Састанци су скупи. Не зато што људе (очигледно) наплаћујете да присуствују, већ зато што користе време људи; вријеме које се може потрошити радећи многе друге ствари које стварају приход. У ствари, једна студија је открила да је понављајући састанак менаџера средњег нивоа коштао једну компанију 15 милиона долара годишње.
15 милиона долара годишње!
Да не спомињемо, такође морате узети у обзир припремно време као и време пребацивања контекста. Професорица Глориа Марк са калифорнијског универзитета, Ирвине открила је да је потребно просечно 25 минута да се радник врати на првобитни задатак након прекида.
Познавање ове статистике значи да се, када расправљам о томе да ли треба да сазовем састанак, запитам шта то вреди (буквално). Да ли је ово најбоља употреба свих времена, укључујући и моје? И не тако ретко, одговор је „не“.
Па, шта онда учинити? Лако! Пошаљите једноставан, али критичан емаил да бисте били сви информисани и на путу.
Шта треба укључити
Три су кључне ствари које морате да покривате:
- Логистика : зашто је састанак отказан и, ако се ради о понављајућем састанку, шта очекивати следећи пут
- Радња : било која критична радња је завршена или је у току
- Информације : било какве исправке или опћените БФИ-јеви за групу
Напомена: Не упадајте у замку да задњи ставите акционе ставке и логистику. Имати најкритичнију информацију навише омогућава вам се видети када колеге прелистају своју е-пошту. Ох, и бонус савет за вас: Ставите имена људи подебљаним, ако требају нешто да ураде да би се утростручили како би их приметили.
Узорак е-поште Како претворити састанак у имејл
- Позовите пет клијената за повратне информације о дизајну - Мариа
- Пошаљите временски план коначног маркетиншког плана на одобрење - Јасон
- Закључана је маркетиншка копија
- Довршен је ужи избор клијента
- Захтев за буџет упућен тиму за финансије
- Датум покретања потврђен (14. новембар!)
Можда се чини једноставно, али додавање е-поште са састанка претворене у вашу професионалну торбу трикова одличан је начин да повећате фокус и продуктивност свог тима. Кад поштујете вријеме других људи и увијек осигуравате да су сљедећи кораци јасни, вјероватно је да ће и други око вас учинити исто. А ко не воли сат времена да ради посао напорног дана?
