:
"Шта мислите, када бисте требали да ручамо?"
„Да ли се сећате како да ажурирате веб локацију или вам је потребна помоћ?“
"Шта мислите, како би требало да наставимо одавде?"
Ваша питања ће генерирати само више порука е-поште, уз још више питања, која ће вам требати сталну мисао и пажњу.
Дакле, уместо отвореног питања, покушајте да е-пошту завршите са јасном изјавом, на пример:
„Идемо на ручак у 12:30. Видимо се у кафеу Луна. "
„Када сте спремни да ажурирате веб локацију, ево водича за ВордПресс и линк до смерница за брендирање наше компаније. Овде сам ако вам треба додатна помоћ. "
„Поново се повежемо за једну недељу. Назваћу те у 10х следећег понедељка. "
Ако оно што предложите не делује за ваше примаоце, добро, обавестиће вас! Али већину времена биће вам захвални на вашој прецизности. Елиминишете ментални рад ногу за њих - а да не спомињемо дуги низ непотребних поправки.
Да све збројим?
Ако желите обучити људе да вам шаљу мање (и бољих) е-маилова: Моделирајте понашање које желите да видите у свету.
Ако стекнете навику да шаљете е-пошту пријатељима и колегама тражећи савет о стварима које вероватно можете да имате само Гоогле, онда ће и други вероватно учинити исто.
Ако пишете дугачке, безизлазне, слагалице-слагалице, е-маилове, добићете одговоре који су подједнако мистични.
Али, ако сте промишљени и сажети, тада ћете подићи траку за све из свог круга - подучавајући друге како желите да се према њима поступа.
Дакле, будите јасан и доследан учитељ. Ваша пошта (и психа) ће вам захвалити.
