Као менаџер, један од најважнијих ресурса који имате имате је извршни или административни асистент. Он или она могу одржавати вашу канцеларију у реду, распоред вожње и узети неке дневне обавезе са вашег тањира.
Али, њена делотворност има много везе са вама - колико је добро тренирате, делите своја очекивања са њом и дајете јој повратне информације. Потребно је размишљање и планирање стварања окружења у којем помоћник може добро обавити свој посао (посебно за оне од нас који смо навикли да све радимо сами!).
Без обзира да ли сте нови у менаџменту или не, ево добрих подсетника о томе како да искористите овај драгоцени ресурс.
1. Наоружајте га или успејте за успех
Ваш административни помоћник је ту да вам олакша живот - али то неће моћи да уради ако не зна како, тачно, може да вам помогне. Од почетка, осигурајте јој довољно времена, обуке и ресурса да се одликује. Дајте упутства о томе шта вам треба и када вам је потребно, заједно са конкретним примерима онога што тражите. Ово је нарочито тачно ако је ваша помоћница нова - али признајте да, чак и ако је ветеран, можда бисте желели да ствари буду направљене другачије него што је то чинио њен последњи шеф. Јасноћа и пружање основа поставља вас обоје на ефикасност и успех.
2. Изградите однос поверења
Планирајте да се редовно састајете са својим помоћником како бисте разговарали о тренутним пројектима и ажурирањима статуса. Ако јој кажете шта се дешава на другим нивоима компаније, помоћи ће јој да схвати како се њен рад уклапа у ширу слику. А кад буде могла више да цени шта радите, моћи ће да идентификује додатне начине како да вам помогне у испуњавању ваших циљева.
3. Дајте повратне информације (и узмите их)
Ако ваш помоћник уради нешто што није у складу с вашим очекивањима, немојте се само исфрустрирати - покажите где сте били незадовољни и понудите предлоге како се то у будућности треба другачије поступити.
Оно што је једнако важно јесте отварање за њену повратну информацију. Компанија је са њеног становишта различито место, па јој дозвољавање да отворено дели своје мисли и предлоге може вам дати драгоцене увиде. Осим тога, можда имате лоше навике које не схватате - на пример, дајући контрадикторне усмене и писмене инструкције или не дајете довољно обавештења када желите да буде резервисана велика сала за конференције - коју можете изменити како бисте оба живота знатно олакшали.
4. Покажите своју захвалност
Сјајан асистент вам олакшава радно оптерећење и чини се да изгледате добро, зато будите великодушни са похвалама када то стигне. Састанак особља или канцеларијски догађај је сјајно место да јавно покажете своју захвалност, али исто тако никада не превидите прилику да искажете захвалност једноставним, вербалним „сјајним послом“. Такође, можете га обрадовати повременим капућином или паром карте за филм. Добар послодавац зна да срећни запосленици знатно олакшавају живот шефовима!
5. Нека то буде професионално
Осим ако то није наведено током разговора за посао, све што тражите од административног помоћника треба бити директно релевантно за корпоративну мисију. Иако нудити кафу клијенту или преузети уредски прибор на повратку са ручка није атипичан захтев, ствари које треба да ураде као што је резервација следећег стоматолошког састанка или наручивање предстојећег читања за ваш књижни клуб је ваша одговорност, а не њена. . Унајмљена је да вам помогне у професионалном царству - па тако и наставите.
Запамтите, што више помажете свом помоћнику да добро обавља свој посао, то ће вам бити лакше да вам помогне око вашег. Будите најбољи менаџер који можете бити, и поставићете обоје за успех.
