Колико пута сте водили овај разговор?
Очигледно је да је то изузетно фрустрирајућа ситуација. Како сте требали да се чешљате кроз десетине е-порука које сте добијали у протеклих неколико сати да бисте пронашли ону кључну поруку која је имала задатак који је био дужан? А ако користите е-пошту на паметан начин - само да проверавате примљене поште неколико пута на дан - можда још нисте ни видели поруку!
То је уобичајена дилема, да је неко у радној снази вероватно наишао у неком или другом тренутку (ако не редовно). Поставља се и важно питање: Који је облик комуникације погодан за захтеве у реалном времену у односу на задатке који тек треба испунити у наредним данима?
Да бисте решили ово питање етикета за канцеларијску комуникацију, Цирус Столлер, програмер, има систем који би требало размотрити да примените међу својим колегама. Слом је прилично једноставан:
- Ако вам треба нешто да урадите у року од 30 минута, назовите особу.
- Ако вам треба нешто да урадите у року од два сата, пошаљите га особи.
- Ако вам треба нешто урадити у току радног дана, позовите особу.
- Ако вам треба нешто да урадите у наредних пар дана, пошаљите га е-поштом .
Иако стварни квар може варирати у зависности од начина функционисања ваше канцеларије (на пример, у малој канцеларији, можда би имало смисла само да се зауставите за нечијим столом, а не да зовете), оно што Столлер добија је кључно: Е-пошта не треба да буде подразумевана средства за комуникацију за преношење преко свега што треба знати или се бавити у реалном времену.
Наравно, овај систем је прилично једноставан за имплементацију током рада са блиским колегама и клијентима, али како натерати остале људе у канцеларији да се играју? Ево неколико покушаја:
- Подесите аутоматски одговор путем е-поште који ће људима рећи како да ступе у контакт са вама уколико о томе треба да се позабавите у наредних сат или два.
- Ако наиђете на поруке е-поште са захтевима за акцију у реалном времену, пристојно подсетите своје сараднике да бисте радије да се ова порука пренесе путем телефонског позива или текста, јер можда нећете стићи на њихов е-маил на време ако дође до другог хитног случаја.
- Ако сте у некој врсти менаџерске улоге, поставите стандарде широм канцеларије. Нека ваши запослени отворено разговарају о томе како желе да други комуницирају с њима ако нешто треба учинити уместо да сви претпоставе да је е-пошта у реду.
За крај, подсетите све да је овакав систем заиста вин-вин. Нитко није прикован за пристигле поште и хитни задатак се више никада неће поништити.
