Од оловака до залогаја до канцеларијских трачева - када седнете пет стопа даље од свог сарадника, дељење свега је прекривање. А ипак, да бисте разговарали о коначним детаљима презентације коју ћете саставити за 30 минута, ви ћете јој послати е-маил? Несто није у реду са овом сликом.
Е-пошта, конференцијски позиви, мрежни календари и апликације за ћаскање помажу нам да будемо у контакту и пратимо када смо далеко далеко. Међутим, алат је подједнако ефикасан као и рука која га држи. Знајући када требате да користите сваку од апликација које су вам на располагању и како да их најбоље искористите често чини разлику између изгубљених сати и испоручених производа.
У Блинкист-у радимо на томе да читање и учење учинимо ефикаснијим, тако да је рационализација у нашем ДНК-у. Када смо приметили да комуникација постаје неефикасна чак и у нашем малом тиму, кренули смо у откривање шта се догађа што нас је спречило да радимо најбоље. Открили смо да бисмо оптимизацијом начина на који користимо свакодневне алате могли учинити много више.
У наставку идентификујемо четири уобичајена алата која вероватно такође злоупотребљавате и како можете да поправите образац.
1. Емаил
Тхе Фумбле
Колико год је е-пошта једноставна, постоји пуно начина да се погрешно схвати: употреба е-поште као средства за дугу расправу и за одговоре од једне речи који би се могли занети или пренијети лично, за почетак. И колико је примамљиво да користите свој ланац е-поште као место за опсежну аргументацију документације, е-пошта није место за критичке дискусије око детаља пројекта. Оно што радите у свакој од ових случајева је додавање компликација и заостајања у вашим активностима и активностима прималаца.
Поправак
За важне или хитне задатке, упознајте се лицем у лице како бисте брже решавали проблеме и брже добијали одговоре. Радећи уживо, ви не штите само своје време, већ помажете и својим колегама. Ако сви знају да хитне вести никада не стижу путем е-поште, нема разлога за стално освежавање улазне поште и људи се могу фокусирати на то да уместо тога учине ствари.
Замислите е-пошту као начин да покренете дискусију или одредите дневни ред, па када седнете са својим тимом да учините магију, то се може.
2. Конференцијски позиви
Тхе Фумбле
Конференцијски позиви су лепи - можете их обављати било када и било где - али зато што се осећају лежерније од личних састанака, могу такође да изазову проблеме са ефикасношћу.
Прво, будући да се осећају неформално, превише је људи да се увуку у њега. Резултат је да уместо да могу да приступе критичком послу само они који раде, ваш тим је заробљен у састанку сумњиве корисности.
Друго, лако је занемарити да, иако се могу чинити лежернијим, могу врло ментално опорезивати. Конференцијски позиви захтевају припрему и интензивно слушање, што вам изузима велики залогај од ваше свакодневне концентрације. Закажите једну прерано ујутро и то вам може усмјерити фокус током дана. Оловите га након неколико сати, а ви ћете се бавити даном одређеним ишчекивањем вашег касног поноћног радног састанка.
Поправак
Прво, имајте на уму да не морају сви бити позвани. Уместо тога, укључите људе који су обавештени о пројекту и који су критични сарадници. Нека једна особа на састанку води белешке и дели са остатком тима како би се остали могли фокусирати на посао.
И запамтите да мудро бирате време свог позива. Кад год је то могуће, не планирајте конференцијске позиве прво ујутро или касно у ноћ. Проналазећи време између тога, заштитићете свој фокус.
3. Цхат
Тхе Фумбле
Интер-оффице разговор, посебно за компаније које се налазе на више спратова или на различитим локацијама, је врло користан сурогат за лице лицем у лице: дешава се у реалном времену, омогућава тренутни пренос датотека и олакшава спонтаност. Али као и код конференцијских позива, и саме врлине разговора су његове мане.
Главни проблем са канцеларијским ћаскањем је тај што се људи осећају слободнијима да пишу питања без покрића, јер их технички не прекидају - прималац и даље може да одабере да ли ће одговорити или не. Ствар је у томе што смо реактивна бића и осећамо да требамо зауставити оно што радимо и присуствовати људима који нас пингују. Иако је ваша намера да се ступите у контакт четом бити неупадљива, имате малу контролу над тим да ли је рад колеге прекинут. Ако види обавештење о поруци, велике су шансе да ће је потражити. Чак и ако не одговори искрено, део њене пажње сада ће бити преусмерен вашом примедбом или питањем.
Поправак
Уопштено, цхат треба да се користи само за брза питања која вас спречавају да идете даље са својим радом или да одредите време са колегом да разговара о већем проблему. Све друго, ставите у е-пошту како не бисте узнемиравали колеге.
А ако сте на крају пријема превише ћаскања? Искључите обавештења баш као што бисте то урадили путем е-поште. Многи сервиси за ћаскање омогућавају кориснику да постане „невидљив“, што је леп начин да останете умешани (нарочито ако сте део непрестано ажурираног групног ћаскања), а да притом не морате да одговорите.
4. Календари
Тхе Фумбле
Број 1 који злоупотребљавају људи са својим календарима третира их као спискове обавеза. Ако погледате свој календар и видите било шта што личи, „покупите млеко“ или „закажите фризуру“, време је да поново размислите о томе како га користите.
Друга злоупотреба календара је да је не користите да бисте заштитили своје време, а не само да га организујете. Кад вам се обрати предлог за нови пројекат и календар вам каже да можете да га уклопите, имајте на уму да то не значи да треба да радите. Важно је да прво погледате своје циљеве и вредности.
Поправак
Циљ је да ваш календар остане свети простор за састанке и догађаје који су везани за одређени датум и време или укључују људе који нису само ви. Можете почети да мењате поступке календара са списком обавеза за задатке попут позивања лекара или брања цвећа. Прецртавање малих задатака неизмерно је задовољавајуће, и стављањем на списак управљивог листа попримаће другачији карактер - онај који вам омогућава да их видите како се уклапају у важне догађаје, а не да сами себи постану догађаји.
И не заборавите да нове могућности увек ускладите са својом улогом и својим циљевима. Све што се овде и сада не подудара или по вашој жељи за будућност не припада на доцкет (или у ваш календар).
Са само неколико једноставних подешавања, можете користити алате који су вам на располагању да бисте учинили више. Поделите ове савете по канцеларији, а цело радно место биће вам много ефикасније пре него што то знате!
