Тамо има пуно талентованих административних асистената. Упознао сам многе људе, и мушкарце и жене, који су каријеру започели као извршни помоћници, руководиоци канцеларија или административни координатори, развијајући своје таленте за планирање догађаја, управљање пројектима и клијенте-цонциерге у добро плаћену каријеру. Ова врста посла је важна и одржава пословање непрекидним.
Ја, додуше, нисам административни асистент - нити сам посебно талентован за ове административне задатке. Одлична сам са клијентима, али када је у питању координација путовања и превоза више људи, ја нисам ваша девојка. Пријатељски сам расположен, али мој глас, сличан тону као онај десетогодишњака, не подноси се професионалном понашању телефона. Природно не знам колико килограма кромпирове салате наручите за ручак са 20 особа. У ствари, никад нисам планирао велику забаву - моја мајка је планирала цело венчање.
Па ипак, често се претпостављало да ћу на послу преузети административне дужности - правити белешке, наручивати ручак, правити копије - јер сам једина жена укључена у пројекат. Многе професионалне жене су са мном поделиле слична искуства. Заправо, бивша колегиница у издавачкој и медијској индустрији недавно ми је рекла да су јој колеге мушки узели здраво за готово да ће послати позивнице за календар, да резервишу собе за састанке и да воде белешке за пројекат са одељењем. Она је виши директор и има преко 15 година искуства, што је изнад или у односу на колеге.
Оно што још више узнемирује је претпоставка да су жене некако спремније за такве ствари него што су њихове мушке колеге. Иако смо постигли толико много напретка, неки (иако, наравно, не сви) старији колеге мушкарци не могу се пољуљати у уверењу да смо ми мушкарци само бољи у прављењу белешки и слању позивница.
Оклевам да напишем део „како“ о бављењу овом ситуацијом, јер одговорност за преношење културних традиција не би требало да пада само на један пол. Али, ако сте попут мене, морате имати посла (стварни посао, посао за који сте плаћени) и тај проблем требате закуцати у пупољку док се дешава. Дакле, признајући да су то краткорочни поправци проблема за који ће бити потребно више од неколико радних дана да се исправи, ево шта је мени успело.
1. Запитајте се: Да ли је ово тренутак „Све руке на палуби“ или је ово неприкладно?
Не смета ми што се сналазим током ситуације "све руке на палуби". На пример, тренутно радим за мали стартуп и, као резултат величине и буџета компаније, преузео сам одговорности које се односе на пословање, финансије и кадрове које од маркетинга обично не би биле потребне некоме. Не сматрам ове додатне одговорности неприкладним, већ положеност земље у стартуп свету.
Ако, с друге стране, установите да чланови вашег тима више пута траже од вас (уместо других једнако способних професионалаца, а посебно уместо ваших мушких колега) да се побрините за административне задатке који нису повезани са вашим положајем - као што су наређивање или узимање ручка - пређите на бр. 2.
2. Не постављајте преседента
На једној од мојих првих позиција ван дипломских школа, понудио сам да покупим ручак за свог шефа првог дана. Трудио сам се да будем симпатичан, али сам несвесно поставио опасан преседан: Након тога тражио је да му све време понудим ручак.
Нема ничег лошег у томе што сте пријатељски и услужни, али постоји пуно начина да се изрази спремност да пређете и назовете дужност, осим трчања личних налога или скакања горе кад некоме треба нешто ФедЕкед. Учите се из моје грешке и размишљајте дуго и тешко пре него што кренете овим путем.
У ствари, можете да поставите преседан који нећете: Ако сте у пројектном тиму који му није додељено управно лице, одвојите време током почетног састанка за планирање да бисте директно одговорили на питање ко ће водите рачуна о организовању састанака, штампању докумената и тако даље. Препоручите од почетка да се ови задаци поделе међу свима или да се чланови тима измењују.
3. Научите их како ловити рибу
Циљ волонтирања за испуњавање административних задатака требао би бити показати своју спремност за сарадњу и обавити посао, а не показати да једноставно радите посао за друге људе. Имајући то на уму, ако установите да вас колеге више пута траже да скенирате, факсирате, копирате или закажете састанке, једноставно реците: „Дозволите да вам покажем како да то урадите тако да не морате стално да ме питате. Заиста је лако. "А онда их прођите кроз поступак.
Ово ће обесхрабрити особу да поново тражи ову услугу и умањиће блесаво осећање „Само сам толико беспомоћан и лош са технологијом, зар није слатко?“ Који често прати ове захтеве. Ви и ја знамо да такви задаци не захтевају магичне моћи, само неколико минута времена. А говорећи о времену:
4. Издржите часно време
Ако вас колега тражи да копирате и саставите гомилу докумената на 40 страница, он од вас тражи да посветите време задатку који би многи могли да ураде уместо да раде на вашим стварним пројектима, што, вероватно, само ви можете да урадите.
Свештеничке активности су Важно је, али то не значи да о њима морате водити рачуна из дана у дан. Имате још један посао који треба обавити, а одузимање времена од тога могло би имати штетне ефекте. Ако ваш учинак пати јер сте превише времена потрошили на административне задатке, ваш менаџер ће то видети као немогућност ефикасног постављања приоритета. Такође можете да пошаљете поруку да заправо више радите на пословима везаним за пословање. Сјетите се, умјесто тога, да би свака "необавезна" одговорност требала бити прилика да покажете своје способности, професионално се развијете или покажете свом менаџеру да свјесно размишљате о својој будућности са компанијом.
Не могу довољно да нагласим да нема административног рада. Али ако нисте у административној улози, нема разлога да ваше колеге захтевају или претпостављају да сте подразумевани администратор само зато што сте једина жена у конференцијској сали. Устаните за себе и вратите се послу.
