Када је у питању убедљиво излагање вишим руководиоцима, никада немојте потцењивати шта можете да постигнете на састанку пре састанка.
Замислите сљедећи сценариј: Напокон сте уклонили мјесто на дневном реду важног састанка руководства којим ћете представити своју „велику идеју“ извршном руководству. Провели сте дане прегледавајући своје податке, реконфигуришући ПоверПоинт и прецизирајући своје препоруке.
Презентација иде заиста добро. Успостављате контакт очима са извршитељима, водите рачуна о нечијем стилу доношења одлука и чак употребљавате снажно убедљиве речи попут „очигледно“. У глави сте ову ногом избацили из парка.
Али ништа од тога није важно: њихова одлука не иде вашим путем.
Касније током дана, размишљајући о ономе што се догодило, пада вам на памет: Они су одлучили пуно прије него што су вас чули. У неком тренутку након што је распоред састанка послан (али пре него што сте подигли клизач), исход састанка је унапред одредио доносиоце одлука - и ви нисте били укључени у то.
Ако се праве одлуке доносе пре састанка, можда неће бити довољно да представите свој случај и покушате да освојите срца и умове у сали.
Гуру лидерства Јохн Маквелл је написао да је „тајна доброг састанка састанак пре састанка“.
Маквелл у својој књизи Леадерсхип Голд препричава савете ментора који му је рекао да унапред схвати који ће кључни утицаји бити на било ком састанку и унапред се састати с њима, било појединачно или у групама. Маквелл и други користе фразу „састанак пре састанка“ да би се односили на процес договора са овим кључним играчима пре већег састанка да би стекли њихову куповину, развили поверење и избегли да касније остану заслепљени.
Пре вебинара, интервјуисао сам шефа корпоративне комуникације за компанију за медицинске уређаје. Њена изабрана тема експертизе била је вештина коју многи утицајни утицајни тек треба да развију: како ефикасно сарађивати са руководиоцима Ц-пакета.
„Не могу вам рећи колико сам пута видела људе који се представљају нашем тиму вишег руководства“, рекла је, „и први пут је било ко у тој соби икад чуо шта то покушаваш да их убедим да учине. "
Према лидеру за комуникације, једно од често неизговорених правила за ефикасан рад са вишим вођама је избегавање изненађења - а један сјајан начин да се то постигне је преузимање састанка пре састанка. „Питајте своје руководиоце 15 минута пре великог састанка“, препоручила је. „Можете да прегледате своје мисли и идеје и чујете шта забрињавају. Учините их дијелом процеса тако да до тренутка када дође до великог састанка осјећају као да имају удјела у томе. "
Иако се то може чинити као неформална интеракција, немојте се бавити отвореном манжетом; Препоручио бих да се пажљиво припремите за овај 15-минутни састанак пре састанка, као и за главни догађај.
Ваш циљ на сваком од ових „мини састанака“ је да тестирате своју хипотезу са сваким извршним руководиоцем и изнесете на површину било какве недоумице и приговоре који могу имати да би се смањила вероватноћа да ће ваша презентација бити укинута. Коначно, ваш циљ је ускладити сваког вођу као вашег заговорника - пре него што се одржи главни састанак.
Као што препоручује гуру корпоративне комуникације, ево неких питања која ћете поставити потенцијалним заговорницима о вашој идеји:
- Да ли вам ова идеја има смисла?
- Слажете ли се са тим?
- Да ли је ово паметан начин да улажемо своје време и новац?
- Да ли се то поклапа са иницијативама у вашој околини? Ако не, зашто?
- А ако буде, хоћете ли ме подупријети кад предајем презентацију?
Ако је одговор „не“, далеко је боље да знате сада док још увек имате шансу да промените смер и исправите курс пре великог састанка.
После тих разговора можда нисте уписали 100% кључних доносиоца одлука као заговорнике, али продајом идеја пре великог састанка барем ћете знати ко су ваше присталице. Такође ћете знати ко је неутралан, ко је скептичан, ко би могли бити потенцијални негативци и где они стоје по том питању. Савладавајући састанак пре састанка и препродајући своје идеје, можете испунити све тачке гледишта у свом коначном излагању - а затим их закуцати.
