Имам интензиван страх од дуготрајних обавештења. Наравно, мало је ораха, али одбијам да оставим ниједну црвену заставу на свом телефону. То значи да одмах отварам свако банкарско упозорење (чак и ако знам да је куповина била моја), сваку е-пошту коју примим (чак и ако је заправо не прочитам одмах), и сваки текст који видим (чак и ако то не учиним ' не реагујем одмах).
Можда бисте помислили да због овога сваку секунду дана проводим носом у телефону, али не. Уствари уштедим пуно гњаваже и узнемирености досљедним брисањем нотификација и достизањем нуле пристигле поште. Тада сте не само отворили, избрисали и одговорили на сваку поруку е-поште, већ сте је уклонили из пристигле поште у неком или другом облику.
Разговарао сам с неколико људи с којима радим о томе зашто остављају толико порука непрочитаних, задржавајући се у поштанским сандучићима и добио сам неколико врло разумних, логичних одговора: „Подсећа ме да одговорим на њих“, „Користим их као своје - листа за дан, "" држим их неотвореним ако знам да их у неком тренутку желим прочитати, али сада немам времена ", " лакше их је пронаћи ", " то је нежељена пошта, немам да то прочитам. "
Али, такође сам их питао да ли би се осећали боље ако немају остатак е-маила или ако им је то нагласило да виде тако велики број обавештења поред своје пристигле поште, и већина њих је рекла обоје. Јер, чак и ако имате оно што сматрате да је систем за заштиту од будалаштина, ментално ће тај осећај непотпуности, нечега пропустити, оставити људе да чекају, и даље напаљивати.
Стога је ваша најбоља опција да отворите све и уклоните га из пристигле поште.
Да ли вам ово звучи немогуће? Мислите ли да сте превише дубоко у колену да бисте стигли до места на којем сам? Држите се за капе, јер ћу вам у пет лаких корака разнијети ум - и пошту.
1. корак: Пронађите своје време
Прво, прво схватите колико ће вам времена требати да то постигнете. То зависи и од тога колико адреса е-поште тренутно имате у примљеној пошти - што је већи број, то ће дуже требати.
Ако желите да ово буде једнообразна ствар, мораћете да блокирате добар део времена. Обавезно се уклапајте у ваш распоред - немојте то покушавати када сте под стресом или преоптерећени или сте лошег расположења, јер тада кроз пукотине падају ствари попут важних одговора.
Супротно томе, ако више волите да се бавите једним бебама корак по дан - један дан одјавите претплату на све смеће, други дан креирајте мапе и тако даље - будите сигурни да ћете и ви то време блокирати у свом распореду. Ако га физички ставите на свој календар или листу обавеза, осећате се (више) обавезнима да га испуните.
И само као напомену, нула претинац никад неће бити једнократна ствар (али о томе више касније).
2. корак: Процијените свој Инбок
Сљедеће, погледајмо добро са чиме дуго радимо. Само погледајте - још увек не додирујте, бришите или не кликните. Прегледајте само редове предмета, примљене датуме и пошиљатеља и забележите трендове:
- Које врсте е-порука добијате редовно? Да ли је већина њих билтена? Нежељене поште? Поруке шефа, породице или пријатеља? Ланчана слова?
- Које су предметне линије? Да ли су специфичне? Да ли вам лако дају информације о садржају?
- Одакле су? Пре неколико месеци? Да ли већина њих долази из једног дана у недељи?
- Ко вам шаље е-поштом? Вероватно да је добар део њих само неколико људи или рачуна.
Ова вежба не само да ће вам помоћи да схватите свој најбољи приступ одговарању, организацији и кондензацији мапе за примљене поште, већ ће вас и упознати са својим типичним навикама. Ако обично чувате поруке месецима без да их проверите, то је проблем са одлагањем. Ако имате више безвриједне е-поште него радне, то је приоритетно питање. Ако примате превише од истих људи, то је проблем комуникације. Ако примате већину, рецимо, понедељка, то је проблем са заказивањем. И верујте ми, све ово је лако поправити.
Идемо даље…
Корак 3: Откажите претплату и нежељену пошту
Прво што ћемо физички урадити је да почнемо брисати и одјавити се на сву нежељену пошту. Изненадит ћете се колико нереда ово чисти сам, чак и прије него што ријешите важне ствари.
Ево врста које највероватније добијате:
- Е-поруке од људи на које увек одговарате
- Е-поруке од људи на које понекад одговарате
- Е-поруке од људи на које никад не одговарате
- Билтени и претплате (на које се заправо претплатите)
- Упозорења на друштвеним медијима
- Нежељена / нежељена пошта / ПР поруке / неидентификовани пошиљаоци
Те последње три категорије су оно чиме ћемо прво да се позабавимо, гомила „нерадни посао“ или „за забаву“.
Билтени и претплате
Ово су најважнији од „безвриједне“ поште, јер су шансе да се на њих претплатите у неком тренутку из оправданог разлога. То може бити продавница коју волите и примате купоне, новине, научни часопис, скуп производа.
Дакле, пре него што будем играо лошег полицајца и рекао да се све решим - што, искрено, није ужасна идеја ако желите нови почетак - ставимо све у перспективу и схватимо шта заправо користите. За свако поставите себи ова три питања:
- Колико често их отварате?
- Ако их отворите, колико често их заправо читате?
- Ако их читате, колико често их онда користите? (да ли то значи да је штампате, шаљете пријатељу, референцирате је у свом раду, чувате је и касније поново читате)
Ако не можете одговорити на ова питања, одјавите се и избришите. Ако не можете да стигнете до броја три, одјавите се и избришите. Ако се не можете сјетити како сте их почели примати, одјавите се и избришите. Ако их не отварате довољно често, одјавите се и избришите. Ако сте на огради - у реду - Унролл.ме је апликација која ће вам помоћи да решите огромну гомилу претплата тако да не морате сами да радите посао.
Будите љубазни, али будите искрени према себи. Да ли ћете се заиста сећати да ћете искористити тај купон пре истека рока? Да ли ћете се заиста вратити и прочитати тај чланак? Да ли вам је заиста стало да чујете за КСИЗ? Ако није ентузијастично "Да!", Сачувајте се главобоље касније и пререзите кабел.
Упозорења о друштвеним медијима
Ово чини све оне поруке е-поште које добијате од Твиттера, Фацебоока, Инстаграма, ЛинкедИн-а, Медиум-а, Спотифи-а, Снапцхат-а, Скипе-а, Венмо-а, да ли сам пропустио било који? Па, ако мислите да се односи на ове, бацајте га и у гомилу. Неки од њих вероватно кажу нешто попут „Јессе је прокоментарисао ваш пост“ или „Имате 25 нових пратилаца“, док су други промотивне, безбедносне провере или билтени.
Ради нуле у инбок-у, само ћу рећи да бисте требали покушати да сачувате свој рачун и друштвене медије што је могуће одвојенијим. Јер поред добијања обавештења у примљеној пошти, вероватно ћете добити и обавештење о телефону и јарко црвени број у углу своје апликације - што на крају чини сувишним.
Дакле, ваш следећи задатак је да уђете у сваки ваш налог на друштвеним медијима, кликните на „Подешавања“ и искључите сва упозорења путем е-поште. Затим кликните на последњу коју вам је послала платформа и притисните "одјавите" да бисте били сигурни да сте и ви са њихове листе.
Лепота овога је што то није стална одлука - увек се можете вратити и променити своја подешавања. Али ставио бих велики новац да ништа нећете пропустити.
Ђубре
Пуно смећа које ставимо на себе, било да смо то зато што своје податке преносимо случајним продавницама, или на наше друштвене медије наводимо адресу или одговарамо за незнанке. Дакле, мој највећи савет за вас је да увек будете опрезни у начину на који предајете своју е-пошту и коме.
Али нешто од тога је неизбежно, а то су ствари које би требало да избришете, без отварања. А за људе који вам стално шаљу ствари обавезно их пријавите као нежељену пошту пре него што их избришете како се више неће појавити.
Корак 4: Организујте се
Након што ријешите већину пахуљица - и тек након што ријешите пахуљице - вријеме је да дођете до месних производа - или до три горе наведене категорије.
Сада нећу да вам кажем како да организујете примљене поште - не постоји савршен систем, идеална стратегија или метода „свака успешна особа ради ово“. Ви сте власник своје поште и зато заслужујете да је уредите како желите. Навешћућу неколико приступа које можете да предузмете:
Коришћење налепница и мапа
Ово је опција за људе попут мене који одбијају употребу апликација када могу и сами. Прво утврдите за сваки емаил да ли морате одмах да одговорите, ако требате да одговорите касније или уопште не требате да одговорите (за овај ћу рећи да га отворите, прочитајте и било датотеку или је истодобно обришите).
Затим одлучите свој план деловања. Ако требате да одговорите ускоро, али немате времена сада, означите га звездицом или га ставите у мапу са ознаком „Требате одговорити“ и ставите белешку на своју листу обавеза да бисте поново проверили у тој мапи.
Ако требате да сачекате дуже - можда зато што радите на нечем повезаном - пошаљите кратак одговор којим ћете обавестити пошиљаоца да сте видели поруку и јавит ћете се њој у року од Кс дана. Затим је додајте у другу фасциклу под називом „У току“.
Када именујете своје мапе, проверите да ли сте специфични и учините их лако препознатљивим. Нема ничег горег од тога да заборавите где сте ставили своје банковне изводе или податке о осигурању, јер је у мапи била „Разно“.
Најважнији трик за отварање сваке поруке на лицу места је успостављање другог резервног система. Наравно, коришћење мапа их одржава организовано, али с обзиром да су већ отворене, нема знака упозорења да их проверите. Дакле, ослоните се на своју листу обавеза, свој мрежни календар или телефонске подсетнике да бисте били сигурни да пратите када нешто примите и када се некоме морате обратити.
Коришћење апликација
Ако вам први приступ не функционише, увијек постоје апликације! И имам доста тога за тебе.
За Гмаил испробајте Инбок би Гоогле, феноменални алат који вам помаже да брзо скенирате фотографије или догађаје, сортирате поруке у категорије и чак синхронизујете са календаром. Такође, Боомеранг, проширење за Гмаил, омогућава вам да закажете е-пошту која ће бити послана касније и шаљете ажурирања када ви или неко мора да одговори тако да их никада нећете морати да оставе неотворене.
Остале сјајне организације укључују Сортд који ствара корисне листе, Организер који аутоматски сортира ваше поруке и ЦлоудМагиц који вам омогућава да одложите ставке да бисте се касније вратили.
Да бисте свакодневно провјеравали примљене поште више забаве, испробајте Е-маил игру која вам уложи труд и награди вас позитивним повратним информацијама. А за похлепне кориснике мобилних уређаја испробајте Бокер, ваш врхунски алат за ефикасно одговарање и сортирање у покрету.
Корак 5: Креирајте систем за будућност
Честитам! Ви сте (надамо се) прошли сваки емаил, избрисали га или сортирали и стигли до тог прелепог броја нула.
Али ту се рад не зауставља - сада морате смислити начин да се то одржи. Ево две ствари које препоручујем да учините како бисте стално примили долазну пошту:
Разговарајте са својом мрежом
Када сте анализирали претинац за пошту у другом кораку, да ли је било одређених људи који су се заглавили? Да ли је то зато што вам шаљу највише порука или зато што имају уобичајено вријеме или дан у којем комуницирају с вама?
Ови тачни људи могу вам помоћи да одржите нулу у примљеној пошти (ко би мислио? Након што схватите који систем функционише за вас, одлучите како желите да примате е-пошту и обавестите мрежу.
На примјер, мој шеф претражује по темама да пронађе е-пошту које јој је потребно, тако да јој увијек осигуравам довољно информација у линији предмета како би их било лако пронаћи. Слично томе, шаљемо мноштво не хитних ажурирања напред и назад. Уместо да одговоримо како долазе, поставили смо систем да шаље одређене врсте ажурирања само одређених дана. Сада тачно знам које врсте порука могу очекивати и када.
Отворена комуникација није само кључна за организован, поштован радни ток, већ недостатак може бити и оно што доприноси вашој лудој примљеној пошти. Дакле, седните са шефом и колегама и реците им како да вам боље пошаљу ствари - и питајте их шта више воле!
Постоје и случајеви када добијате пуно е-порука о стварима о којима бисте лако могли лично да разговарате. Ако се ово дешава много, уместо да комуницирате путем интернета, закажите седмичне састанке да бисте прешли на те информације.
Закажите време е-поште у свој дан
Иако ваш претинац има стотине и хиљаде непрочитаних порука е-поште, кладим се да сваки дан провјеравате свој рачун, ако не и сатно. Па зашто онда тако брзо измиче контроли?
Претпостављам да то активно не провераваш. Вероватно га освежите, померите доле да видите ко је шта послао, а затим затворите пре него што отворите или заиста нешто прочитате.
Променимо ту навику - започните да одвојите 15 минута на почетку и на крају сваког дана (или кратке тренутке сваких пар сати), да прођемо кроз и отворимо сваку појединачну ствар која дође. Учините то приоритетом као и било који други задатак. Након неког времена моћи ћете да отворите, прочитате, избришете, архивирате и обележите све врсте е-поште које примите у секунди.
Последња ствар која ћу вам препоручити је да радни и лични рачун раздвајате. Што више помешате ово двоје, већа је вероватноћа да ћете имати непрочитане нежељене поште на свом радном налогу, а важне поруке ће се изгубити у вашем личном.
Приметио сам, након што сам погледао гомилу извештаја мојих колега, да су њихови радни органи много организованији, јер, разумљиво, своју каријеру схватају озбиљно. Али ваш лични живот заслужује колико и љубави. Дакле, ако нисте тамо у инбоку нула, дајте јој времена и енергије да буду једнако чисти. Јер искрено верујем да је уредан живот у свим областима срећнији и мање стресан.
Да ли је ово радило за вас? Имате ли још каквих савета за хакирање нулте поште? Твитуј ми!
