ЛинкедИн је објавио истраживање прошле године откривши да су наше професионалне листе обавеза оштро потребне за промену. Испада да, нисмо баш тако добри у „обављању“ ствари за које кажемо да треба да радимо. У ствари, готово 90% професионалаца је признало да не може да испуни све задатке на својој листи обавеза до краја просечног радног дана.
Дакле, ако вам није мучно да се свакодневно борите са истим застајкама, време је да то промените. Ево пет трикова како да повећате своју продуктивност и помогнете себи да је заиста остварите кроз своју листу.
1. Водите јединствену листу обавеза за посао
Будимо искрени: Ако сте хтели да стекнете комплетан увид у све што треба да учините за посао тренутно, велике су шансе да не можете све то да пронађете на једној листи. Уместо тога, овде имате неколико поштанских записа, сачувани нацрт у свом имејлу, стик-лепље или текстуалне датотеке на рачунару и можда апликацију или две на свом телефону.
И док је генерално добра пракса да одвајате посао и игру, обавезно је имати једно место за своје радне задатке. Зато одаберите свој избор по избору и почните да се консолидујете. То може бити било где: руком писани списак у вашем поузданом планеру, документ који чувате на радној површини или апликација на вашем телефону .
Међутим, будите сигурни да можете да додате на своју листу било где - што значи да ако користите апликацију за радну површину, ви желите да поставите систем за хватање докумената насталих ван рачунара, као што су задаци које добијате док су на састанку. Ја лично волим да их напишем на лепљиве белешке, а затим их избришем или бацам након што их пребацим у матичну листу.
2. Следите правило 1-3-5
Сада када имате свеобухватан списак свега што морате да радите за посао, требало би да дефинишете дневну листу обавеза. У било којем дану претпоставите да можете постићи само једну велику ствар, три средње ствари и пет малих ствари. (Напомена: ако већи део дана проводите на састанцима, можда ћете морати мало да га ревидирате.) Пре него што напустите посао, одвојите неколико минута да одредите својих 1-3-5 за следећи дан, тако да сте спремни да би ујутро ударио о земљу. Ако је ваш положај такав на којем сваки дан доноси пуно неочекиваних задатака, покушајте да оставите празан један средњи и два мала задатка, припремајући се за последње захтеве свог шефа.
Да, знам да може бити тешко да смањите свој списак задатака на 1-3-5 - али важно је одредити приоритете. Свиђало вам се то или не, имате само толико сати у дану и добићете само коначан број ствари. Присиљавање себе да одаберете листу 1-3-5 значи да ћете ствари које сте учинили бити ствари које сте изабрали да радите - а не оно што се управо догодило.
Тако планирано унапред такође значи да ћете бити у могућности да водите више информисаних разговора са менаџером када он или она оставе нешто ново на вама што треба да учините одмах - као и алате за преиспитивање приоритета у вашем другом послу. На пример, када вам изненадна презентација падне у крило, покушајте: „Наравно, могу вам то доставити до 15.00, али извештаји за К1 неће бити спремни до сутра, пошто сам данас планирао да радим на томе. . "
Погледајте нашу листу од 1-3-5!
3. Испуните један значајан задатак пре ручка (ваш најдражи омиљени, ако је могуће)
Признаћу да ми је овај тежак, али успева. Узмите један од својих великих или средњих задатака и решите га прво ујутро, пре него што пошаљете е-пошту, чак и ако можете. Нема бољег осећаја од прекрижавања тешког задатка пре ручка. Аутор Бриан Траци ово назива „једењем ваше жабе“, прилагођеног из чувеног цитата Марка Тваина: „Једите прву жабу ујутро, а ништа горе вам се неће догодити остатак дана“.
Моја суоснивачица Катхрин често дефинише своје "жабе" увече како би се припремила за следећи дан; с тим, она је спремна да се ухвати у коштац са њима ујутро, и спречава је да одбаци мање пријатне задатке много дана.
4. Користите календар као листу обавеза
Ако установите да увек прецените колико можете да учините у дану, ефикасан приступ је да ставите своје задатке у свој календар, баш као на састанку. Уместо да изнесете своје дневне задатке на листу, закажите их, остављајући довољно времена за свако. Слање података о В2 потврди ХР-у може потрајати 15 минута, док припрема стратегије К1 за ваш тим може потрајати неколико сати. Важно је бити реалан.
Када испробате овај приступ, такође будите сигурни да сте блокирали време у календару да бисте схватили е-пошту, браинсторминг или друге важне задатке оријентисане али не и за испоручивање. На пример, покушајте да блокирате сат ујутро и један поподне да бисте радили путем мапе пристигле поште - а затим не трошите време између покушаја да обрађујете е-маилове у тренутку када дођу, када сте заиста планирали да радите. на нешто друго.
5. Смањите састанке да бисте продужили продуктивно време
Коначно, ако утврдите да заиста не можете да учините оно што мислите да бисте могли да учините за један дан, упркос свим горе наведеним саветима - размислите да ли можда патите од састанка.
Као што је економиста Јохн Кеннетх Галбраитх једном рекао, „састанци су неопходни када не желите ништа да радите“. У ствари, више анкета проведених на ту тему донијело је сличне закључке да је негдје између четвртине и половине времена проведеног на састанцима губитак, да и не спомињемо, не можете заиста обавити своје друге задатке док сједите доле разговарајући са неким другим.
Решење: Ограничите састанке. Пре него што закажете састанак, размислите да ли би то било могуће решити прво е-поштом или телефонским позивом или тако да на неколико минута пођете у нечију канцеларију. Ако је састанак потребан, наведите кључне тачке дневног реда како бисте одредили потребне учеснике и најкраћи временски период који можете заказати. И да, потпуно је у реду заказати састанак у трајању од 20 минута, нема потребе да стижете до 30! Ако морате да имате састанке, покушајте да их групишете како бисте оставили велике временске периоде током дана да бисте обавили прави посао.
Да, реорганизација и планирање унапред обе су инвестиције унапред - али само помислите колико ћете бити задовољни када вам се прекрижи цјелодневни попис обавеза. Зато се организујте, набавите све задатке на једном месту, минимизирајте своје пажње и почните да освајате ту (једнодневну) листу!
