Направили сте оно што сматрате савршеном поруком е-поште. Пријатан је - али не превише љубазан. Добро је организован са подебљаним пресецима и мецима. Чак сте се за добру меру бацили укусним емојијима.
Притиснете „пошаљи“ на то ваше ремек-дело и сачекате да се неизбежни одговори почну појављивати. Чекате сат, затим четири сата, затим два дана. Све што сте чули као одговор на вашу савршено одлицну поруку? Цврчци - и звук властите фрустрације који одјекује у вашем мозгу.
Оно што даје? Мислили сте да поштујете сва испробана и истинита правила е-поште. Четвороструко сте проверили да ли сте је послали правим примаоцима. Чак сте је прочитали 800. пут како бисте били сигурни да ништа не може бити погрешно схваћено као грубо или пасивно агресивно. Па зашто онда заузврат добијате само радио тишину?
Успорите - можда га превладате. У ствари, могло би се догодити да ваш емаил буде предуг.
Предуго?
Да ли сте узбуђени када морате прошетати е-поштом која је толико густа да вам пружа руку да се толико помичете? Вероватно не. Вероватно је да се и примаоци осећају на исти начин.
Према истраживању које је провео екстензија е-поште, Боомеранг, идеална дужина је негде између 50 и 125 речи. Поруке у том распону донијеле су стопу одговора изнад 50%.
Како тачно изгледа та дужина? Погледајте према горе "Предуго?", А затим зауставите очи управо овде . То је 87 речи, што је замах у средини распона у којем желите да будете.
Боомеранг је открио да је стопа одговора пала са 50% за е-пошту са 125 речи, на 44% за е-маилове од 500 речи. За поруке које су биле невероватних 2.500 речи или више? Стопе одговора попримиле су прави смисао - испод 35%.
Схваташ шта сам мислио? Оне дугоношне поруке које сте визали вероватно ће људе досадити до суза. Боље је да ствари држите кратким (али не прекратко - ипак желите да останете изнад тих 50 речи).
Како смањити своју е-пошту
„Али, све што кажем је изузетно важно“, мрмљате себи тренутно. Верујте ми, схватам - и сам могу бити присебан писац. Међутим, откад живим низ низ слова, успео сам да научим неколико трикова и тактика које ми помажу да дужим контролу.
1. Потражите Цоммас
Ово је један од мојих најдражих трикова које користим када знам да морам да сложим мало писања. Прегледавам читав комад, држећи очи огуљене од зареза. Иако се често могу укључити у спискове, наћи ћете их и након пуно кратких уводних фраза (већ сам их користио у овом самом чланку).
Када покушавате да ствари буду кратке, ове фразе се могу лако уклонити - а да не жртвујете укупну поруку. Од фраза попут: "Само да будем јасан", до "У случају да се питате", па све до једноставног, "Не треба рећи", они су непотребни квалификатори који узимају само драгоцену некретнину.
2. Уклоните придеве и налоге
Брисање цветних придјева и бескорисних приговора из ваше неугодно дуге адресе е-поште може апсолутно да га учини краћим. Желите пример? Уклоните их из прве реченице и остало вам је: "Брисање придјева и приговора из е-поште може га учинити краћим."
Да, могу вам донети мало пријатељства и разговорни тон вашим порукама. Али, када желите да смањите број речи, оне би требале бити једна од првих ствари. Уосталом, потпуно је могуће писати краће поруке е-поште, а да се не слегну хладно или непристојно.
3. Прочистите свој фокус
Ако прођете кроз та два корака и даље се нађете изнад границе од 125 речи, можда бисте покушали да покријете превише. Да ли би вам било боље да ствари поделите на различите, краће поруке?
Уместо да целом тиму пошаљете рунду која говори о детаљима вашег недавног пројекта, тражи идеје за пикник компаније, а такође подсећа све да долази рођендан вашег шефа, одаберите једну тему и држите се тога. Не само да ће ваш емаил бити краћи, већ и организованији.
Узми то од мене, знам да скраћивање вашег писања није увек лак задатак - постоји разлог што је Вилијам Фаулкнер то назвао „убијањем својих драгих“.
Ако се и даље борите да не избегнете писање рата и мира , запитајте се: Ако је ова тема толико масовна, да ли је најприкладније за е-пошту? Или да ли би требало да подигнете телефон, закажете састанак или чак креирате Гоогле документ док би сви могли да сарађују - уместо да затварају све поштанске сандучиће?
Ако се претходно узмете у обзир уз ова три савета, ваше е-поруке ће бити кратке, до тачке и - што је најважније - на њих.
