Волонтери добијају пуно пажње због свог доброг рада широм света, али да би створили то оптимално волонтерско искуство, много тога се наставља иза сцене. Без обзира да ли сте плаћени запосленик који има задатак да управља волонтерима или руководилац пројекта за неку организацију на терену, морате да се сналазите у различитим личностима, вештинама и очекивањима да бисте обавили посао.
Управљање волонтерима није много другачије од управљања особљем у канцеларији, осим једне велике разлике - волонтери су углавном неплаћени, а понекад чак и плаћају искуство. И у многим ситуацијама су очекивања велика и не постоје увек јасни резултати. Па, како осигурати да волонтери максимално искористе своје искуство и добију посао? Ево неколико стратегија које сам користио да водитељи и волонтери имају сјајно искуство.
Будите реални у погледу времена
Још увек се води расправа о најефикаснијој и најутицајнијој количини времена за волонтере који би се обавезали на пројекат. Неки кажу да је 3-6 недеља адекватно, а други тврде да је шест месеци до године најбоље време за обезбеђивање раста волонтера и утицаја на терен. Дакле, размислите шта је најбоље за вашу организацију и реците колико је реалног времена за вашу организацију пре него што своје волонтере укрцате на брод.
Озбиљно одмјерите трошкове и користи волонтера са „окретним вратима“ који чекају дан или два. Осим ако вам заиста није потребна радна снага или финансирање или они заиста могу донијети ресурсе вашој организацији, стил „вођења и вођења“ волонтирања значи да ваша организација често даје више него што би требало да пријави волонтерима. Није увек добро за дугорочне циљеве организације, али дефинитивно подстиче скептицизам у локалним заједницама.
Оријентисати се на ново окружење
Када стигну волонтери, прво што бисте требали учинити је да се оријентишете, како на вашу организацију, тако и на културу у којој ћете радити. (Изненадили бисте се колико људи дође без основног знања у земљи.) Многе организације прескачу овај корак, али оријентације су критичне - оне служе као темељ волонтерима и помажу им да разумију свакодневне операције, циљеве тима и шта је од њих се очекује.
Као део овог процеса, може бити добро да се разговара о пријави са сваким волонтером, да се процени ниво њихове вештине и како они могу бити најефикаснији. Ово је и време да разјасните своје политике као организацију и кључне детаље, као што су ваша политика о поверљивости и одговорној употреби друштвених медија. (Одлично је за волонтере да користе друштвене медије за подизање свијести, али важно је осигурати да информације које волонтери објављују путем интернета не угрожавају вашу организацију или локалне заједнице.)
Свеобухватна оријентација такође вам помаже да створите културу отворене комуникације од тренутка доласка, обавјештавајући своје волонтере да сте тамо да слушају ако имају проблем или им је потребно појашњење. Да бисте одржали ту културу, покушајте организовати недељне волонтерске састанке да бисте разговарали о очекивањима и проблемима или користите време пре оброка да бисте проверили температуру где су сви.
Управљајте њиховим очекивањима
Док сам радио у Камбоџи, управљао сам групом волонтера који су ми током нашег истраживачког путовања рекли: „Желимо да изградимо библиотеку.“ Ово је био необичан захтев, јер је село тражило пољопривредне алате, а не читање материјала. Био је то добронамеран предлог, али ко би се заправо побринуо за ову библиотеку када одемо - и са ниском стопом писмености, ко би заправо књиге читао? Да не спомињем, то на терену није била наша сврха, нити заједница није желела библиотеку.
Волонтери могу ући са много очекивања: да би ваша организација требало да ради неометано, да треба да функционише као западна организација или да треба да ради нешто више или другачије. Да бисте спречили сукобе који могу настати из ових очекивања, морате бити врло јасни шта можете, а шта не можете да обезбедите, који су ваши циљеви, а шта нису, и којим ресурсима ћете и нећете имати приступ. Што више волонтера разуме о вашој организацији, то ће више бити у вези с вашим пројектима и циљевима.
Слично томе, кључно је управљати очекивањима својих волонтера о исходу њиховог путовања: Они раде нешто сјајно, али неће променити свет преко ноћи. Понекад се свежи волонтери обесхрабрују и фрустрирају када не виде тренутну промену, и они могу брзо окривити организацију домаћина или волонтера волонтера. Постављајући очекивања унапред, можете им помоћи да схвате да за овај посао треба времена, и да су део много већег циља или покрета доприносећи својим временом.
Створите систем процене и одговорности
Иако су волонтерске позиције неплаћене, оне су често одскочна даска за друге непрофитне послове, тако да је важно осигурати да ваши волонтери током учења и растају. Слично томе, иако не управљате плаћеним запосленима, имате посао који морате обавити, па морате успоставити систем који ће осигурати да волонтери заврше пројекат који су зацртали.
Баш као што бисте радили у канцеларији, требали бисте поставити циљеве и рокове, имати следеће састанке и имати средњорочне пријаве. Такође бисте могли размотрити да добровољци потпишу кодекс понашања или документ који наглашава њихову обавезу (више симболичку него законску), тако да можете да их подсетите шта су планирали да ураде по доласку.
Ако имате проблема са волонтерима, разговарајте са њима директно као са запосленим, а ако нема промене, разговарајте са њиховом организацијом која спонзорише (обично је то школа или фирма за смештај). Ако то не успије, а они троше ваше вријеме и ресурсе, прекршили су политику или једноставно не повлаче своју тежину, онда, да, можете их отпустити. То је тешко многим менаџерима (јер цела идеја волонтирања говори о несебичности), али постоје случајеви када волонтер наноси више штете него користи и никоме није од користи.
Будите искрени у погледу праћења
Међу сузама и загрљајима, волонтери често кажу „обећавам да ћу се вратити, никад те нећу заборавити“, локалној заједници и особљу. Али колико год били гурнути према искуству, можда неће имати ресурса или времена да се врате кад се врате кући. То је у реду, али охрабрујте их да буду реални у ономе што могу учинити када дођу кући - било да се ради о малом прикупљању средстава, дајући неколико разговора како би охрабрили остале волонтере или уопште ништа. Може бити добро развити акциони план са временском линијом пре него што оду, тако да обојица знате шта можете очекивати и можете даље радити на њему. Поред тога, можете потакнути волонтере да остану укључени и повезани одржавањем листесерв-а, Фацебоок групе или Твиттер фееда.
И као споредну белешку, будите сигурни да сте искрени у погледу праћења које можете обавити у име својих волонтера. Одлично је бити препорука или писати препоручна писма за своје волонтере, ако можете, али ако вам вријеме не допушта препоруку свима (или ако вам није пријатно), будите искрени и јавите им.
Давање волонтера великом искуству захтева много планирања, праћења и комуникације. Будите практични, припремљени и искрени, и добровољна база и организација могу имати користи од тога да постигнете добро.
