Ако сте неко радно време били у радној снази, вероватно сте завршили са катастрофалним искуством повратних информација.
За мене је то седело на аеродрому у Чикагу, усред ноћи, током лета за Европу. Добио сам пламени е-маил од свог менаџера о састанку раније тог дана, на којем се није сложио са мојом стратегијом. Био је то један од оних тренутака „морам да нађем други посао“. И била је то добра лекција о важности давања повратних информација које су значајне за пријемника и које постижу вашу сврху давања. (Његово није било ни једно.)
Дакле, када је ред да дате повратне информације, немојте бити та особа. Уместо тога, имајте на уму ове савете.
Будите јасни о сврси повратне информације
У својој књизи „ Хвала на повратним информацијама: наука и уметност примања повратних информација“ Па , истраживачи Стоне и Хеен сматрају да повратне информације обично настану када желите да учините једну од три ствари: цените нечији посао и признајте га; тренирати некога да побољша перформансе у одређеној области; или, процијените некога, оцијените га дискретним резултатом или упоређујући његов наступ са другима.
Када дајете повратне информације, будите јасни у вези са намером. Да ли покушаваш да признаш нечије добро дело? Идентификујте понашање за које бисте желели да се особа промени? Или делите како се он или она рангирају у односу на остатак тима? Када знате „зашто“ иза повратних информација, моћи ћете боље да организујете своје мисли, своју поруку и разговор.
Питајте како особа жели да добије повратне информације
Стоне и Хеен такође кажу да би повратне информације биле ефикасне, а оне морају да буду испоручене на начин који омогућава пријемнику да је чује. Како сте сазнали ово? Зашто, питаш особу, наравно!
Конкретно, можете питати чланове тима или колеге: „Кад имам повратне информације за вас, који је најбољи начин да то поделим?“ За неке људе то би могао бити директан, разговор лицем у лице, када се ствари догоде. Други ће можда радије размислити о ситуацији пре него што седну да разговарају о њој. Али другима ће се можда свидети нешто у писању које могу прочитати.
Питајући како неко воли примати повратне информације, потврђујете да је његов или њен однос важан и да вам је стало да достављате повратне информације с поштовањем.
Препознајте конкретну радњу коју препознајете
Опскурне повратне информације нису од помоћи, чак ни када су добре. На пример, када ми клијенти кажу да им је шеф рекао да су урадили „сјајан посао“, ја питам, „Који део посла су сматрали одличним?“ Често је одговор ћутање. Иако је лијепо помислити да радите сјајан посао, то је нејасан коментар. Како знате шта сте конкретно урадили? Ако не знате, нећете моћи да наставите са тим зарађивањем тих златних звезда.
Замислите колико онда мора бити грозно добити негативне повратне информације! „Јиллиан, то није био сјајан састанак.“ Тај коментар примаоцу не даје ништа посебно да ради. Уместо тога, тестирајте своје коментаре питајући се: „Да ли ће тачно знати о каквом понашању говорим?“ Да ли је Јиллиан била неспремна за састанак? Да ли није успела добро? Није ли она на одговарајући начин олакшала разговор?
Ако вам повратне информације нису довољно јасне, примаоцу то сигурно неће бити.
Разјасните утицај који су одређене особе имале на особу, групу или организацију
Поред конкретне инстанце о којој дајете повратне информације, желећете да помогнете примаоцу да разуме зашто га шаљете. Какав је утицај на понашање? Какав је утицај у будућности ако се настави? Добро је, ово није застрашујуће или оштро, али уместо тога пружа важан контекст који може да инспирише пријемник за промену.
На пример, Јиллиан можда неће мислити да је велика ствар пустити састанак да прође одређено време. Али у стварности су је они у соби сматрали лошим фацилитатором - а то би могло утицати на њене могућности у будућности.
Изјава о утицају може звучати овако: „Јиллиан, у твојој данашњој презентацији приметила сам да си претрчао своје време. Иако се 10 минута можда не чини много, у соби смо имали руководитеље који не могу да одлажу састанке. Не обраћање пажње на овакве ствари може утицати на то да ли сте позвани да се поново представите извршном тиму. "
Омогућите одређене кораке за побољшање акције у будућности
Сада када сте јасни о конкретној акцији и утицају, дајте конкретне кораке шта особа може следећи пут да уради за побољшање перформанси. У случају Јиллиан: „Следећи пут да направимо пар сухих трчања, тако да смо сигурни да имате прави садржај како би се уклопили у временски оквир, а ја ћу вас обучити о специфичним техникама за управљање разговором, тако да руководитеље избацимо на време."
Сада ваш пријемник има одређену акцију, утицај те акције и конкретне кораке које може предузети како би наредни излет био бољи. И све сте то учинили, а да нисте били увредљиви или повратни о оцени друге особе.
Помажући у повезивању акције и утицаја, заједно са предлозима за побољшање, створили сте окружење за учење које људима омогућава да се повећају у каријери. А можда ће следећи пут чак проактивно затражити повратне информације, јер сте им пружили тако добро искуство!
