Најбољи шефови имају политику отворених врата - зар не? Али, шта то конкретно значи у пракси? Да ли добар менаџер значи да ваш тим може ући, сјести и „одабрати мозак“ кад год пожели?
То не звучи врло ефикасно - и то зато што није. Доступност захтева много времена и енергије, два највреднија и коначна ресурса. Кључно је да схватите да ли се исплати трошак / корист давања толиког броја запосленима. Могуће је да њихово претјерано учешће не само фрустрира, већ вас спречава и да креативно размишљате и рјешавате задатке изван надзора других.
Срећом, данас постоје четири корака која можете почети да спроводите да бисте исправили ову ситуацију и вратили свој стил управљања:
Корак 1: Нула у питању
Лако је рећи, „мој тим ме треба“, и укључити се у свачији рад. Теже је одступити и испитати да ли си могао приуштити да се мало повучеш.
Самоспознавање почиње само-дијагностицирањем. Да бисте открили да ли сте превише доступни, поставите себи следећа питања:
- Да ли се ваши запослени расују када уђете у паузу?
- Да ли редовно радите касно и викендом како бисте обавили свој посао?
- Долазите ли ујутро да нађете линију запослених која вас чека на вратима?
Ако сте одговорили са било којим (или свим) овим питањима, превише сте доступни.
Корак 2: Промените навике
Сада када знате да бисте и ви и ваши запосленици могли имати мање ангажмана, поставите границе стварајући времена када сте у својој канцеларији са затвореним вратима. (Радите у отвореној конфигурацији? Блокирајте време у свом календару као ДНД да бисте створили исти ефекат.)
Али ту се не зауставља. Заједно са заказивањем времена за обављање послова за вашим столом, пружите истим љубазностима својим запосленима. Истина је да желите да будете повезани са својим особљем да бисте максимизирали могућности за препознавање добро урађеног посла, пружање критичних повратних информација и идентификовање питања која вас забрињавају - али не морате да се суочавате са њима 24 сата дневно.
Једно брзо решење за то је започети заказивање седмичних појединачних састанака са сваким од ваших директних извештаја. Будите јасни, ово је време да се пријавите на било која хитна питања, као и да поставите било каква питања - било да се ради о тренутном пројекту или надолазећој иницијативи компаније. За то време, потрудите се да тој особи дате потпуну, неподељену пажњу. Проводећи 15 до 30 минута на разговор о раду, добићете много више од одговарања на једнократна питања током дана док прелазите из једне ствари на другу.
Корак 3: Останите на теми
Када говоримо о пажњи, превише менаџера који пренаглашавају своју доступност надокнађују не слушањем довољно или свом пуном пажњом. (Ако их њихови запослени увек траже, кад год ће други одговорити на е-пошту?). Ограничите ове прекомерне резерве тако што ћете бити јасни о томе шта су (а нису) одговарајуће теме за ваш тим.
На пример, једном сам имао извршног асистента који је чинио навику да са мном неколико пута дијели дубоко личне проблеме који нису повезани са послом. Након неколико дана таквог понашања, извршио сам две промене. Прво сам организовао тај недељни састанак један на један да бих прегледао њене пројекте и тражио да тада смисли било шта у вези са својим радом (који није био хитан). Друго, замолио сам је да групира своје бриге и ограничи их на теме везане за канцеларије на тим састанцима. Успело је. Престала је да ми се јавља због личних проблема и постали смо јачи радни односи.
Дакле, то не значи да никад не можете прећи из теме. Ниси робот, нити је твој тим, и требало би да негујеш односе с њима ван њихове листе обавеза. Међутим, постављањем јасних граница за прикладно време за разговор о њиховим везама, животима за изласке, њиховим редовима на Нетфлику и плановима за викенд, можете уштедети пуно прекида. Једноставно као кад кажем од 9х до подне, ја интензивно радим на испуњавању рокова пројекта, па вас молим да посегнете само ако је то заиста важно.
4. корак: Подузмите мале кораке да оснажите (и поново обучите) своје запослене
Колико год дуго били главни, рекли сте запосленима да могу да се јаве у било које време током радног дана и да вам шаљу е-пошту у било које време ван радног времена. У праву сте када мислите да не можете једноставно послати е-пошту која каже „Од сада молим вас да ми се обратите само са хитним питањима и оставите ме да радим остатак времена.“
Уместо тога, охрабрујте промене мало-по-мало. Када ваш тим дође до вас са питањем, уместо да одмах дате одговор, распитајте се шта би он радио. Ако неко дође код вас током времена који бисте ставили на календар као „ДНД“, питајте да ли јој треба хитна помоћ или може да се врати касније.
Кад се разговор окренуо личном, будите јасни у вези са потребом да испуните рок или решите друго питање. Ако ипак желите да наставите разговор, будите сигурни да сте одредили време за разговор о томе, најбоље у окружењу које није радно, попут кафе или ручка.
Политике отворених врата и активно слушање су одличне стратегије управљања. Међутим, чак и најбоље праксе доведене до крајности стварају неефикасност и неефикасност. Негде у свемиру шефова постоји равнотежа између правог укључивања и прекомерног уживања. Али, знајући да је у реду и продуктивније створити време за затварање врата - буквално и фигуративно - сјајан је почетак.
