Колико често вам није успело да прођете кроз вашу листу обавеза?
И не, укључујући „Напиши списак обавеза“ само да бисте себи дали нешто за прекривање не рачуна се као победа.
Наравно, није увек ваша грешка - свака ватра пожара која се појави само наставља да ваш списак буде све дужи и дужи.
"Превише смо заузети кроз живот, покушавајући да држимо куглице у ваздуху и главе изнад воде: Да ли постоји бољи начин да то учинимо?", Каже Маура Тхомас, оснивач РегаинИоурТиме.цом и аутор књиге Персонал Тајне продуктивности .
Испада, постоји - ако узмете напојницу од Двигхт Д. Еисенховер.
Популаризирао га је Степхен Цовеи, али на основу принципа продуктивности бившег предсједника, Еисенховер Матрик вам помаже да категоризирате своје задатке према њиховој важности и хитности како бисте могли одлучити гдје да усмјерите енергију.
Поредајући задатке у једну од четири јасно дефинисане категорије, Еисенховер матрица вас приморава да процените шта заиста вреди вашег времена - а шта можете делегирати или чак потпуно забранити.
У наставку нудимо примере врста активности које спадају у сваку категорију. Погледајте како бисте поделили своју листу обавеза; а затим следите Томасове савете како се борити против сваке врсте да бисте постигли више за мање времена.
Категорија бр. 1: Важно и хитно
Помоћница вам даје обавештење - и њен последњи дан је сутра. Захтеви клијента журбе бацају кључ у пројекат који је ишао несметано. Ови задаци се сматрају кризом или имају критичне рокове које морате да испуните.
Како се борити са њима
Пошто не можете предвидјети када ће се појавити кризе, претпоставите да ће се оне догодити и оставите мјеста за њих у свом распореду.
"Већина људи претерано заказује себе, али ако нешто пође по злу, сви ваши планови падају попут домина", каже Тхомас. Раствор? Не пуните више од 60% свог продуктивног времена.
На пример, ако радите од 8 ујутро до 18 сати, оставите отприлике четири сата на празном календару да бисте омогућили хитне случајеве. Ако тога дана нема ванредних ситуација, имате среће и можете сутра напредовати у задацима.
Категорија бр. 2: Важно, али није хитно
Заказивање мрежног ручка са менаџером за запошљавање. Дизање ноге при планирању породичног одмора. Браинсторминг дугорочних циљева вашег тима. Ови задаци утичу на ваше циљеве велике слике, али не морају имати горући рок.
Како се борити са њима
Већина ових предмета биће велики пројекти, а не свакодневни задаци, тако да разделите сваки на рокове величине залогаја како бисте лакше започели, каже Тхомас.
За било коју ставку коју не можете да разбијете, одредите одређено време које можете радити на њима који вам се чине кратким, тако да сам задатак изгледа мање неодољив.
Тхомас такође предлаже да се на вашу свакодневну листу обавеза укључе само три важна, али не и хитна задатка, тако да остављате времена за е-пошту, састанке и кризе - и кад год је то могуће, радите на њима током доба дана у којем се осећате највише под напоном.
Категорија бр. 3: Није важно, али хитно
Е-поруке, телефонски позиви, питања колега - то су ствари којима морате одмах да се обратите, чак и ако вам не помажу у вашим већим циљевима.
Како се борити са њима
"Најлакши начин за контролу дистракција је контрола технологије", каже Тхомас.
Прво проверите своју е-пошту у серијама само неколико пута дневно - рецимо, свака три сата или након што завршите неки важнији задатак. Да бисте се осигурали да се држите тога, у потпуности напустите е-пошту како не бисте били у искушењу да проверите упозорења.
Исто важи и за ваш телефон: Утишајте га у потпуности - а затим је ставите у фиоку или лицем према доле на столу да не видите упозорења.
А ако примате превише позива или упита од сарадника ван временског периода који сте им издвојили, једноставно затворите врата канцеларије, ставите слушалице или ставите знак „не узнемиравај“ на свој зид столице или кабине.
Категорија бр. 4: Није важно и није хитно
Било да се ради о евидентирању извјештаја о трошковима, стварању уговора или подношењу папира, "то су задаци који неће имати великог утицаја на наш рад након што их обавимо, а опет не одлазе", каже Тхомас.
Како се борити са њима
Распоредите што више ових задатака делегирајући их млађим запосленима или, за личне послове, виртуелном помоћнику, предлаже Тхомас.
Чак и ако морате да платите спољну помоћ, сате који добијете назад да бисте остварили важнији циљ - попут коначно спремања на путу ка следећем великом потезу у каријери - могли би вам помоћи да дугорочно финансијски изађете напријед.
Повезани: 6 људи, 6 поступака уравнотежења: Сјајни хацк из радног живота који спашава моју разумност
