Знате како то иде. Е-пошту започињете свом шефу, колеги, клијенту или ХР директору одговарајућим поздравом. Прелазите свој Тс и исписујете свој Ис, а поруку закључујете формалним потписом, попут „Најбоље“ или „С поштовањем“.
Прималац е-поште одговара истом формалношћу, обраћајући вам се стандардним поздравом, а затим напише неколико граматички звучних одломака пре него што је омотницу са сличним потписом; можда су то „Поздрави“ или још лежернији „Наздравци“.
Будући да та порука захтева одговор од вас, настављате да се играте заједно са оним што мислите да је професионалан начин - откуцајте цео поздрав (поново), састављајући тело поруке, а затим закључујући са „Све најбоље“. То настављате и након вишеструких пребацивања уназад и назад, иако се то на крају чини потпуно бесмисленим и чак помало неспретним.
Осим ако не радите у супер тврдој канцеларији, где су чак и ускличници замршени, морате се добро одрезати формалног говора, посебно ако је комуникација са шефом или колегама током радног дана честа појава.
Чим вам постане природно да запишете "Здраво", пријатности и сувишне "Хвала", урадите то. А да бих вам помогао да се заиста осећате добро у ствари радећи ово (а не као чудовиште етикета), смислио сам неколико смерница.
1. Слободно пратите одијело
Иако је могуће применити све размене ако је то оно на шта сте навикли или зато што сте научили, пуно времена то једноставно није неопходно. Обратите пажњу на знакове вашег радног места или ћете једноставно испасти. Ако вам газда проследи е-пошту са нечим више од белешке о бацању погледа да видите да ли вас то занима, а ви одговорите службеном поруком, обећавам вам, да не освајате ниједан бодовни преглед - само сте зачепљени упишите своју примљену пошту и занемарујући како ваш тим управља повременом преписком. Или, ако је ваш колега почео да комуницира с вама на лежеран начин (без да вам се обраћа именом или укључујући званичан одјавни поступак), прихватите то као ваш знак да бисте одговорили у натури.
2. Пребаците га према горе (у зависности од кога причате)
Није важно да ли је ваш последњи шеф јасно рекао да је усвајање неформалног тона недопустиво; не радиш више за њу. Иако, реч за опрез, само што дођете до тачке у којој сте испунили „најбоље“ са својим руководиоцем не значи да би требало да потпуно избаците реч из свог речника. Ако редовно разговарате с неким кога никад нисте упознали и веза је формалнија него не, немојте се тако брзо одјавити без одговарајућег затварања, посебно ако сте на огради како да поступите. Грешке на страни опреза увек ће бити звучан савет.
Знајте ово: пребацивање се не односи само на различите људе. Чак и ако се преписка с једном особом формално покрене, дозвољено вам је да ускочите у садржај теме када разговарате о ставци преко дуге нити за е-пошту - уместо да се мучите са поздравима или одјавом.
3. Размислите о времену
Ако одете на одмор недељу дана и вратите се у канцеларију са списком питања за свог шефа, с којим нисте разговарали или видели од када сте отишли, вероватно је најбоље да прву е-пошту започнете лепом угодношћу као што је „Добро јутро“, „Надам се да сте били добро“, или, ако је ваш менаџер био онај на одмору, „Добродошли назад“ - чак и ако ви и ваш супервизор обично прескочите поздрав или разговор. Протекло време замишљања је такође важно за размену са спољним клијентима или продавцима. Ако сте у контакту једном недељно или само неколико пута месечно, можда ће бити прикладно да почетну поруку започнете након што прође одређено време са уводом „го-то“ и одговарајућим закључним потписом.
Месечна база за додир са старијим чланом вашег одељења такође може тражити да се више наклоните конзервативнијем писању. Ако та почетна порука резултира значајним помаком и назад кроз пар дана, онда је вјероватно у реду смањити формални фактор, посебно ако је друга страна то учинила.
На крају, морате одредити тон и структуру ваших одлазних порука. Могу вам рећи једно, али лично никад нисам сматрао проблематичним када неко са ким редовно разговарам одлучи да одустане од стандардног отварања и затварања; у ствари, сматрам помало олакшањем што можемо једноставно наставити кад кажемо оно што смо дошли преко интернета. Приступање е-пошти често је прикладно само за одређену тачку - и мој је предоџба да ћете знати када треба да се уклоните са формалношћу.
