Превише клијената долази код мене у фази њихове каријере „Не могу више да издржим“.
Узмимо за пример Трицију која ме је обесхрабрила својим послом и њеном неспособношћу да управља. Радила је дуге сате - већина их је провела сједећи на састанцима и бавећи се стотинама е-маилова - а затим је журила у задњем тренутку да заврши маркетиншке кампање, које су се, чинило, увијек претвориле у ватрене вјежбе.
Менталитет "увек укључен" примакао јој се. И била је спремна да одустане.
Одмах сам видио да Трицији недостаје најважнија радна вјештина за коју вјерујем да сваки запослени мора имати: постављање приоритета и управљање. То јест, способност да јасно идентификујете најважније приоритете и да фокусирате огромну већину своје енергије и времена на те ствари.
Нажалост, иако често говоримо о управљању временом и продуктивности у канцеларији, вештина постављања приоритета често се губи. Као резултат тога, многи људи завршавају попут Триције: исцрпљени, фрустрирани и изгорели.
Ако вас осећа преплављеност прекомерним сатима и непрестано се премештате у досијее, ево неколико обавештајних знакова да ће вам можда требати да боље управљате својим приоритетима - и неколико једноставних начина да се вратите на прави пут.
Знак # 1: Верујете да је све важно
Ако погледате вашу листу обавеза и видите да је све подједнако важно, лако је постати преоптерећен обимом задатака, а не квалитетом вашег рада. Али узмите у обзир ово: Парето принцип сугерише да 20% ваших задатака производи 80% ваших резултата - а то значи да мали део вашег свакодневног рада заслужује већину ваше пажње.
У случају Трициа, она је прихваћала сваки позив на састанак који је примила. Али то није значило да су састанци вредни њеног времена или су јој помогли да оствари било који од својих примарних циљева.
Рјешење: Разјасните своје циљеве и циљеве
Радите са својим менаџером како бисте стекли кристално јасну представу о томе како ћете тачно оценити ваш рад (нпр., Да ли ћете бити прегледани на основу доларског износа који сте унели или нивоа задовољства клијената?). Једном када имате бољу робу у вези с производима, можете их рашчланити на седмичне циљеве.
На пример, ако је ваш крајњи циљ да остварите нове приходе, онда би ваш главни фокус требало да буде на праћењу вођа које сте постигли на сајму и изградњи односа са потенцијалним купцима - а не да трошите сате сваке недеље помажући у планирању следећег сајма.
Док свакодневно доносите одлуке о раду, запитајте се: „Како ће ми ово приближити своје циљеве?“ Ако то не учините, одложите то и наставите даље.
Знак бр. 2: Потрошите вас радије, а не достигнућима
Да ли сте икада започели са списком на почетку дана, осећали сте се запослено цео дан, али сте оставили осећај као да нисте ништа урадили? Фрустрирајуће, зар не? Трициа је сигурно била заузета, али није пуно постигла.
У стварности, вероватно сте урадили много ствари са малим приоритетом - попут кликовања кроз неважне е-поруке, седења кроз неефикасне састанке или обављања малих задатака који не померају ваш важан посао према напријед. Можда сте провели дан на пројектима помажући свом шефу или колегама, али не радећи свој посао.
Решење: Направите дневни план и придржавајте се га
Направите дневни план који почиње са заказивањем вашег најважнијег посла. Те приоритетне активности прво се покваре у вашем календару, пре него што чак и помислите да урадите било шта друго.
Вероватно ћете испунити одређене задатке када им одредите одређени датум и време. Ако вам је е-пошта стално смета, искључите је и проверите само у два или три дана сваког дана. (Кад сте укопани у посао и одвратите пажњу читајући е-пошту, потребно вам је 64 секунде да се опорави фокус. Размислите о томе: губите више од минута драгоценог времена за сваку поруку е-поште коју прочитате док сте у усред важног посла!)
Знак # 3: Кад дођете до важног посла, одвлачите се
Чујете непрекидно „брисање“ долазних порука е-поште, текстова и тренутних порука и осећате се присиљенима да завирује. Стално вас ометају позиви сирене с друштвених медија. Прокрастинација вас спречава да започнете, а перфекционизам вас спречава да завршите. И грешно мислите да више задатака добијате више посла у исто вријеме. Звучи познато?
Вишекратни посао је до одређене мере неизбежан, али запамтите: Иако сте у могућности да сузите свој посао на најважније задатке, нећете моћи да направите никакав напредак ако се не можете довољно дуго фокусирати да их завршите.
Решење: Развијте своју способност да се фокусирате
Једном када будете јасни о приоритетном послу који треба обавити, научите како да постигнете и останете усредсређени на те задатке. Испробајте ове стратегије преласка:
1. Комадите свој рад: Помоћу технике Помодоро закажите 25 минута времена за рад на приоритетним задацима. Не дижите поглед док се не заврши, а онда направите кратку паузу. Поновите четири пута, а затим направите дужу паузу.
2. Скупите свој рад: Групирајте сличне задатке заједно у временским блоковима календара, тако да можете да се фокусирате на једну ствар и то довршите. Активности попут обраде е-поште, узвраћања телефонских позива или прегледа докумената могу се групирати и обављати у пакете.
3. Зауставите више задатака: На крају ће сваки задатак трајати дуже - и тиме ћете компромитовати квалитет свог рада.
Док пролазите кроз дан, вршите честе провере стварности: Зауставите се сваки сат и брзо се запитајте: Да ли је последњи сат допринео мојим најважнијим циљевима? Ако не, обећајте да ћете побољшати следећих 60 минута и почети поново. Ако свакодневно обављате проверу реалности, никада нећете дозволити да вам оде цео дан.
Коначно, пратите свој успех. Завршите сваки дан прегледом онога што сте постигли и како вас је то усмерило према вашим најважнијим резултатима. Ово олакшава пуштање других - небитних - ствари.
Када сте спремни да преузмете контролу над својим радним животом, имајте на уму да се не ради о управљању временом или продуктивности. Поанта није у томе да се све заврши - то је да се обавља најважнији посао. Волио бих имати на уму савјет Бриана Трација: „То није вријеме које проводите у цјелини, већ колико времена проводите радећи на задацима високог приоритета.“
