Оно што је у имену? зашто је именовање и организовање датотека заправо важно

Кад сам први пут управљао другима, сећам се да сам стрпљиво стајао док је аналитичар из мог тима покушавао да нађе на њему потребан документ на њеном рачунару. Када је - пет минута касније - рекла да га не може пронаћи и послала ми је е-пошту чим је пронашла датотеку, оставила је заиста лош утисак на мене (и натерала ме да се запитам које би друге лоптице могле да испусте ).

Дакле, узми то од мене: иако именовање и организовање датотека и мапа можда није најсексипилнија тема коју сам покривао (каже жена која вам је донела прорачуне и Екцел савете), обећавам вам, важна је. Не само што ће вам поједностављени систем за складиштење на мрежи олакшати живот и уштедети вам пуно времена, већ ће и шефу и колегама изгледати организованије и поред ствари. Ево вам смјерница за живот.

1. Ваша радна површина је ваш виртуелни сто

Знате како вам људи кажу да свој стол држите довољно чистим да ваш шеф не мисли да сте усрани? Ово се односи и на радну површину рачунара. На то место стављате датотеке које радите ове недеље, а не место на које бисте требали да вучете сваки прилог који сте икада добили.

Препоручујем да парирате радну површину до што је могуће мање мапа. Имајте га за сваки велики пројекат на којем тренутно радите, као и своју главну фасциклу у којој можете лако приступити свему осталом. Ако још нисте, поставите радну површину на решетку (тако да се ваше иконе никада не преклапају) и откријте велику радост пречица.

Ако вам је потребна додатна помоћ за доношење структуре на почетни екран, покушајте са апликацијама за организовање на радној површини, попут Цлеан или ДрагТхинг на Мац рачунарима или Оградама на рачунару.

2. Мапе би требале имати стратегију

Примијетио сам да већина људи или претимаче или испод мапе, али неколицина их исправно разумије. Како знати где падаш? Погледајте неке од најчешћих или недавно коришћених фасцикли и рачунајте документе у њима. Ако постоје десетине и десетине датотека, вероватно бисте могли да користите мало више структуре; док ако имате само један документ у оквиру Радне датотеке> Клијент А> 2012> Новембар> Извештај о продаји , сигурно сте хронични преклопник.

Ево неколико правила којих се покушавам придржавати:

Складиштите сличне типове датотека заједно: Ако имате директоријум слика клијента или финансијске моделе , лако је знати где да ставите (и пронађете) датотеке истог типа.

Будите доследни: На пример, организујте према клијенту, пројекту или датуму и структуирајте све подмапе на исти начин по целој плочи. Покушајте да организујете своје мапе, тако да ако би неко други прелазио кроз њих, било би лако и интуитивно да их прате без потребе за вашим смерницама.

Нека имена буду кратка: Дуга имена је теже читати и теже их је прескакати када скенирате датотеку за датотеку. Речено је да користите само скраћенице којих ћете се касније сјетити и које ћете лако претраживати (нпр. „Нов“ за „Новембар“ функционише - „ЕвнтПлннг“ за „Планирање догађаја“ не).

3. Имена датотека имају сврху

Када именујете датотеку, одаберите фразу која нешто значи. Ако добијем прилог који се зове ДСЦ1045.јпг или Нацрт Идеа.доц , немам лак начин да знам о чему се ради - или што је још важније, касније га претражујем. Добар тест: Замислите да нађете датотеку на радној површини након неколико месеци. Да ли бисте лако могли да кажете шта је то? Ако не, преименујте назив.

За документе које редовно креирате, као што су белешке за месечне састанке одбора, документе можете лакше разликовати по датуму састанка, а не по теми. Никада не користите месец-дан-годину, јер ће се прво сортирати по месецу, затим по дану, а затим по години. Уместо тога, користите датум-месец-месец (са месецима у бројевима) тако да можете лако да сортирате хронолошки. На пример: Користите 2012-10-27 Боард Пресентатион.пдф уместо Оцт27-12 Боард Пресентатион.пдф или 10-27-2012 Боард Пресентатион.пдф . То ће вам уштедјети тону времена приликом каснијег претраживања и претраживања.

4. Контрола верзије, контрола верзије, контрола верзије

Ако се сећате било чега у вези с именовањем датотека, нека то буде контрола верзије. Ово је лако. Када први пут креирате документ, требао би се завршити с в1. На пример, именовао бих предлог: ЦлиентА Предлог_в1.ппт . Сваки пут када сачувате промене и пошаљете је клијентима или колегама, ажурирајте је на верзије 2, 3, 4, и тако даље. Једном када документ буде готов, касније ћете желети да сачувате ЦлиентА Предлог_вф.ппт или ЦлиентА Предлог_финал.ппт за лак приступ. Јер нема ништа горе него питати се да ли је постојала верзија 14 или да ли је верзија 13 заиста финална.