Ако бисте питали каријеристе шта мисле о њиховој пристиглој пошти, већина би рекла да је то црна рупа пратећих порука, досадна преписка особља и билтена или саопштења за штампу до вазоо-а. А ако бисте питали и те људе да ли би икада могли да виде како пролазе кроз читав инбок сваког дана, већина би се ругала идеји тако немогућег подвига.
Прошле недеље сам одлучио да изазовем изазов због кога ће већина професионалаца сметати: склопио сам пакт да сваке вечери пре спавања стигнем у инбок.
Па, јесам ли то урадио? Одговор је да. Да ли је било лако? Враг не.
Иако не мислим да ћу икада моћи да се спустим у инбок мапе сваки дан у животу, научио сам неке важне лекције на овом путу које ће ми помоћи да боље управљам примљеним сандучићем напред.
Највећи? Ниједна ствар која ми је највише помогла није била револуционарна. То су биле стратегије које увек и поново чујем од стручњака за продуктивност и е-поште - само је ствар њиховог спровођења и праћења.
На тој биљешци дозволите ми да поделим неколико ствари које заправо морате да учините како би вам примљена пошта била мање грозна.
1. Ставите „Одговор на е-пошту“ на свој распоред
О томе сам писао и раније, али једна од ствари која ми се нашла најефикаснијом током сваке вечери када сам покушала да стигнем у инбок није била непрестана провјеравања моје поште. Уместо тога, свакога дана бих блокирао одређене делове времена које бих посветио електронској пошти: за мене је било 30-60 минута ујутро, на ручку, а у касно поподне је било доста времена да се ствари раздвоје.
Чини се контратуктивно (био сам сумњичав сигурно), али усредсређујући се на тај један задатак и ништа друго, успео сам да прођем кроз инбок много брже него иначе. Имајући временску траку такође ме је охрабрило да бржим темпом преносим поруке е-поште, а не двоструко двоструко одговарам на ону на коју се нисам осећао као да одговарам или би ме ометала неважна порука, а не само брисање.
Уз то, одговарање на моје поруке е-поште у одређеним деловима времена чинило ми се мање као бескрајна досадашња задаћа и више као само још једна ствар на мојој листи обавеза, кроз коју се пуно лакше могло проћи. Прије ове седмице нисам схватио да ми је инбок увек сметао и био сам у сталном стању страха цео дан прегледавајући мој рачун е-поште. Пошто је то постало део мог распореда као и све друго, нисам испитивао када морам да пошаљем следећи мејл; Управо сам имао времена за то.
Било је такође супер лепо „одјавити се“ на крају сесије и не бринути се шта се дешава у свету кибернетског простора.
2. Одмах одговорите на већину е-порука
Особно, око 65-70% е-маилова у мојој примљеној пошти захтијева брзе одговоре који ми требају мање од минуте или двије. Пречесто се уђем у лошу навику да их оставим у инбоку и кажем: „Ех, ово је лако. Доћи ћу до њих касније. "Али, како сам схватио, заправо ми је требало више времена и енергије да их прочитам, обрадујем их довољно да одлучим да су довољно једноставни да их одложим до касније, а затим се вратим касније и процесуирам опет да одговоре.
У ствари присиљавајући се да одговарам на те преписке управо тамо и тамо током мог драгоценог „одговарања на е-пошту“, био сам у стању да извучем више ствари из пристигле поште и напамет - и приђем ближе тој неухватљивој нули улазне поште.
3. Преусмерите остале е-поруке на стратешка времена
Коначно сам инсталирала апликацију Боомеранг на Гмаил прошле недеље након што је мој веома заузет пријатељ стално инсистирао да је добијем („То је спасилачки живот!“ Наставила је говорити). И морам признати: била је у праву.
Врло једноставно, Боомеранг вам омогућава да закажете када се е-поруке појављују у примљеној пошти. Иако би могло звучати као варање како бисте све заказали за касније („Морао сам вечерас да примим у инбок нулу тако да закажем 45 порука е-поште да би се сутра у јутро могло појавити у мом претинацу!“), Поанта је бити стратешка у начину на који га користите.
На пример, као суоснивач популарног вебсајта о пријему на факултете, запослени у средњим школама стално ми шаљу нацрте за есеје на факултетима да их уређујем, нешто што волим радити. Међутим, није забавно кад ти нацрти седе данима у мом сандучићу, а ја немам времена да их уредим секунде када се појаве. Уместо тога, користио сам Боомеранг да закажем њихов повратак кад сам имао више времена да их уредим (у мом случају то је петак после подне).
Бити у стању да закажем шта се у мом претинацу примило када сам се увелике променио у мојој продуктивности и колико сам успео да завршим.
За још један начин да то учините, генијалац инбока Алек Цавоулацос овде је писао о систему за стратешко управљање е-маиловима који захтева различите нивое напора користећи налепнице и мапе. Кад смо код тога:
4. Користите налепнице или мапе
Означи моје речи: Немојте користити претинац пристигле поште као неку врсту депоније да бисте одбацили све своје адресе е-поште; користите налепнице, картице или мапе (како год их ваш провајдер е-поште позове) да правилно организујете и архивирате све што примите.
Имам преко 30 различитих налепница на свом рачуну е-поште, и иако то може звучати опсесивно или специфично, ипак ми помаже да брзо пронађем потребне поруке и пошаљем ствари након што завршим с њима, што чини да моја поштанска пошта изгледа много мање застрашујуће.
На пример, тренутно имам неколико преписки напред и назад са неким од мојих запослених из компаније Проспецт . Уместо да стално остављам те трајне поруке е-поште у мојој пристиглој пошти, слао сам их у своје мапе повезане са проспектом тако да се појављују само ако постоји нова порука. Ово физички уклања моје претинац ствари које сам већ бавио, због чега се друге ствари заузврат осећају много управљивијим.
5. Одјавите претплату са Листе е-поште
Овај савет је прилично сам по себи разумљив: Решите се свих пахуљица. Да ли идете равно на икону канте за смеће у примљеној пошти када стигну одређени билтени? Само се одјавите. И немојте чак ни повлачити изговор „Али ово бих могао прочитати касније!“ Моје правило је да ако три пута заредом избришем билтен, одјавим се на лицу места.
Лично сам прочитао пуно билтена за разне свирке, тако да сам се користио Боомеранг да пронађем погоднија времена за билтене које сам волео да се појављују у мом сандучићу и одјавио сам се од свега осталог.
Скидајући се са ових спискова е-поште, у основи сам се спречавао да више десетина е-маила добијам сваки дан. Прије тога, осјећао сам се као да сам половину свог примљеног времена потрошио само на брисање билтена и других масовних листа е-поште, због чега више не морам бринути. Чини се да се мој претинац односи на лични е-маил који је усмерен посебно на мене, а билтени које сам чувао су ствари које заправо радујем.
Осврћући се на мој експеримент, да ли је било вредно покушати доћи до мапе пристигле поште сваки дан?
Мислим да је кратки одговор не, не би требало да померате небо и земљу да бисте видели тај тако симпатичан транспарент „Нема нове поште!“ У Гмаилу сваке вечери пре спавања. Међутим, овај експеримент показао ми се да не морам стално имати десетине (ако не и стотине) порука е-поште у мом претинацу; постојали су начини за смањивање порука и смањивање нивоа стреса изазваног електронском поштом. Сада сам свеснији да одговарање на е-маилове не мора бити стална обавеза - то је само још једна заседа на мојој дневној листи обавеза, због чега се због тога осећам мање забринуто.
Променом својих навика е-поште, олакшао сам цео процес слања и слања е-порука - и уштедио сам време на томе. Ко сада то не воли?
