У зависности од верзије Мицрософт Оффице-а коју користите, може садржати разне апликације. Понуду базе обично садрже Ворд, Екцел, ПоверПоинт и Оутлоок. Изгледа да ПоверПоинт не нуди ниједну инхерентну безбедност, али Ворд, Екцел и Оутлоок пружају одређени ниво шифровања.
Обезбеђивање Ворд докумената
За Мицрософт Ворд документе (Ворд 2000 и новији), можете да изаберете виши ниво безбедности приликом чувања датотеке. Уместо да једноставно кликнете на "Сачувај", кликните на дугме Филе, онда Сачувај као и пратите ове кораке:
- Кликните на Алати у горњем десном углу дијалога за снимање датотеке
- Кликните на Безбедносне опције
- Случај Безбедносне опције пружа низ опција:
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинка за отварање ако желите да датотека буде потпуно недоступна без лозинке
- У Ворду 2002 и 2003, можете кликнути на Напредна дугме поред поља за лозинку да бисте изабрали виши ниво енкрипције, што је још теже продорити
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинка за измену ако је у реду да други отворе датотеку, али желите ограничити ко може да изврши измене у фајлу
- Дно поља Сецурити Оптионс такође пружа неке опције за заштиту приватности документа:
- Уклоните личне податке из својства датотеке приликом чувања
- Упозорење пре штампања, чувања или слања датотеке која садржи праћене промјене или коментаре
- Складиштите случајни број да бисте побољшали тачност спајања
- Склоните ознаку видљивом приликом отварања или чувања
- КликнитеУ реду да затворите поље Сецурити Оптионс
- Изаберите име за своју датотеку и кликните сачувати
Обезбеђивање Екцел датотека
Екцел нуди веома сличан стил заштите Мицрософт Ворд-у. Само кликните на Филе, Сачувај као и пратите ове кораке:
- Кликните на Алати у горњем десном углу дијалога за снимање датотеке
- Кликните на Генералне опције
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинка за отварање ако желите да датотека буде потпуно недоступна без лозинке
- Можете кликнути на Напредна дугме поред поља за лозинку да бисте изабрали виши ниво енкрипције, што је још теже продорити
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинка за измену ако је у реду да други отворе датотеку, али желите ограничити ко може да изврши измене у фајлу
- КликнитеУ реду да затворите опцију Опште опције
- Изаберите име за своју датотеку и кликните сачувати
Обезбеђивање Оутлоок ПСТ датотека
Стварно дигитално потписивање и шифровање долазних или одлазних е-порука и њихових прилога је потпуно засебно питање које ће се објаснити други пут. Међутим, уколико случајно извозите податке из ваших Мицрософт Оутлоок директоријума у ПСТ датотеку, можете додати заштиту како бисте осигурали да подаци не могу приступити другима. Само следите ове кораке:
- Кликните на Филе
- Изаберите Увоз и извоз
- Изаберите Извози у датотеку и кликните Следећи
- Изаберите Датотека личног фолдера (.пст) и кликните Следећи
- Изаберите фасциклу или фасцикле које желите извозити (и одаберите поље у Укључите подфолдере ако желите), а затим кликните на Следећи
- Изаберите излазну путању и име датотеке и изаберите једну од опција за датотеку за извоз, а затим кликните на дугме Заврши
- Замените дупликате са предметима извезеним
- Дозволи стварање дуплираних ставки
- Не извозите дуплиране ставке
- Испод Подешавање шифрирања, изаберите једну од следећих опција
- Без енкрипције
- Компресибилно шифрирање
- Висока енкрипција
- У дну екрана унесите лозинку која ће се користити за отварање шифроване ПСТ датотеке (морате унети исту лозинку у обе кутије да бисте потврдили да сте уписали лозинку онако како сте намеравали, иначе можда нећете моћи да отворите свој филе)
- Изаберите да ли и не Сачувајте ову лозинку у својој листи лозинки
- Кликните У реду да довршите извоз датотеке
(Уредио Анди О'Доннелл)
