Као што сви вероватно до сада знате, ја сам огроман геек из е-маила. Без обзира да ли желите да организујете пошту, очистите га преко викенда или проведете пролећно чишћење, ја сам ваш пријатељ. Али постоји једна ствар о којој још нисмо разговарали: како се носити са појединачним е-маиловима када уђу.
Ево га. Најбољи начин да преузмете контролу над примљеним поштом је да донесете одлуку шта ћете урадити са сваком е-поштом први пут када је видите, уместо да је само погледате и обећате да ћете се касније позабавити. То има две предности: Притом осигурава да се претинац пристигле поште не претвори у неред у нереду и штеди вам време тако што не морате да гледате исту е-пошту више пута.
Звучи тешко, али није - потребно је само планирање и неколико једноставних питања. Хајде да почнемо.
Изаберите време
Прво, осим ако ваш посао захтева да одмах одговарате на поруке е-поште, препоручујем вам да свакодневно прођете кроз све нове поште у неколико задатих времена. Ово време може бити сваки дан другачије, оно мора бити намерно: На пример, данас ћу издвојити од 9-10 ујутро да прођем кроз инбок, а затим ћу га поново погледати од 4-5. У међувремену ћу скенирати важне поруке е-поште, али остатак ћу игнорисати.
Знам да је ово тешко учинити (и да, знало се да кликнем на ГИФ који иде около!), Али ако се придржавате овог распореда, схватићете да је пролазак кроз ваш инбок много мање неодољив. А да и не спомињемо, имаћете великих деоница времена да заправо дођете до стварног посла.
Запитајте се ово
Следећи корак је пролазак у вашу примљену пошту, читање сваке поруке једне по једне и постављање овог брзог списка питања за сваку поруку:
1. Да ли је потребно да добијем овај е-маил?
Знам да звучим као неисправна плоча, али сваки пут бисте се требали питати. Добар је подсетник да се одјавите, филтрирате и уклоните са листа и билтена који вам нису потребни. Смањивање е-поште увек је добитак у мојој књизи.
2. Да ли уопште морам да одговорим на ово?
Изненађујуће је да одговор није увек да. Ако се ради о информативној е-пошти или групној е-пошти која не захтева ваш одговор, прочитајте је, забележите све корисне информације, а затим је архивирајте или архивирајте.
3. Да ли сам права особа да се суочим с тим или бих то требао предати?
Слично томе, запамтите да не требате да носите терет да радите све што се тражи од вас. Знате на шта мислим: они бројеви које сте користили за повлачење све док нису запослили млађег аналитичара, али да вас шеф стално пита, умјесто тога, заказивање путовања које би заиста требало да прође кроз неко друго одељење, број крњења за које вас питају иако то није у опису вашег посла. Пренесите те периферне задатке правој особи, а не само да ћете очистити мапу са примљеним сандучићима, већ ћете оставити више времена за обављање вашег основног посла.
4. Да ли су ми потребне информације од некога другога да бих могао одговорити?
Ако је овде одговор да, питајте ту особу за информације сада како бисте могли да померате е-пошту са вашег тањира. Можда желите да одговорите тако да обавијестите пошиљатеља да радите на њему и направите биљешку да се јавите са особом коју чекате за неколико дана. У међувремену, пошаљите е-пошту или користите Боомеранг како бисте га вратили у инбок у право време.
5. Могу ли одговорити на е-пошту управо сада - за мање од 5 минута?
Овде се већина људи диже. Добар број е-маилова не захтева додатне информације од вас или било кога другог и на њих се може одговорити прилично брзо. Ако је то случај, одмах одговорите на е-пошту; уштедеће вам време поновног читања, обраде и размишљања о њему други пут. Бонус: Што пре одговорите на е-маил, то је прихватљивији супер кратак одговор.
6. Да ли је хитно?
Хитност је нажалост изван ваших руку, тако да ако је хитна пошта хитна, одлучите да ли желите да се бавите са тим одмах или се побрините за то када завршите са чишћењем мапе пристигле поште. Залажем се за ово друго, јер ћете мало прекршити корак ако пређете са неколико минута на сваку е-пошту на копање у једној проблематици.
Бавите се остатком - под вашим условима
Па шта је са осталим? Ако вам је на е-маил потребно више од пет минута одговора и није хитно, одлучите када је најбоље време да се бавите тиме.
Ја обично рјешавам поруке е-поште за које је потребан дуги писани одговор на крају прегледа моје примљене поште. Или, ако имам напоран дан, преусмерим их на дан када мислим да ћу имати више времена. За поруке које захтијевају више посла (састављање исцртавања, извршавање неког Екцел броја бројева), те задатке стављам на своју листу обавеза и планирам их да временски не поштују е-пошту у свом распореду.
Савет стручњака: Да бисте овај процес прошли још брже, подесите своју е-пошту тако да се након што решите са једном е-поштом и пошаљете је или избришете, пребаците директно на следећу у примљену пошту, уместо назад у списак мејлова. (За Гмаил, то можете учинити путем опције Ауто-Адванце у Гоогле Лабс.) Тиме ћете осигурати да прођете кроз све своје е-поруке, уместо да трошите време на одлучивање на коју поруку да обратите пажњу следећи!
