Емаил: Проналази свој пут у сваком кутку нашег живота. Лични е-маил. Ворк емаил. Школска адреса е-поште. Други лични емаил (за нежељену пошту). Пословни свет је главни покретач е-поште, генерира више од 108 милијарди е-порука дневно.
Са доменом е-поште који доминира вашим разговорима у свим аспектима вашег живота - посебно у вашем професионалном животу - свакодневно ћете слати пуно захтева. Од тражења некога у рачуноводству да води извештај за вас до позивања неког другог у графичком дизајну који би вам помогао да форматирате предлог, вероватно шаљете пуно е-маилова тражећи услуге.
Али када ваш захтев није лично, прималац постаје све превише лако да игнорише вашу поруку док не нестане у заборављеном сандучићу или, што је још горе, избришите је у потпуности.
Када вам је потребна услуга, како написати е-маил који ће добити одговор? Кратки одговор је: пажљиво. Ево неколико упутстава која ће вам помоћи да направите поруку која ће заправо привући пажњу вашег читатеља - и одговор који вам је потребан.
Користите линију предмета према својој предности
Прво: Прво, тема је ту с разлогом. Користите га да јасно кажете примаоцу зашто сте управо додали још једну поруку е-поште у своју примљену пошту и одмах ћете повећати шансе да ће је он или она заиста отворити.
Нејасна тема (попут „Имате питање“) није од помоћи и може да иритира - и не желите да неко отвори вашу е-пошту у раздраженом стању ума када вам нешто треба. Уместо тога, поштујте време свог примаоца и обавестите га конкретно зашто сте послали комуникацију. На пример: „Потребна вам је рецензија: Прилагођавања програмске брошуре.“
Потребна вам је помоћ у писању сјајне тематске линије? Погледајте ове савете.
Поздравите свог читаоца пре него што поставите захтеве
Често добијам е-маилове од студената који одмах покрећу захтев, захтев или питање не трудећи се да прво кажу „Добро јутро“ или чак једноставно „Здраво“. Ви (надам се) не бисте упали у нечију канцеларију и почели да звецкате захтева, тако да то не чините ни е-поштом.
Не морате се упуштати у дугачки низ пријатности, али не смета вам да упаднете у нешто лично пре него што покренете свој захтев: „Здраво Ранди! Како је било 10К овог викенда? Помислио сам на вас у суботу и послао вам добре вибрације. "Или:" Добро јутро, Јацоб. Како си провео викенд? Било је сјајно време за баштованство - надам се да сте успели да га најбоље искористите! "
Ови поздрави су кратки и једноставни, али демонстрирају леп ниво истинског интересовања прималаца. Сећате се шта сам раније рекао о томе да не желите да вас читалац нервира приликом отварања адресе е-поште? Тешко је бити нервиран од некога ко коментарише или постави питање о нечему што вам је важно. Ваш прималац је, на крају крајева, човек са осећајима и интересовањима ван канцеларије. Понекад је најбољи начин да се повежете с неком особом и повежете је са нечим.
Сетите се шта сте научили на часовима енглеског језика
Ако је ваш захтев хитан, може бити примамљиво да отпустите е-пошту у журби са скраћеницама у облику текста, брзоплето написаним реченицама и безизлазним одломцима лишеним смислених интерпункцијских интерпункција. Ако се нађете у овом стању, станите. Удахни дубоко. Када тражите помоћ, последња ствар коју желите да учините јесте да неко тешко схвати ваш захтев. Ако прималац не може да схвати вашу е-пошту, само сте повредили своје шансе да добијете помоћ која вам је потребна.
На пример, безначајан одломак без одговарајућих зареза ће приморати читаоца да прочита и поново прочита одељке како би био сигуран да он или он разуме шта покушавате да комуницирате. То вам одузима додатно време и може бити врло фрустрирајуће - две ствари које желите да избегнете. Поправак је једноставан: Напишите комплетне реченице. Раскомадајте дуге параграфе на мање одломке. Користите зарезе на одговарајући начин.
И још један последњи савет интерпункције: Ако склони завршити реченице низом ускличника, престаните. Ако не најавите да је ваш тим управо освојио бајлијски долар, за вашу реченицу није потребан низ ускличника.
Не пиши роман
Да, када шаљете захтев е-поштом, морате мало вежбања да укључите поздрав, комплетне реченице и одговарајућу интерпункцију. Али потпуно је могуће те ствари извршити и поднијети свој захтјев у само неколико реченица, а не у неколико одломака.
Неки стручњаци за каријеру предлажу да адресе е-поште треба бити пет реченица или мање. Постоји чак и алат који вам може помоћи да ограничите своје е-поруке на број реченице по вашем избору.
У зависности од сложености захтева, можда се нећете увек моћи држати предлога од пет реченица, али требало би да напишете свој први нацрт, а затим размислите да ли можете да исечете било који материјал да бисте га лакше прочитали. Затим погледајте крајњи производ и запитајте се да ли је захтев јасан или ће се ефикасније решити телефоном или лично.
На пример:
Видите? Полиран, али до краја. Умјесто да пише параграфе о разлозима због којих би Ранди била идеалан кандидат, ауторица је дала јасно и сажето објашњење шта жели, након чега је услиједила захтјев да се о томе даље расправља.
Не шаљите е-пошту
Знам - управо сте прочитали читаву колумну о креирању ефикасног „упита“ путем е-поште, а сада вам кажем да не желите да пошаљете пошту. У чему је ствар?
Уписивање е-поште није узалудно. Понекад куцање и уређивање захтева могу вам помоћи да размислите о својој поруци тако да вам буде јасно шта желите да поставите, како ћете подржати свој захтев и како можете да решавате питања или недоумице које произилазе из захтева. То може бити драгоцена вежба за припрему захтева за лицем у лице.
Неки захтеви су потпуно прикладни путем е-поште. Међутим, ако имате важан захтев и директан приступ особи која вам може помоћи, запитајте се да ли би лични разговор био кориснији од електронског захтева. Нема контекста, тона гласа, израза лица или емоција путем е-поште. Понекад, седећи преко неке особе и пустивши га да види вашу оригиналност, ваша осећања, осмех или забринутост - знате, ствари које вас чине човеком - може да прода вашу поруку далеко боље него најмишљеније израђена (али лишена -у људскости) емаил.
Заправо, нисам анти-технологија. Пишем пуно имејлова и проводим превише времена јурећи зечеве путем Твиттера. Али ако ми заиста требају нечије куповине или помоћ, верујем да могу и треба да се потрудим да узмем телефон или одем до његове канцеларије да објасним шта желим и зашто мислим да ми та особа може помоћи.
Држите свој захтев конкретан, до краја и полиран - било да је електронски или лицем у лице - и имат ћете пуно веће шансе да добијете потребну помоћ.
